Financiële administratie voor freelancers: de startersgids voor financiële zekerheid

In de wereld van freelancers zijn er talloze aspecten waar je continu scherp op moet blijven. Met meer dan 20 jaar aan ervaring begrijpen wij bij Freelance.nl als geen ander dat dit vaak overweldigend kan voelen. Natuurlijk wil jij je het liefst volledig richten op je expertisegebied, op de kern van jouw dienstverlening. Maar om het beheer van je financiële administratie kun je niet heen. Of je nu aan het begin van je freelancer carrière staat, of al jarenlang actief bent.

Daarom hebben wij van Freelance.nl deze gids gemaakt, waarmee we jou als freelancer helpen grip te krijgen op je financiële administratie. Het zorgvuldig bijhouden van je financiële administratie is essentieel. Een goed bijgehouden administratie geeft namelijk inzicht in je financiële situatie. En dat zorgt weer voor gemoedsrust! Daarnaast ben je als freelancer wettelijk verplicht om je inkomsten en uitgaven bij te houden en belastingaangifte te doen. 

Krijg jij al stress bij het idee om je financiën te beheren? Geen zorgen, wij zijn er om je te helpen en leggen je alles duidelijk uit! En we beloven dat we je niet zullen vervelen met droge financiële termen.

In deze gids gebruiken wij zowel de term ‘freelancer’, als ‘zzp’er’. Met beide termen verwijzen we naar zelfstandige professionals die diensten aanbieden aan verschillende opdrachtgevers. 

Als freelancer ben je een veelzijdig professional. Je houdt je namelijk bezig met meer dan alleen je vak. Je voert opdrachten uit voor klanten, bouwt aan je netwerk, vermarkt je eigen diensten en bent bezig met je eigen groei. Maar daarnaast draait het ook om het effectief beheren van je financiën, zoals: inkomsten en facturatie, belastingen, uitgaven en kosten, aftrekposten, boekhouding, en administratie. Na het lezen van dit hoofdstuk ben je bekend met alle essentiele elementen van de financiële administratie voor freelancers. Laten we beginnen met de basis van financiële administratie. 

Definitie van financiële administratie en boekhouding voor freelancers

Vast en zeker dat jij als freelancer de termen 'financiële administratie’ en ‘boekhouding’ al vaak genoeg voorbij hebt horen komen. Maar wat is nu het verschil tussen deze twee? Deze twee begrippen hebben wel met elkaar te maken, maar ze hebben niet dezelfde betekenis. Later in deze gids vertellen we je waar een accountant en boekhouder jou bij kunnen helpen.

Financiële administratie

Financiële administratie staat eigenlijk voor het papierwerk van je bedrijf. Als ondernemer ben je namelijk verplicht al het papierwerk bij te houden. Dit papierwerk houdt meer in dan simpelweg alleen het bijhouden van cijfers. Het omvat namelijk ook je inkomsten, uitgaven, belastingen, facturen, betalingen en alles daartussenin. 

Een goede financiele administratie zorgt ervoor dat je een totaalbeeld hebt van jouw financiële situatie. Je kunt hiermee betere inzichten krijgen die je helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen over je financiële toekomst. Het stelt je in staat om te begrijpen waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.

Boekhouding

De boekhouding zorgt ervoor dat deze financiële administratie nauwkeurig wordt gedocumenteerd. Het is het proces van vastleggen, organiseren, bijhouden en analyseren van al je financiële activiteiten en transacties. Het doel van boekhouding is om nauwkeurige en georganiseerde financiële gegevens te bieden. Deze gegevens dienen als basis voor je financiële administratie. De boekhouding is dus eigenlijk een onderdeel van je gehele financiële administratie. 

Online boekhouden is de meest handige optie om je financiële administratie bij te houden. Zo hoef je geen berekeningen zelf uit te voeren en behoud je voortdurend inzicht in je cijfers. Welke boekhoudprogamma’s er zijn en waar je op moet letten bij het uitkiezen van zo’n boekhoudprogramma, vertellen we later in het artikel. 

