Een zakelijke bankrekening als freelancer, wat zijn de voordelen?
Als freelancer wil je niets liever dan bezig zijn met je product of dienst. Toch is het ook belangrijk om je bankzaken goed te regelen. Hoewel het niet verplicht is om een zakelijke rekening te openen voor je bedrijf, kan het je wel meer overzicht en controle geven.
Als freelancer is een zakelijke rekening niet verplicht
Je mag je klanten laten betalen op een persoonlijke rekening. Wel is het belangrijk om na te kijken of het bij jouw bank is toegestaan om je privérekening zakelijk te gebruiken. Veel banken staan dit niet toe.
Of dit bij jouw bank het geval is staat in de algemene voorwaarden van je bankrekening. Een accountant of boekhouder kan je ook verplichten om een zakelijke rekening te openen. Voor hen scheelt dit veel uitzoekwerk.
Voordelen van een zakelijke rekening als zzp'er
Hoewel een zakelijke rekening als freelancer niet verplicht is, helpt het je bedrijf wel op weg naar groei. Hoe beter je je zakelijke boekhouding onder controle hebt, hoe minder obstakels je hoeft te overkomen als je bedrijf groeit.
Overzichtelijk
Met een aparte bankrekening staan al je zakelijke uitgaven en inkomsten overzichtelijk bij elkaar. Je bent een stuk minder tijd kwijt aan het scheiden van persoonlijke en zakelijke uitgaven en inkomsten binnen één bankrekening. Dit maakt je belastingaangifte een stuk makkelijker.
Controle
De Belastingdienst voert steekproefsgewijs uit op belastingaangiftes van ondernemers. Mocht de Belastingdienst dit bij jou doen, dan is het fijn om alleen je zakelijke rekeningafschriften met de belastingdienst te kunnen delen. Heb je al je bankzaken op een privérekening, dan krijgt de Belastingdienst ook inzage in je persoonlijke bankzaken.
Ook is het moeilijker om vergelijkbare uitgaven te verantwoorden en uit elkaar te houden. Een fles wijn kan zowel een privéuitgave zijn als een zakelijk bedankje aan een zakenrelatie.
Professioneel
Een betaling naar een zakelijke rekening laat als ontvanger de naam van je bedrijf zien in plaats van je persoonlijke naam. Vooral als je grotere klanten hebt kan dit een pluspunt zijn, maar ook voor particulieren maakt je bedrijf zo een betrouwbare en professionele indruk.
Functionaliteiten
Een zakelijke rekening biedt vaak extra mogelijkheden die handig kunnen zijn voor een ondernemer. Zo kun je bij veel banken bonnetjes direct scannen in de app. Handig, want dan heb je ze altijd bij de hand, ook als je ze kwijtraakt.
Ook kun je in je bankapp vaak betaalverzoeken meesturen met je factuur. Dit maakt het voor je klanten makkelijker om direct te betalen.
Bij veel banken kun je je bankrekening koppelen aan je boekhoudprogramma. Kijk voordat je een rekening opent alvast of de bank het boekhoudpakket dat je wilt aanschaffen ondersteunt. Al jouw zakelijke uitgaven en inkomsten worden dan direct overzichtelijk overgenomen in je boekhoudsysteem. Dit maakt je administratie extra makkelijk.
Nadelen van een zakelijke rekening als zzp'er
Naast alle voordelen, zijn er ook een aantal nadelen aan het hebben van een zakelijke rekening als freelancer. Hoewel het je veel inzicht geeft in de financiële situatie van je bedrijf, brengt het ook kosten met zich mee.
Extra kosten
Een zakelijke rekening is over het algemeen duurder dan een persoonlijke rekening. Dit is een reden voor veel freelancers om zo lang mogelijk met hun privérekening te werken.
Toch is dit niet het hele plaatje. De kosten die je maakt voor een zakelijke rekening kun je voor de inkomstenbelasting namelijk aftrekken van je winst. Dit zorgt ervoor dat je minder winst overhoudt en dus minder inkomstenbelasting betaalt.
