Wat werkt beter: gratis boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma?

_Dit artikel is geschreven door Jasper Horstink, oprichter en CEO van onze partner MoneyMonk_ Misschien werk je al een tijdje freelance, maar heb je nog geen boekhoudprogramma. Of sterker nog, misschien houd je de administratie gratis in Excel bij en ben je daar eigenlijk best tevreden over. Stel dat je toch twijfelt: wat is dan de beste keuze? Wij zetten het voor je op een rij. Aan de ene kant is boekhouden in Excel namelijk (een soort van) gratis. Een boekhoudprogramma kost geld, eenmalig of maandelijks op basis van een abonnement. Wat is de beste keuze voor jouw freelance-activiteiten? We gaan er in dit artikel op in.

Waarom gratis boekhouden in Excel?

Als freelancer boekhouden in Excel heeft een aantal voordelen. We zetten de 5 belangrijkste voor je op een rij:

Gratis binnen jouw Office-pakket: als je een Office-pakket op jouw computer hebt staan kun je daarmee boekhouden in Excel. Misschien gebruik je de software al voor sheets van klanten of om andere gegevens bij te houden. Het pakket heb je dan toch al, dus als je daar de administratie in doet heb je geen extra kosten voor je boekhouding. Let op: heb je nog geen Office-pakket? Dan is Excel voor de boekhouding natuurlijk niet gratis. Je kunt eventueel wel gebruik maken van Open Office of andere gratis alternatieven.

Gebruikmaken van sjablonen: zowel voor Microsoft Office als voor vergelijkbare pakketten zijn handige sjablonen beschikbaar. Die helpen je de administratie bij te houden en bijvoorbeeld een factuur te maken. Houd er wel rekening mee dat sommige sjablonen geld kosten. En dat het even kan duren voordat je wegwijs bent in de sjablonen, om er goed mee te kunnen werken.

Geen extra software nodig: als je kiest voor boekhouden in Excel heb je geen andere software nodig. Je hebt geen softwarepakket nodig, en ook geen abonnement op software in de cloud. In plaats daarvan gebruik je Excel, zoals je dat nu ook al gewend bent op jouw computer.

Boekhouden in de cloud: dat neemt aan de andere kant niet weg dat je wel degelijk kunt boekhouden in de cloud. Met Office 365 of een vergelijkbaar Office-pakket staan jouw gegevens online opgeslagen. Dat betekent dat je ook op een andere computer of een ander (mobiel) apparaat kunt meekijken of verder kunt werken aan je administratie.

Zelf een kopie bewaren: ook kun je zelf een offline kopie bewaren. Zo heb je de administratie altijd achter de hand, bijvoorbeeld als je de jaarrekening wilt bewaren voor de Belastingdienst. Je weet als freelancer zeker dat je de kopieën beschikbaar hebt. Tip: bewaar je offline kopieën van jouw administratie? Maak daar een back-up van, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf. Dat voorkomt problemen bij een crash of diefstal van je computer.

Hoe werkt een boekhoudprogramma?

Tegenover het gratis boekhouden in Excel staat het gebruik van een boekhoudprogramma. Dat kan op 2 verschillende manieren

1. Softwarepakket op jouw computer

De traditionele vorm bestaat uit een softwarepakket voor de administratie, dat je downloadt en gebruikt op jouw computer. Het voordeel is dat je er geen internetverbinding voor nodig hebt. Het nadeel is dat je hier alleen op jouw computer aan kunt werken.

2. Boekhouding in de cloud

Daarom gebruiken veel freelancers online boekhoudpakketten om de boekhouding op orde te houden. Dat kun je doen vanaf iedere computer met een internetverbinding. Uiteraard zijn jouw gegevens goed beveiligd.

Speciale software voor je boekhouding

In beide gevallen gebruik je software die speciaal ontwikkeld is om de boekhouding bij te houden. Dat levert de volgende voordelen op:

Sneller klaar met je administratie: het boekhoudprogramma kan een aantal herhalende taken voor je uit handen nemen. Bovendien zijn er slimme automatiseringen. Samen zorgt dit ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan de administratie.

Automatische btw-aangifte: kijk je als freelancer ieder kwartaal op tegen de btw-aangifte? Met een boekhoudprogramma kun je die gewoon automatisch doen. Of de gegevens staan in ieder geval al voor je klaar, zodat je dit bij de Belastingdienst alleen maar hoeft over te nemen.

Minder fouten in je boekhouding: het handmatig boekhouden werkt fouten in de hand. Dat is vooraf lastig in te schatten, maar het is iets wat achteraf eigenlijk altijd blijkt. En ben je een paar uur bezig om de fout te herstellen? Dan had je het boekhoudprogramma eigenlijk al terugverdiend.

Professionele indruk bij klanten: vanuit een boekhoudprogramma maak je professionele offertes en facturen. Bovendien kun je jouw uren netjes bijhouden. Dat creëert een professionele indruk, iets dat fijn is als jouw opdrachtgevers steeds groter worden.

In de cloud: altijd een back-up beschikbaar: kies je voor een boekhoudprogramma in de cloud? Dan is er altijd een back-up beschikbaar van jouw boekhouding. Dat verhoogt de veiligheid, zonder dat je zelf hoeft te zoeken naar alternatieve opslag om de gegevens veilig te stellen.

Voor- en nadelen: gratis boekhouden versus boekhoudprogramma

Twijfel je over gratis boekhouden in Excel en een boekhoudprogramma? Gebruik de bovenstaande voor- en nadelen om een afweging te maken en probeer het boekhoudprogramma bijvoorbeeld gewoon eens gratis uit.

Je kunt ons boekhoudprogramma MoneyMonk maar liefst 30 dagen gratis uitproberen. Zo ervaar je zelf hoe makkelijk het werkt, en kun je het vergelijken met wat je gewend bent in Excel of het pakket dat je nu gebruikt.

Over Jasper Horstink

Jasper Horstink is oprichter en CEO van MoneyMonk, Online Boekhouden voor dienstverlenende zzp'ers. Na 10 jaar werkzaam geweest te zijn in de bankwereld (businessbanking: ABN Amro Bank en Deutsche Bank) richt hij in 2013 samen met zijn broer MoneyMonk op. Inmiddels is MoneyMonk toonaangevend voor eenvoudig, overzichtelijk en vooral efficiënt boekhouden voor freelancers.

MoneyMonk is in 2015 door BNR ZZP Café uitgeroepen tot het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma voor zzp’ers en vandaag de dag beoordelen klanten MoneyMonk met een 9.7 (600+ reviews). Jasper deelt graag zijn kennis, om te je helpen succesvoller te ondernemen.