Dus wat is nu concreet het verschil? Financiële administratie is het verzamelen en opschrijven van alle financiële gegevens van je bedrijf. Zoals inkomsten, uitgaven, facturen en bonnetjes. Boekhouding gaat verder dan alleen verzamelen. Boekhouding omvat namelijk het organiseren en analyseren van die financiële gegevens. Dus het gaat hierbij niet om het opschrijven van de cijfers, maar juist om het begrijpen van wat ze betekenen. Met als doel om een beter overzicht en inzicht van jouw financiën te krijgen. 

Beide zijn essentieel voor het beheren en laten groeien van een bedrijf op een gezonde en strategische manier. Vaak worden deze termen door elkaar gehaald, maar het is belangrijk om te onthouden dat ze verschillend zijn.

Voordelen en belang van een goede financiële administratie

Jij weet natuurlijk ook wel dat het essentieel is om je financiële administratie op orde te hebben. Maar weet je eigenlijk waarom? 

1. Het bijhouden is verplicht
2. Zo weet je in één oogopslag hoe je er financieel voor staat
3. Een goed inzicht vermindert fouten bij de belastingaangifte
4. Overzichtelijk voor als je het uitbesteedt aan een boekhouder

Ten eerste is het bijhouden van je financiële administratie verplicht. Door wie? Door de Belastingdienst. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om dit bij te houden en correct af te handelen. 

Ten tweede is het interessant om altijd te weten hoe je er financieel voor staat. Met een correcte financiële administratie zie je in één oogopslag de resultaten van jouw onderneming. Zie je bijvoorbeeld dat je inkomsten momenteel wat lager zijn dan je uitgaven? Dan kun je dit zien als motivatie om nóg harder te werken en je doelen te bereiken. Soms kunnen er natuurlijk strategische redenen zijn om meer uitgaven dan inkomsten te hebben. Dit kan het geval zijn als je bewust investeert in de groei van je onderneming.

Overtreffen je inkomsten de uitgaven? Dan kun je dit geld bijvoorbeeld investeren in je bedrijf. 

Het belangrijkste is dat je met een goed overzicht van je financiën, weloverwogen beslissingen kunt nemen die aansluiten bij je zakelijke doelen. Investeren in je groei is een voorbeeld van zo’n weloverwogen beslissing. Je kunt bijvoorbeeld ook snel zien als een groot deel van je inkomsten afkomstig is van een enkele opdrachtgever. Dan kun je overwegen om je aanbod te diversifiëren. Dit helpt om minder afhankelijk te zijn van één bron van inkomsten. En niet geheel onbelangrijk, maar door dit overzicht komt duidelijk naar voren of er kosten zijn die kunt opvoeren als aftrekposten voor de belastingaangifte. Zo houd hoef je minder belasting te betalen. 

Ten derde vermindert een nauwkeurige financiële administratie de kans op fouten bij je belastingaangifte. Hoe meer inzicht je hebt in jouw financiële situatie, hoe beter je belastingvoordelen kunt benutten. Je kunt namelijk makkelijker aftrekposten identificeren. Welke aftrekposten en belastingvoordelen er zijn vertellen we je verderop in het artikel. Daar leggen wij je alles uit wat er te weten valt over de belasting. 

Als laatste is dit inzicht van je financiële situatie niet alleen gunstig voor jezelf, maar ook voor externe partijen. Bijvoorbeeld als jij besluit om je financiële administratie uit te besteden aan een boekhouder. Maar ook daarover vertellen wij later meer!

Misvattingen over financiële administratie vermijden

We spreken bij Freelance.nl ontzettend veel freelancers. Wat ons opvalt is dat veel zelfstandigen moeite hebben met hun administratie. Of het nou is omdat ze het lastig vinden of het simpelweg niet leuk vinden. Maar over het algemeen wordt financiële administratie als een mindere leuke klus gezien. Dit komt door de complexe en overweldigende regels die hierbij komen kijken. Wij zijn er om het minder complex voor je te maken. 

De Belastingdienst maakt dit allemaal niets uit, dus jij moet gewoon je financiën op orde hebben. Nu zijn er een aantal misvattingen over financiële administratie die wij zo snel mogelijk de wereld uit willen helpen. 

