Hoe lang geldt de bewaarplicht van je administratie als freelancer?
Als freelancer heb je, net als elke andere ondernemer in Nederland, een bewaarplicht voor je financiële administratie. Zo moet je bijvoorbeeld een debiteuren- en crediteurenadministratie bijhouden, een voorraadadministratie en alle andere gegevens van belang zijn voor je belastingheffing. Welke bewijsstukken vallen hieronder? En hoe lang geldt de bewaarplicht?
De bewaarplicht voor je freelance administratie
Elke ondernemer in Nederland is verplicht om een financiële administratie bij te houden en te bewaren. Dat geldt ook voor freelancers. Dit mag op papier of digitaal. Onder deze bewaarplicht in je basisadministratie vallen:
-
het grootboek
-
debiteuren- en crediteurenadministratie
-
een voorraadadministratie
-
in- en verkoopadministratie
-
alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing
Je basisadministratie bewaar je 7 jaar, de gegevens van onroerend goed 10 jaar. Zowel de papieren als de digitale onderdelen bewaar je in de originele vorm. Als je daarvan wilt afwijken dan spreek je dat eerst af met de Belastingdienst. Als je zonder overleg wijzigingen in je bewijsvoering aanbrengt, kan het zo zijn dat de Belastingdienst de stukken niet accepteert.
Waarvoor is de bewaarplicht?
De Belastingdienst kan om informatie uit je administratie vragen. Je moet die bewijsstukken verstrekken, bijvoorbeeld om je aangifte inkomstenbelasting of omzetbelasting (btw) te onderbouwen. Je bent verplicht informatie te geven als de Belastingdienst daarom vraagt. Daarbij gaat het alleen om informatie die van belang kan zijn voor je eigen belastingheffing. Heb je bijvoorbeeld nog bankafschriften en bonnetjes? Dan moet je deze meesturen voor inzage. Hier kan om worden gevraagd als er nog onduidelijkheden zijn bij het berekenen van je definitieve aanslag.
Wat moet je bewaren?
Als freelancer ben je verplicht om je basisadministratie te bewaren: het grootboek, de in- en verkoopadministratie, debiteuren- en crediteuren administratie en de voorraadadministratie.
Daarnaast moet je bij de Belastingdienst ook bewijsstukken kunnen aanleveren die van belang zijn voor de belastingheffing bij derden, zoals je klanten en toeleveranciers. In de meeste gevallen zit deze informatie in de basisgegevens van je administratie, bijvoorbeeld in de facturen.
Ook moet je alle zakelijke afschrijvingen bewaren, zoals je rittenregistratie, bedrijfsmiddelen en VOG-aanvragen.
Als zzp'er heb je geen personeel, je kunt alleen collega-freelancers inhuren. Dit betekent dat je geen loonadministratie hoeft bij te houden.
Let op: voor het bewaren van persoonsgegevens, zoals klantgegevens, geldt de AVG. Je mag klanten vragen om hun gegevens, maar deze niet kopiëren en bewaren. Persoonsgegevens mag je alleen bewaren als dat verplicht is voor de Belastingdienst. Hiervoor heb je toestemming nodig van de eigenaar.
Hoe lang moet je je freelance administratie bewaren?
De verplichte bewaartermijn is afhankelijk van het soort informatie. Voor de basisgegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaar.
De gegevens van onroerend goed zoals een bedrijfspand moet je 10 jaar bewaren. Dit komt doordat de aftrek van voorbelasting bij onroerend goed kan worden herzien.
Voor alle overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat de bewaartermijn korter is.
De bewaartermijn start na afloop van het boekjaar. Een factuur die je ontvangt aan het begin van het boekjaar moet je in totaal dus bijna 8 jaar bewaren. Als je uitstel krijgt voor een belastingaangifte, dan wordt de bewaartermijn nog verlengd met het uitstel.
Hoe bewaar je je administratie?
Gegevens moet je in principe bewaren in de vorm waarin je ze ontvangt, dus je zult meestal een mix van papier en digitaal bewaren. Misschien wil je daarvan afwijken. Het drukwerk op papier vervaagt bijvoorbeeld vaak in de loop van de tijd en is dan niet meer te lezen, daarom is het handig om alles op papier te scannen en digitaal te bewaren.
Wil je de papieren versie vervolgens niet bewaren? Dan maak je hier afspraken over met de Belastingdienst. Die leggen jullie schriftelijk vast. Lees meer op de website van de Belastingdienst.
Een back-up van je administratie
De bewaarplicht geldt altijd, dus ook na brand of diefstal. Een back-up is daarom geen overbodige luxe. Zorg altijd voor een actuele kopie van jouw administratie op een externe harde schijf of in de cloud. Plan dit periodiek in, bijvoorbeeld iedere 2 weken. Als je het automatisch kan laten doen, plan het dan iedere dag in.
Gevolgen als je niet voldoet aan de bewaarplicht
De gevolgen kunnen groot zijn als je niet voldoet aan je bewaarplicht. Zo kan de Belastingdienst een boete opleggen als je zaken niet op orde zijn. Is je administratie onbetrouwbaar? Dan riskeer je een omkering van de bewijslast. In dat geval mag de fiscus een naheffingsaanslag opleggen, waarover jij het tegendeel moet bewijzen.
De bewaarplicht van je administratie regelen als freelancer
Als freelancer ben je verplicht om je financiële administratie bij te houden en te bewaren. Voor je basisadministratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar, voor onroerend goed 10 jaar. Zorg dat je regelmatig back-ups maakt, zodat je aan je verplichtingen kunt voldoen. Wijk je af van de regels, overleg dan altijd eerst met de Belastingdienst en leg jullie afspraken vast. Dan is de kans groter dat er geen misverstanden ontstaan.
Lees meer tips voor een goede freelance administratie?