Openstaande facturen? Zo ga je om met een wanbetaler
Wekenlang je best doen voor een opdrachtgever, en dan wordt de factuur niet betaald. Stank voor dank. Gelukkig zijn er wettelijke regels die er in de meeste gevallen voor zorgen dat jij je zuurverdiende geld alsnog krijgt. Vandaag bekijken we de opties die je in deze situatie hebt als freelancer. Van betalingsherinnering tot aanmaning.
Wanbetaling voorkomen met preventieve maatregelen
Vanzelfsprekend wil je openstaande facturen het liefst voorkomen. Maar hoe doe je dat? Hoe maak je duidelijk aan een opdrachtgever dat je niet laconiek omgaat met beloftes die niet waargemaakt worden?
Onderzoek de klant
Ervaren freelancers hebben het ongetwijfeld weleens meegemaakt: je gaat op intakegesprek, maar de sfeer bij de opdrachtgever is een beetje... dubieus. Vertrouw op je onderbuikgevoel en doe de nodige research op het internet. Misschien zijn er freelancers die bij de organisatie met wanbetaling of andere problemen te maken hebben gehad.
Betalingsvoorwaarden
Voordat je je paraafje op een samenwerkingscontract zet, moet je zeker zijn dat er duidelijke betalingsvoorwaarden in staan. De belangrijkste voorwaarde is de betalingstermijn. Hierin staat hoeveel tijd de opdrachtgever heeft om je te betalen voor je werk.
Betalingstermijn verstreken en nog steeds een niet betaalde factuur? Dan heb jij op papier staan dat de opdrachtgever niet goed gehandeld heeft. Meer informatie over betalingsvoorwaarden vind je in onze gids 'Facturatie voor zzp'ers: de weg naar snelle betalingen'.
Vooruitbetaling
Je kunt er ook voor kiezen om een vooruitbetaling te vragen. Als de opdrachtgever bereid is om een eerste aanbetaling te doen, creëert dat een zekere mate van vertrouwen tussen jou en je klant. Het vertrouwen tussen de twee partijen is cruciaal voor een mooie samenwerking.
Geen tijdige betaling: en nu?
Over het algemeen geldt voor freelancewerk een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, nadat je de factuur hebt verstuurd. Als je factuur niet betaald is na deze betalingstermijn, is het tijd om actie te ondernemen. Onthoud wel dat de exacte betalingstermijn kan afwijken, als dit aangegeven is in de samenwerkingsovereenkomst.
Waarom de klant niet op tijd betaalt
Financiële problemen of ontevredenheid over het geleverde werk. Het zijn twee veelvoorkomende redenen dat een klant de factuur niet betaalt. In beide deze gevallen betekent het niet dat jij geen recht hebt op je geld. Lees hier meer over wat je in deze situaties kan doen.
Een betalingsregeling met de opdrachtgever
Wanneer een opdrachtgever in financieel noodweer zit, is het een optie om een betalingsregeling aan te gaan. Met een betalingsregeling moet de opdrachtgever in afgesproken termijnen betalen. Als er niet aan de betalingstermijn wordt gehouden, kun je alsnog overgaan op een officiële betalingsherinnering.
Betalingsherinnering
In sommige gevallen kun je telefonisch contact opnemen met de opdrachtgever. Mogelijk blijkt er een foutje gemaakt te zijn, en wordt je factuur toch betaald. Is dit niet het geval? Stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering waarin je de opdrachtgever wijst op het feit dat de factuur nog niet betaald is.
Is de factuur uiterlijk twee weken na de betalingsherinnering nog niet betaald? Dan kun je een tweede betalingsherinnering sturen. Hierin geef je aan dat je genoodzaakt bent om een gerechtelijke procedure te starten als de factuur niet binnen de komende twee weken betaald wordt. Je kunt er ook voor kiezen om meteen over te gaan op een aanmaning.
Een aanmaning sturen
Een aanmaning is een laatste kans voor de opdrachtgever om te betalen, voordat er juridische stappen volgen. In de aanmaning verwijs je naar de diensten die je geleverd hebt, de factuur, de betalingsherinnering(en) en jouw pogingen om contact met de opdrachtgever op te nemen. De aanmaning sturen doe je per aangetekende post. Als je een aanmaning hebt verstuurd, moet de factuur uiterlijk betaald zijn na 14 dagen.
Incassokosten
Naast de kosten die op de factuur staan, moet de klant nu ook de incassokosten betalen. De incassokosten zijn alle bijkomende kosten die jij maakt om de klant alsnog te laten betalen. Dat zijn bijvoorbeeld aanmaningskosten en kosten van de juridische hulp die je inschakelt. Dit kan alleen als de kosten vermeld zijn op de betalingsherinnering of aanmaning.
Wettelijke rente
Bij een betalingsachterstand kun je ook een vergoeding eisen aan de opdrachtgever. Je moet dan ook in je factuur of je betalingsherinnering vermelden dat je rente gaat verrekenen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Op de site van de rijksoverheid kun je lezen hoeveel wettelijke rente je mag vragen bij wanbetaling.
Juridische stappen ondernemen
Twee weken na de aanmaning nog steeds een openstaande factuur? Dan is het tijd geworden voor de volgende stappen. Schakel een incassobureau of deurwaarder in. Deze nemen zelf contact op met de wanbetaler en eisen dat de onbetaalde factuur wordt afgehandeld. Gerechtsdeurwaarders hebben het recht om goederen van de wanbetaler in beslag te nemen als de opdrachtgever het openstaande bedrag niet kan betalen, na een rechterlijke uitspraak. Incassobureaus hebben deze bevoegdheid niet; zij kunnen de wanbetaler alleen aansporen om te betalen en eventueel de zaak voorleggen aan de rechter.
Goed in je recht staan
En de kosten als je een deurwaarder of incassobureau inschakelt? Die zijn voor rekening van de wanbetaler, mits jij wettelijk gezien goed in je recht staat. Als er onduidelijke afspraken of fouten in de betalingsvoorwaarden staan, kan de wanbetaler in sommige gevallen onder de openstaande factuur uitkomen. Daarom is het van fundamenteel belang dat je je samenwerkingscontract en betalingsvoorwaarden zorgvuldig en duidelijk opstelt.
Juridische hulpmiddelen
Om zeker te weten of je goed in je recht staat, of om juridisch advies te verkrijgen, kan het heel goed van pas komen om een juridisch adviseur in te schakelen. Een juridisch adviseur heeft veel kennis van situaties betreft wanbetaling. En deze kan je samenwerkingsovereenkomst controleren op contractuele mazen.
Er kunnen wel kosten komen kijken bij het inschakelen van juridisch advies. Daarom kiezen veel freelancers ervoor om een rechtsbijstandverzekering af te sluiten.
Leren van een wanbetaler
Vanuit geen enkel perspectief is het leuk om met een wanbetaler te maken te krijgen. Zo hard gewerkt voor je inkomen, om vervolgens in een web van fiscale zaken terecht te komen. Maar laten we het toch positief bekijken. Het aangaan van een situatie met wanbetaling maakt deel uit van het groeiproces van freelancers.
Je weet nu hoe je deze, en soortgelijke situaties, aanpakt. Je kent het belang van duidelijke contractuele afspraken als je met een nieuwe opdracht begint. Én je staat als zelfstandig professional steviger in je schoenen.