“Ik heb er geen tijd voor”

Het bijhouden van je financiën hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een effectieve financiële administratie hoeft geen uren te kosten. Zeker niet nadat jij deze gids vol praktische tips opvolgt. Veel freelancers ervaren tijdsdruk, maar het negeren van financiële administratie kan uiteindelijk meer tijd kosten. Hoe langer je het uitstelt, hoe meer werk ophoopt en hoe langer je er dus uiteindelijk mee bezig bent. 

Stel je voor dat je een freelancer bent die zich richt op grafisch ontwerp. Je werkt hard om je klanten tevreden te stellen, maar je stelt het bijhouden van je financiële administratie steeds uit. Aanvankelijk lijkt dit je tijd te besparen. Echter, na enkele maanden merk je dat je facturen, bonnen en andere financiële documenten zich hebben opgehoopt. Het kost je nu een heel weekend om alles op orde te krijgen, in plaats van een half uur per week. En dan hebben we het nog niet eens over de stress die je ervaart tegen het einde van het kwartaal. Had je maar routinematig je administratie bijgehouden, dan zou dit een stuk sneller en makkelijker zijn geweest.

“Ik hoef alleen mijn inkomsten bij te houden”

Een veelvoorkomende fout is om alleen je inkomsten te volgen en je uitgaven te negeren. Het bijhouden van uitgaven is net zo belangrijk. Het helpt namelijk bij het nauwkeurig berekenen van winst, aftrekposten en belastingen. Een volledig beeld van je financiën omvat zowel inkomsten als uitgaven. 

Stel je voor dat je als freelance marketeer werkt en je houdt alleen je inkomsten bij, maar negeert je uitgaven. Je denkt dat je alleen de bedragen hoeft op te schrijven die je van klanten ontvangt. Na een paar maanden realiseer je je echter dat je veel hebt geïnvesteerd in advertentiekosten, software en zakelijke reizen. Je hebt deze uitgaven niet gedocumenteerd en mist daardoor de kans om ze als aftrekposten op te geven. Hierdoor betaal je meer belasting dan nodig is.

“Ik kan alles wel onthouden”

Zelfs als jij een fotografisch geheugen hebt dan nog is het belangrijk om alles te noteren. Het menselijk geheugen is vatbaar voor fouten. En zelfs als jij alles kunt onthouden en nooit iets over het hoofd ziet, de Belastingdienst wilt toch echt alles op papier of digitaal zien. Het noteren van financiële gegevens voorkomt verwarring en mogelijke problemen in de toekomst.

Wat als je vertrouwt op je geheugen om je financiële gegevens te onthouden. Je denkt dat je nooit iets belangrijks zult vergeten. Na een drukke periode besef je echter dat je enkele kosten voor je online cursus en lidmaatschappen bent vergeten. Je hebt de bonnetjes niet bewaard en hebt geen gedocumenteerde gegevens om te ondersteunen wat je hebt uitgegeven. Hierdoor loop je belastingvoordelen mis en moet je extra tijd besteden aan het achterhalen van ontbrekende informatie.

Nu je de basis en het belang kent van financiële administratie, gaan we over naar belastingen. Roep het woord ‘belasting’ in een groep freelancers en de kans is groot dat je de meeste zult horen zuchten. Zowel bij je baan in loondienst, als in je freelance carrière, moet je de aangifte inkomstenbelasting doen. Maar waar dit bij je baan in loondienst al grotendeels was ingevuld en je vaak alleen nog maar alles hoefde te controleren, is het nu als freelancer iets complexer. Je moet nu namelijk je privé én zakelijke financiële gegevens invullen. Ook zijn er aftrekposten die je kunt toepassen en mag je zakelijke kosten aftrekken om onderaan de streep minder belasting te betalen. Dit voorkomt dat je meer betaald dan nodig is. Ook krijg je nu geen loonstroken meer. Kortom, het werkt allemaal net iets anders als freelancer dan een baan in loondienst.

