Tips voor een goede freelance administratie
Werken als freelancer betekent dat je de volledige verantwoordelijk van jouw bedrijf draagt. Je moet ook randwerkzaamheden moet uitvoeren die bij het ondernemerschap komen kijken, bijvoorbeeld je freelance administratie. Wat zijn zaken om rekening mee te houden? Hoe zorg je voor een soepel proces? En welke tools zijn handig voor je boekhouding?
6 tips om je administratie beter te organiseren
De meeste freelancers zijn geen expert op het gebied van cijfers en statistieken. Toch is dit een onmisbaar onderdeel van je takenpakket. Met een goede freelance administratie voldoe je niet alleen aan de regels van de Belastingdienst, het helpt je ook om meer inzicht te krijgen in het succes van je bedrijf en om op basis daarvan nieuwe kansen te creëren.
Onder je administratieve taken vallen o.a. de facturen die je verstuurt, je urenregistratie, het inboeken van kostenposten en je belastingaangiftes. Wij helpen je met 6 tips, die zorgen voor een gestroomlijnd proces.
1. De juiste bewijsstukken
Voordat je aan de slag gaat, moet je natuurlijk eerst weten wat er precies van je wordt verwacht. De Belastingdienst vraagt om bepaalde bewijsstukken zoals boekingen, bonnetjes, facturen en je urenregistratie. Lees je goed in en zorg ervoor dat je kennis up-to-date is, voor je aan je freelance administratie begint.
2. Plan een vast moment voor je administratie
Ritme en regelmaat zijn goed voor je business. Door een vast moment te prikken voor je administratie, voorkom je een chaos in je planning. Het helpt je om eraan te denken en alles op tijd in te leveren. De Belastingdienst kan je namelijk een boete opleggen als je te laat aangifte doet.
Een ander voordeel van vaste werkmomenten, is dat je opdrachtgevers hiermee tijdig op de hoogte kunt brengen van je planning en realistische deadlines afspreekt.
3. Een goed boekhoudprogramma voor je freelance administratie
Een boekhoudprogramma is onmisbaar voor een goede freelance administratie. Met boekhoudsoftware kun je makkelijk digitaal factureren, kosten inboeken, je uren bijhouden, rechtstreeks btw-aangifte doen en bonnetjes inscannen en afhandelen. Zo houd je inzicht in je bedrijfscijfers.
Natuurlijk moet de software ook passen bij jouw budget als zelfstandige zonder personeel. Wij hebben de 5 beste boekhoudprogramma’s voor freelancers voor je op een rij gezet.
4. Laat je boekhouding controleren door een boekhouder
Eenmaal ingevoerd in je boekhoudprogramma, heb je 75% van het werk al gedaan. Het enige dat nu nog moet gebeuren is de aangifte bij de Belastingdienst. Laat je administratie altijd checken door een professionele boekhouder, voor je aangifte doet. Die pikt eventuele foutjes er gemakkelijk uit en weet bovendien precies waar je recht op hebt. Je bespaart hiermee soms honderden euro’s met aftrekposten. Op die manier betaalt je boekhouder zichzelf vaak deels of zelfs helemaal terug.
Kies je voor een goedkope boekhouder of een fiscalist? Wij geven tips die
aansluiten op jouw persoonlijke situatie.
5. Geld reserveren voor de inkomstenbelasting
Wie spaart die heeft wat, dat geldt ook voor je belastingzaken. Leg daarom maandelijks geld opzij voor je belasting. Zo voorkom je dat je na je btw-aangifte of aangifte inkomstenbelasting ineens een flinke hap uit je budget moet nemen en krap bij kas zit. Check hier hoeveel je moet reserveren voor je inkomstenbelasting als freelancer.
De gemakkelijkste manier om dit te doen is door digitale spaarpotjes te maken op je zakelijke bankrekening. Een potje voor je jaarlijkse inkomstenbelasting en eentje voor je btw. Daarnaast kun je natuurlijk ook geld opzij leggen voor andere zaken, zoals onvoorziene omstandigheden of tools die je nodig hebt om te kunnen werken. Zo zit je altijd goed als je laptop er ineens mee ophoudt of wanneer je nieuwe programma’s moet aanschaffen voor je werk.
6. Een vast salaris
Als freelancer heb je de vrijheid om te bepalen welke opdrachten je aanneemt. De ene maand is het drukker dan de andere, waardoor je inkomsten variëren. Om overzicht te houden en een financiële buffer op te bouwen, is het verstandig om jezelf een vast salaris uit te betalen als freelancer. Boek dit over naar je privérekening. Zo houd je zakelijk en privé gescheiden en houd je je administratie overzichtelijk.
Zo zorg je als freelancer voor een goede administratie
Een goede freelance administratie draait vooral om inzicht en overzicht. Met een vast ritme en een goede scheiding van werk en privé weet je precies waar je aan toe bent en bouw je verder aan het succes van je bedrijf.
Wil je meer tips voor een goede werk-privébalans als zzp’er?