Overstappen bij groei
Als je bedrijf snel groeit is het mogelijk dat je snel weer moet overstappen. Veel zakelijke rekeningen zijn geschikt voor eenmanszaken, maar niet voor bv's met meerdere eigenaren.
Jouw verwachte groei als freelancer kan bepalen bij welke bank je het beste terecht kunt. Een rekening aanpassen is meestal makkelijker dan overstappen naar een andere bank. Als zzp'er zonder plannen voor een bv kun je bij vrijwel elke bank terecht.
Welke bank is het meest geschikt voor zzp'ers?
Je kunt een zakelijke rekening openen bij je huisbank. Bij veel banken kan je verschillende rekeningen koppelen in één app. Zo heb je je persoonlijke en zakelijke bankzaken overzichtelijk bij elkaar.
Als freelancer kan het ook lonen om de voorwaarden en prijzen van verschillende banken te vergelijken. Zo zijn grotere banken waarschijnlijk duurder dan banken die nog niet zo lang bestaan. Hoewel jonge banken in sommige gevallen minder functionaliteiten bieden, is het verschil in prijs ook aanzienlijk.
Veel banken hebben ook kortingsacties voor (startende) freelancers. Met name in het eerste jaar kan dit een verschil maken. Verwacht je in je eerste jaar niet zoveel omzet te draaien, maar in je tweede jaar wel? Dan kan je kijken voor een zakelijke rekening met een aantrekkelijke starterskorting die past bij hoe jouw bedrijf er over een jaar uitziet.
De maandelijkse kosten alleen geven geen volledig beeld. Zo zijn er bij elke bank weer verschillende dingen inbegrepen in het maandbedrag. Zo betaal je bij de ene bank bovenop het maandbedrag voor iedere transactie, terwijl je bij een andere bank veel of zelfs alle transacties gratis krijgt. De beste bank voor jou als zzp'er is dus afhankelijk van wat jij nodig hebt om je bankzaken te regelen.
Waar moet je op letten?
Niet elke freelancer kan direct een rekening openen. Zo moet je een bepaalde leeftijd hebben bereikt en heb je ook een KVK-nummer nodig.
KVK-nummer
Om een zakelijke rekening te openen ben je bij vrijwel elke bank in Nederland verplicht om een KVK-nummer op te geven. Voor veel freelancers is dit geen probleem. Mocht je er als zzp’er bewust voor hebben gekozen om zonder KVK-nummer aan de slag te gaan, dan is een zakelijke rekening geen optie. Je zult dan een extra privérekening moeten openen. Zolang je maar een beperkt aantal transacties hebt per maand is er niet zoveel verschil met een zakelijke rekening. Voor je eigen overzicht is het wel handig om zakelijk en privé bankieren gescheiden te houden.
Leeftijd
Voor het openen van een zakelijke rekening te openen moet je vaak 18 jaar of ouder zijn. Toch kun je bij sommige banken als minderjarige freelancer een zakelijke bankrekening openen, bijvoorbeeld met een handlichting. Een handlichting is een verklaring van de rechter dat je volwassen genoeg bent om zakelijke beslissingen te kunnen nemen.
Waar open jij je zakelijke rekening?
Hoewel een zakelijke rekening als freelancer niet verplicht is, heeft het voor de meeste zzp'ers wel degelijk veel voordelen. Het geeft je onder andere overzicht en een professionele uitstraling.
Bij welke bank je het beste een zakelijke rekening opent is voor elke freelancer weer anders. Je keuze voor een zakelijke bank hangt bijvoorbeeld af van het aantal transacties of van het aantal spaarrekeningen dat je wilt openen. Uiteraard zijn ook de kosten van je zakelijk verkeer belangrijk. Er is veel aanbod, dus kijk vooral naar wat er bij jouw bedrijf past.