Het is niet iets wat je zou moeten afschrikken als freelancer. Daarom willen we je graag meer leren over belastingen voor freelancers. Naast dat je het wel goed wilt invullen om een onnodig hoger bedrag te betalen (doordat je bijvoorbeeld vergeet aftrekposten toe te passen en zo honderden euro’s misloopt), hoort de belasting bij je wettelijke verplichting als zzp’er. De belasting kent veel regels en aftrekposten, maar die gaan wij haarfijn voor je uitleggen. 

Of zoals de Belastingdienst altijd zei: “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker”. 

Wie of wat is de Belastingdienst?

De Belastingdienst is de instantie die verantwoordelijk is voor het heffen en innen van belastingen in Nederland. We hebben dit al eerder opgenoemd in deze gids en we blijven het herhalen. Maar voor freelancers is het van groot belang om te begrijpen hoe de belastingregels werken. Door te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en voorschriften van de Belastingdienst, kun je mogelijke boetes voorkomen. 

Belastingen zijn een manier voor de overheid om financiële middelen te verkrijgen. Deze worden gebruikt om bijvoorbeeld openbare voorzieningen te financieren. De inkomsten van belastingen worden ingezet om de samenleving te ondersteunen. Waarbij in loondienst je werkgever de belastingen grotendeels regelde, moet je het nu zelf doen. 

Inkomstenbelasting en omzetbelasting voor freelancers

Als zelfstandig ondernemer krijg je te maken met twee soorten belastingen: de omzetbelasting, ook wel belasting toegevoegde waarde (btw) genoemd, en de inkomstenbelasting (IB). 

Iedere werknemer betaalt inkomstenbelasting, freelancer of niet. De omzetbelasting daarentegen, ookwel btw, wordt geheven op jouw dienst als freelancer. Als consumenten producten kopen zit de btw hier al bij inbegrepen. Bij ondernemers wordt de btw altijd apart berekend en nooit al in de prijs. Door de btw apart door te berekenen, zorg je ervoor dat de juiste hoeveelheid belasting wordt verzameld voor de Belastingdienst. 

Omzetbelasting (btw)

Als freelancer moet je btw in rekening brengen aan je klanten. Het bedrag wat je afspreekt met opdrachtgevers is exclusief btw. De btw komt dus nog bovenop het tarief wat je ze berekent voor de diensten die jij levert. Deze zet je ook apart op de factuur (zie hieronder een voorbeeld). 

Het standaard btw-tarief in Nederland is vaak 21%, maar er zijn ook verlaagde tarieven van 9% en 0%. Hoe weet je nu welk btw-tarief je moet berekenen? Hierbij een handig overzicht:

• Het tarief van 21% bereken je voor diensten die niet vrijgesteld zijn van btw. 
• Het tarief van 9% bereken je alleen als je bepaalde goederen levert, zoals bijvoorbeeld: voedingsmiddelen of agrarische goederen. Of alleen als je bepaalde diensten levert, zoals bijvoorbeeld: fietsreparaties, diensten van kappers en bepaalde werkzaamheden aan woningen
• Het tarief van 0% bereken je alleen als je bepaalde goederen levert, zoals bijvoorbeeld: goederen die je aan het buitenland levert. Of als je bepaalde diensten levert aan landen buiten de EU. In hoofdstuk 9 leggen we je meer uit over het btw-tarief voor internationale opdrachtgevers.

Wil jij zeker weten welk btw-tarief jij moet berekenen? Check dan deze pagina van de Belastingdienst. Let op, ga voor de meest actuele informatie altijd naar de website van de Belastingdienst.

Zoals gezegd bereken jij dit btw-tarief bovenop jouw eigen tarief. Maar het is niet gezegd dat jij al dit geld mag houden. Dit is geld dat je uiteindelijk moet afdragen aan de Belastingdienst. Deze btw sta je ieder kwartaal af aan de Belastingdienst tijdens de aangifte voor de omzetbelasting. Zet dit geld apart zodra het binnenkomt. En doe op tijd je aangifte om boetes te voorkomen. Om het je gemakkelijker te maken hebben we de data wanneer je de aangifte omzetbelasting moet doen op een rijtje gezet. Deze data zijn ieder jaar hetzelfde. 

