Factureren als freelancer: wat zijn de wettelijke betalingstermijnen?
Factureren is een onderdeel van je werk als freelancer. Een belangrijk onderdeel, want hiermee zorg je ervoor dat je betaald krijgt voor het werk dat je hebt opgeleverd of gaat verrichten. Veel zzp’ers doen dit per maand, maar per project kan ook. Op facturen vermeld je een betalingstermijn, de uiterste datum waarop het geld bij jou moet binnen zijn. Welke wettelijke betalingstermijnen zijn er voor freelancers? Mag je hiervan afwijken? En wat moet je doen als een opdrachtgever te laat betaalt?
Wat is een gebruikelijke betalingstermijn voor freelancers?
Over betalingstermijnen valt niet te twisten. Nou ja, in zekere zin dan. Je doet er namelijk wel verstandig aan om hier afspraken over te maken met je opdrachtgevers, maar zelfs als je niets hebt vastgelegd schrijft de wet bepaalde regels voor.
Voor freelance werk geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Deze termijn gaat in op de dag dat jij je factuur verstuurt. Je vermeldt deze betalingstermijn en ook de uiterste betaaldatum op je factuur.
De wettelijke betalingstermijn voor grote bedrijven is in 2017 vastgesteld op 60 dagen. Maar let op: per 1 juli 2022 is dit teruggebracht naar 30 dagen. Onder een groot bedrijf verstaan we een bedrijf met minimaal 250 fulltime werknemers in dienst, een netto omzet van meer dan €50 miljoen of een balanstotaal van meer dan €20 miljoen.
Gebruik je een boekhoudprogramma voor freelancers? Dan wordt de betalingstermijn automatisch onderaan je factuur toegevoegd als je deze aanmaakt. De boekhoudsoftware kan ook worden gekoppeld aan je zakelijke bankrekening en houdt op die manier automatisch bij of facturen op tijd zijn betaald.
Simpel en snel een freelance fiscalist vinden?
Kun je wel wat hulp gebruiken bij je financiële administratie. Op Freelance.nl vind je simpel en snel een geschikte fiscalist. Plaats gratis je eerste opdracht en kom direct in contact met de juiste freelancer.
Mag je een kortere of langere betaaltermijn hanteren?
Niet elke freelancer vindt een termijn van 30 dagen prettig. Vaak factureer je achteraf, aan het einde van een maand. Met een betalingstermijn van 30 dagen, betekent dit dat je nog een extra maand op je geld moet wachten voor werk dat al enige tijd geleden is verricht. Een betalingstermijn van 14 dagen is daarom ook heel gebruikelijk onder zzp’ers. Dit is overigens geen wettelijke betalingstermijn, je opdrachtgever mag hier dus van afwijken en alsnog binnen 30 dagen betalen.
Anderzijds kan het ook voorkomen dat bedrijven of freelancers een langere betalingstermijn dan 30 dagen willen hanteren. Dit mag, mits het niet nadelig is voor beiden partijen. Hier zit een maximum aan van 60 dagen. Een overeenkomst waarin een betalingstermijn is opgenomen van meer dan 60 dagen, wordt nietig verklaard. Dit geldt overigens alleen voor bedrijven. Overheidsinstellingen zijn verplicht om binnen maximaal 30 dagen de factuur te voldoen.
Een kortere of langere betalingstermijn dan 30 dagen hanteren mag dus, maar alleen in overleg. Handig om dit af te spreken in een samenwerkingsovereenkomst.
Waarom kiezen voor een kortere of langere betalingstermijn als freelancer?
Het voordeel van een termijn van 14 dagen is dat je in zo’n geval maximaal 6 weken na de start van je werkzaamheden wordt betaald: de maand dat je hebt gewerkt + de twee weken tot de uiterste betaaldatum. Sommige freelancers kiezen zelfs voor een nog kortere termijn, van 8 dagen. Een betalingstermijn van 8 dagen geldt als ondergrens, een opdrachtgever moet natuurlijk wel de tijd krijgen om jouw factuur te verwerken.
Sommige freelancers gebruiken hun inkomsten om te beleggen, bijvoorbeeld in aandelen, beleggingsfondsen of crypto. In zo'n geval biedt een korte betalingstermijn ook voordelen. Je kunt dan eerder investeren en meer winst halen uit je verdiende inkomen.
