Wanneer moet je als freelancer je handtekening laten legaliseren?

26 april 2022Laura van Oeveren

In de meeste gevallen volstaat een snelle krabbel. Maar soms moet je je handtekening als freelancer laten legaliseren om de echtheid te bevestigen. Wanneer moet je je handtekening als freelancer laten legaliseren? En waar laat je dit doen?

Legalisatie van je handtekening

In sommige situaties moet je als freelancer kunnen bewijzen dat een handtekening op een document echt door jou is gezet. De meest voorkomende situaties zijn:

• Handel met het buitenland

• Een volmacht ondertekenen

• Freelance contract met een buitenlands bedrijf

Afhankelijk van de situatie regel je dit bij de notaris, KVK of de rechtbank. Deze instanties controleren de echtheid van je handtekening. Hiermee voorkom je dat een document wordt afgewezen op basis van vermoedens van misbruik.

Wanneer krijg je met legalisatie te maken?

Als freelancer kun je in verschillende situaties te maken krijgen met legalisatie van je handtekening. Bijvoorbeeld als je handelt met bedrijven in het buitenland, als je een volmacht tekent bij een notaris of als je een handtekening van een ander moet laten legaliseren.

Handel met het buitenland

Handel je met het buitenland, check dan vooraf welke documenten je nodig hebt voor het land van bestemming. Voor sommige documenten moet je handtekening gelegaliseerd zijn.

Of dit het geval is voor het land waar je je documenten naar op wilt sturen, zoek je makkelijk op in de Access2Markets database. Hier zie je ook of je documenten moet laten vertalen.

Volmacht ondertekenen

Geef je een andere partij volmacht om bijvoorbeeld rechtshandelingen te verrichten of bankzaken namens jou te regelen? In dat geval moet je je handtekening laten legaliseren bij de notaris.

Natuurlijk kun je als freelance (kandidaat-)notaris ook anderen helpen met het legaliseren van hun handtekening.

Freelance contract met een buitenlands bedrijf

Werk je als freelancer samen met een bedrijf in het buitenland? Vaak vragen grotere opdrachtgevers aan freelancers om hun handtekening op de samenwerkingsovereenkomst te legaliseren. Vanwege de geografische afstand schept dit meer zekerheid, zowel voor jou als je opdrachtgever.

Waar laat je je handtekening legaliseren?

Verschillende instanties legaliseren handtekeningen. Waar je heen moet is afhankelijk van het document waarop je je handtekening wilt laten legaliseren.

De KVK legaliseert je handtekening op handelsdocumenten, voor een volmacht moet je naar de notaris en voor handtekeningen van ambtenaren, notarissen en beëdigd vertalers vraag je een apostille aan bij de rechtbank.

Legalisatie handelsdocumenten door KVK

De meeste freelancers komen bij de KVK terecht, aangezien zij handtekeningen legaliseren voor verschillende handelsdocumenten. Voor bijvoorbeeld een factuur als bewijs voor de douane of een leaseverklaring als je als freelancer met je zakelijke auto op vakantie gaat.

Legalisatie van je handtekening vraag je bij de KVK makkelijk digitaal aan. Je krijgt je document terug met een digitale stempel, datum en handtekening.

Legalisatie door een notaris

Bij een volmacht is het natuurlijk cruciaal dat deze ook echt door jou is ondertekend. Je geeft iemand anders immers het recht om namens jou te handelen. De notaris ziet erop toe dat je de volmacht ondertekent en voegt een verklaring met een stempel toe. Zo is er geen twijfel mogelijk over de echtheid van je handtekening.

Legalisatie door de rechtbank

De rechtbank legaliseert handtekeningen van onder andere notarissen, ambtenaren van de burgerlijke stand, beëdigd vertalers uit het Register beëdigde tolken en vertalers en beëdigde ambtenaren van de rechtbank en verschillende ministeries.

De rechtbank voorziet documenten van een apostille, een sticker of stempel die de echtheid van je handtekening verifieert. Zo'n apostille is een versnelde procedure, alhoewel het aanvraagproces verschilt per rechtbank.

Een apostille is alleen geldig als het land van bestemming het apostilleverdrag heeft ondertekend.

Legalisatie van je leaseverklaring

Ga je als freelancer met je leaseauto op vakantie? In sommige landen heb je daar een gelegaliseerde leaseverklaring voor nodig. Je leasemaatschappij kan die voor je aanvragen.

Lees ruim voor vertrek de voorwaarden van je leasecontract door om te kijken of je voor je vakantiebestemming een gelegaliseerde leaseverklaring nodig hebt.

Legalisatie voor het buitenland of volmacht

Doorgaans heb je als freelancer weinig te maken met het legaliseren van je handtekening.
Als je iemand een volmacht geeft om namens jou te handelen, moet je handtekening op de volmacht gelegaliseerd zijn. De kans dat je dit nodig hebt is voor de meeste freelancers niet zo groot.

Je leaseauto mag je als freelancer ook voor je vakantie gebruiken. Voor sommige bestemmingen heb je echter wel een gelegaliseerde leaseverklaring nodig, die je leasemaatschappij voor je aanvraagt.

Ga je een samenwerking aan met een grote opdrachtgever in het buitenland? Dan verplicht het bedrijf je als freelancer vaak om de handtekening op het freelance contract te laten legaliseren. De KVK doet dit voor je.