Aangifte omzetbelasting Q1: 1 april t/m 30 april⁠

Aangifte omzetbelasting Q2: 1 juli t/m 31 juli⁠

Aangifte omzetbelasting Q3: 1 oktober t/m 31 oktober⁠

Aangifte omzetbelasting Q4: 1 januari t/m 31 januari⁠

Je doet deze aangifte altijd in de maand na het desbetreffende kwartaal. Hier heb je een maand de tijd voor. Tip: zet deze data in je agenda of op je kalender zodat je het niet kunt vergeten. Maak jij gebruik van online boekhouden? Dan staan deze gegevens al voor je klaar en hoef je het alleen nog maar over te maken. 

Kleineondernemersregeling (KOR-regeling)

Ben jij pas begonnen met freelancen, of werk je naast het freelancen ook nog in loondienst? Maak jij niet meer dan €20.000 omzet binnen één kalenderjaar? Dan kan de KOR-regeling interessant zijn voor jou. Dit is een regeling in Nederland die kleine ondernemers de mogelijkheid biedt om vrijgesteld te worden van het betalen van omzetbelasting. Je hoeft dan geen btw in rekening te brengen aan je klanten. Ook doe je dan geen periodieke omzetbelastingaangiften meer. 

Inkomstenbelasting

Iedere werknemer in Nederland is verplicht om aangifte te doen. Dit geldt zowel voor werknemers in loondienst als freelancers. Dit doe je ieder jaar in dezelfde periode in april. Vaak is dit grotendeels al voor je ingevuld. 

Om uit te leggen hoe inkomstenbelasting werkt, moet je eerst het verschil tussen omzet en winst weten. Omzet is je totale opbrengst inclusief btw, en winst is het bedrag dat overblijft na aftrek van alle kosten en uitgaven. 

Inkomstenbelasting is een belasting die wordt geheven over de winst die je verdient als freelancer. Hiervoor bereken je eerst je totale inkomsten en daar haal je alle zakelijke kosten en aftrekposten af. Dan blijft je winst over en daar betaal je dus inkomstenbelasting over. Dit wordt ook wel je belastbare winst genoemd, oftewel het bedrag waar de inkomstenbelasting over wordt verheven.

Voorbeeld

Stel dat je als freelancer een totale opbrengst (omzet) van €50.000,- hebt behaald in een jaar (excl. btw). Al je zakelijke kosten (kantoormateriaal, reiskosten, marketing, etc) bedragen in totaal €15.000,-. Je hebt recht op bepaalde aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek van €5.030,-. 

Om je winst te berekenen, trek je alle zakelijke kosten en aftrekposten van je omzet:

Omzet: €50.000,-

Zakelijke kosten: - €15.000,-

Zelfstandigenaftrek: - €5.030,-

Belastbare winst: €50.000 - €15.000 - €5.030 = €29.970.

PS. Er bestaan meerdere aftrekposten waarmee jij je belastbare inkomen kunt verlagen. Dat is erg handig! Met een lager belastbaar inkomen houd jij uiteindelijk meer geld over. In de volgende paragraaf vind je meer informatie over deze aftrekposten en leggen wij je hier alles over uit. 

Nu vraag je je wellicht af hoeveel belasting je als (beginnende) freelancer moet betalen. Als freelancer is het belangrijk om te begrijpen welk percentage van je inkomsten je als belasting moet reserveren. Het hebben van een duidelijk beeld van je belastingverplichtingen helpt je om financiële verrassingen te voorkomen. Helaas is hier geen kant-en-klaar antwoord op te geven. De hoogte hangt namelijk af van verschillende factoren, zoals: je inkomsten, aftrekposten, en belastingschijven. 

Een algemene regel is om 40% van je belastbare inkomen apart te houden. Hoe meer je verdient, hoe meer belasting je moet afstaan. In Nederland bestaan er namelijk twee belastingschrijven. Als je in de 2e belastingschijf valt, zul je ook meer betalen. Stel dat je in een jaar €90.000 verdient, dan wordt op die eerste €73.031 een belastingtarief van 36,93% geheven. Op de overige €16.969 wordt een belastingtarief van 49,50% geheven. 