Ook voor een langere betalingstermijn geldt dat dit alleen mag als jullie hier beiden van op de hoogte zijn. In de meeste gevallen worden hier afspraken over gemaakt, maar een opdrachtgever kan je ook doorverwijzen naar zijn algemene voorwaarden. Die moeten op hun beurt weer openbaar toegankelijk zijn en op de website of in jullie contract worden vermeld.
Een langere betalingstermijn heeft soms ook zo zijn voordelen. Zo ontvang je bijvoorbeeld ineens een groot bedrag en kun je dit gebruiken als buffer of als vakantiegeld. Sommige zzp’ers kiezen ervoor om pas te factureren nadat een project volledig is afgerond, omdat ze al alle gewerkte uren in kaart kunnen brengen. Bijkomend voordeel van een langere betalingstermijn is dat je tussentijds niets kunt uitgeven.
Wat moet je doen als een opdrachtgever niet op tijd betaalt?
Is de betalingstermijn verstreken en je factuur niet voldaan? Dan mag je de opdrachtgever hierop aanspreken. Dit kun je het best eerst persoonlijk doen, wellicht is het bedrijf het vergeten of is je factuur niet goed aangekomen bij de betreffende afdeling.
Lukt het je niet om in contact te komen of volgt er geen betaling? Dan stuur je een herinnering. Hierin geef je aan dat de betalingstermijn is verstreken en geef je het bedrijf de kans om dit alsnog te doen. In de herinnering vermeld je een nieuwe betalingstermijn. Dit is niet opnieuw 30 dagen, maar maximaal 10 dagen. Het is gebruikelijk om 3 tot 5 werkdagen, na het verstrijken van de betalingstermijn, een herinnering te sturen.
Heb je na het verstrijken van de betalingstermijn van de herinnering nog steeds je geld niet ontvangen? Dan volgt een tweede herinnering. Hierin houd je een maximumtermijn van 3 dagen aan. Omdat de tijd nu wel begint te dringen, verstuur je de tweede herinnering 1 á 2 werkdagen na het verstrijken van de eerste herinnering.
Na de tweede herinnering wordt het serious business en volgt een aanmaning. Hierin mag je een boetebedrag rekenen voor het te laat betalen, jij hebt immers ook je vaste lasten en wordt op jouw beurt berispt als je je hier niet aan houdt. Voor het boetebedrag is het gebruikelijk om 20% van het totaalbedrag te rekenen, met een minimum van € 40,-.
Een aanmaning verstuur je als aangetekende brief. Hiervoor moet de ontvanger zijn handtekening zetten als hij deze in ontvangst neemt. Dit zorgt ervoor dat je wettelijk bewijs hebt van ontvangst. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan kun je op die manier aantonen dat de wanbetaler op de hoogte was van de openstaande factuur.
Houd wel altijd in gedachte dat een factuur ook per abuis een keer te lang kan blijven liggen. Als deze verkeerd geadresseerd is, zich een technisch probleem voordoet met betalen of als een medewerker op vakantie is. Probeer er eerst samen met de opdrachtgever uit te komen.
Wellicht kun je uitstel geven of een betalingsregeling aanbieden. We helpen je met tips & tricks in: Opdrachtgevers die te laat betalen, wat doe je ertegen?
Geeft een opdrachtgever na 2 herinneringen en een aanmaning nog steeds geen gehoor aan jouw betaalverzoek? Dan start je een incasso. Dit is een uiterst noodmiddel, een juridische procedure die via een incassobureau loopt. Je doet dit pas als er echt geen andere oplossing meer lijkt te zijn. Eventuele kosten die je hiervoor maakt worden op de tegenpartij verhaald als de rechter jou in het gelijk stelt.
Maak goede afspraken over je freelance betalingstermijn
Voor freelance werk geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Je kunt hier van afwijken met een kortere of langere periode. Zorg ervoor dat je vooraf goede afspraken maakt met elkaar. Dit voorkomt onduidelijkheden en eventuele betalingsproblemen in de toekomst. Zet je termijn duidelijk op papier, laat je opdrachtgever tekenen voor ontvangst en onderneem actie als de betaling uitblijft.
Meer financieel advies nodig? Zo start je met jouw freelance boekhouding.