Hoe vind je als freelancer een goede boekhouder?

11 maart 2022Roel van den Wildenberg

Kijk maar eens online of vraag het aan freelancers in je omgeving, niet iedereen heeft goede ervaringen met boekhouders. Het is een kunst om de juiste te vinden. En als je al een boekhouder hebt, bevalt die of is het de moeite waard om eens naar een andere te zoeken?

Hoe werkt een goede boekhouder?

Het is als leek zeker niet gemakkelijk om te beoordelen hoe goed je boekhouder het voor jou doet. Waar moet je op letten als je je boekhouder beoordeelt of als je op zoek bent naar een andere?

Een goede boekhouder

• Kan alles van je overnemen, van administratie tot aangifte

• Handelt altijd in jouw belang

• Heeft ervaring met freelancers

• Geeft je vooraf duidelijkheid over wat het jou gaat kosten

Wat doet een boekhouder en wat is het verschil met een accountant?

Er is een verschil tussen een boekhouder, boekhoudkantoor of administratiekantoor aan de ene kant en een accountant aan de andere kant. Iedereen mag zich boekhouder noemen en een administratiekantoor beginnen. Accountant is een beschermd beroep, je moet er voor gecertificeerd zijn.

Over het algemeen zijn accountants hoger opgeleid dan boekhouders. Een accountant heeft daardoor in principe ook een hoger uurloon. Een freelancer heeft normaalgesproken geen accountant nodig, met een goede boekhouder met voldoende fiscale kennis kun je goed uit de voeten.

De diensten die je kunt verwachten van een boekhouder zijn

• De administratie en jaarrekening: denk aan het inboeken van facturen in een systeem en het opmaken van je balans en verlies-en-winstrekening.

• Bedrijfseconomisch advies: dit gaat om advies of je bijvoorbeeld een bepaald bedrijfsmiddel beter kunt kopen of kunt huren.

• Fiscaal advies: hierbij gaat het over de gevolgen voor de belasting. Bijvoorbeeld hoe je de aanschaf van een bedrijfsmiddel verwerkt, zodat je zoveel mogelijk belastingvoordeel hebt, de belastingdruk spreidt of juist vooruit schuift.

• Belastingaangiften: btw, inkomstenbelasting en/of vennootschapsbelasting

Wat besteed je uit?

Ook al besteed je het uit, je blijft als freelancer zelf verantwoordelijk voor jouw boekhouding. Daarom is het extra belangrijk dat je een goede boekhouder hebt die je jouw administratie toevertrouwt.

Vraag jezelf eerst af wat je wilt uitbesteden, voor je op zoek gaat naar een goede boekhouder. Wat wil je zelf blijven doen en waarvoor zoek je een goede boekhouder? Veel zzp’ers doen bijvoorbeeld zelf de btw-aangifte omdat dat vrij eenvoudig is. De aangifte inkomstenbelasting laten ze vaak doen door een boekhouder, omdat deze aangifte complexer is en omdat je specifieke kennis over belastingregels nodig hebt.

Je bespaart op de kosten door meer zelf te doen en minder uit te besteden aan een boekhouder. Daar staat tegenover dat het jou waarschijnlijk meer tijd kost dan een boekhouder. Misschien is het financieel lucratiever om te proberen om die uren als freelancer aan het werk te zijn.

Handelt je boekhouder in jouw belang?

Ga in gesprek en achterhaal of het klikt, welke diploma’s iemand heeft en of hij of zij lid is van een beroepsvereniging. Iemand die jou goed wil ondersteunen zal in dat gesprek interesse tonen in je bedrijf en zelf ook veel vragen stellen om zich een beeld te vormen van jou en je bedrijf.

Wat hoor je van je boekhouder als je klant bent geworden? Krijg je goede bedrijfseconomische of fiscale adviezen, ook zonder dat je daar zelf expliciet om vraagt?

Je belastingaanslagen kun je vergelijken met die uit het verleden. Als je telkens geld terug krijgt of minder betaalt dan in het verleden dan is dat in principe ook een goed teken.

Tips voor het vinden van een goede boekhouder

Vraag aanbevelingen aan collega-freelancers en zoek online. Maak een afspraak met een potentiële kandidaat om een goede indruk te krijgen.

Tips bij de selectie van een goede boekhouder

• Zoek iemand met ervaring met freelancers, zodat hij of zij weet wat er bij jou speelt. Vraag in zo'n gesprek bijvoorbeeld eens hoeveel freelance klanten hij of zij heeft, wat er in hun praktijk speelt en hoe hij of zij ze daarbij helpt.

• Het kan voor jou moeilijk zijn om de kwaliteit van een boekhouder te beoordelen. Achterhaal of iemand is aangesloten bij een beroepsvereniging, dat geeft een indicatie van kwaliteit. Online kun je wel vinden welke normen die vereniging stelt en hoe die ervoor zorgt dat haar leden hun kennis actueel houden. Je kunt ook aan de boekhouder zelf vragen hoe die zijn of haar kennis actueel houdt.

• Vraag hoe de boekhouder werkt. Hoe lever je jouw gedeelte aan? Werk je met een boekhoudprogramma en is dat te koppelen aan de software van je boekhouder? Mag je inkomende facturen fotograferen en via een app met je boekhouder delen?

• Spreek van tevoren af wat je gaat betalen. Een veel gehoorde klacht van freelancers is dat de kosten achteraf tegenvallen. Dit is vaak omdat de boekhouder uren declareert en vooraf niet aangeeft in hoeveel uren hij de werkzaamheden voor jou gaat doen. Dat is in het mkb een gebruikelijke werkwijze, terwijl voor jou een abonnement veel prettiger is. Daarin weet je vooraf wat je krijgt en wat je betaalt. Je krijgt dan bijvoorbeeld antwoorden op jouw vragen zonder dat je daarvoor extra betaalt.

• Als je boekhouder niet alleen werkt, vraag dan een vaste contactpersoon. Dat werkt prettiger, want je contactpersoon kent jouw situatie.

Hoe kies je een goede boekhouder?

Ben je op zoek naar een goede boekhouder? Doorloop dit stappenplan

• Bedenk wat je wilt uitbesteden en wat je zelf wilt blijven doen

• Vraag collega's om aanbevelingen over specialisten in freelancers

• Maak een afspraak met een potentiële kandidaat en stel vragen om zijn of haar ervaring en kwaliteit te achterhalen

• Vraag een vaste contactpersoon

• Kies voor duidelijkheid vooraf door maandelijks een vast bedrag te betalen

Wil je toch liever een fiscalist inhuren i.p.v. een goedkope boekhouder huren?