• Bereken je verwachte omzet en haal hier eventuele aftrekposten vanaf. Dit is je winst uit onderneming, ook wel belastbaar inkomen genoemd (box 1). Voor de Belastingdienst is de officiële benaming ‘box 1: belastbaar inkomen uit werk en woning’. Over dit bedrag betaal je inkomstenbelasting. Is dit bedrag niet hoger dan €73.031? Dan betaal je een belastingtarief van 36,93%. Verdien je wel meer dan € 73.031? Dan betaal je een belastingtarief van 49.50%. Dit belastingtarief geldt wel alleen op het resterende bedrag vanaf €73.031.

Je kunt dus een schatting maken van hoeveel inkomstenbelasting je ongeveer gaat betalen.

Let op: niet iedere zzp’er moet inkomstenbelasting betalen, want niet iedere zzp’er is ondernemer voor de inkomstenbelasting. Je bent een ondernemer als je aan het economische verkeer deelneemt. Dit houdt in dat je werkzaam bent voor opdrachtgevers en hier een vergoeding voor krijgt. Als jij klusjes doet voor familie of vrienden wordt dit niet als ondernemer gezien. Je moet als zzp’er minimaal drie opdrachtgevers per jaar hebben. Daarnaast geldt er een urencriterium van 1225 gewerkte uren per jaar. Let op: dit hoeven niet alleen maar facturable uren voor opdrachtgevers te zijn. Hieronder valt ook je administratie en alle uren die je in je onderneming steekt. 

Aftrekposten en belastingvoordelen

Als freelancer kun je gebruikmaken van verschillende aftrekposten. Deze aftrekposten haal je van je winst af. Wat is winst ook alweer? Omzet is je totale opbrengst. Haal je hier alle kosten en uitgaven af, dan blijft je winst over. En van die winst haal je dus deze aftrekposten af.

Let op: om te voldoen aan deze aftrekposten moet je aan een bepaald urencriterium voldoen. Het urencriterium houdt in dat je binnen een kalenderjaar 1225 uur aan je onderneming moet hebben besteed. Dit hoeft niet alleen voor opdrachtgevers te zijn, maar omvat alle uren die jij aan je onderneming besteedt.

Hier zijn enkele belangrijke aftrekposten waar freelancers van kunnen profiteren.

1 - Zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek is de grootste aftrekpost. Voor 2023 is dit een vast bedrag van €5.030,- wat je van je winst aftrekt. Mits je aan de voorwaarden voldoet, mag je deze zelfstandigenaftrek ieder jaar gebruiken. Het kabinet is er wel mee bezig om de zelfstandigenaftrek ieder jaar te verlagen. Het kan dus zomaar zijn dat dit bedrag volgend jaar omlaag gaat en niet meer hetzelfde is als dit jaar. 

Je komt voor deze aftrek in aanmerking als je:

• voor de belasting ondernemer bent 
• aan het urencriterium voldoet
• de AOW- leeftijd nog niet hebt bereikt op 1 januari van het desbetreffende jaar

2 - Startersaftrek

Deze aftrekpost is een extraatje voor freelancers die net zijn gestart. Dit is een aanvulling bovenop de zelfstandigenaftrek. De startersaftrek is een bedrag van €2.123,-. 

Om hiervoor in aanmerking te komen, gelden dezelfde voorwaarden als voor de zelfstandigenaftrek. Daarnaast mag je maximaal drie keer gebruikmaken van deze aftrekpost in de eerste vijf aangesloten jaren dat je ondernemer bent. Zowel de zelfstandigen- als de startersaftrek zijn onderdeel van de ondernemersaftrek. Dit is een verzameling van belastingvoordelen voor freelancers.

Let wel op: vanaf 2027 is de startersaftrek afgeschaft.

3 - Midden- en kleinbedrijf (mkb)-winstvrijstelling

Nadat je de €5.030,- zelfstandigenaftrek en €2.123,- startersaftrek van je winst hebt afgetrokken, is je belastbaar inkomen al verlaagd. Met de mkb-winstvrijstelling kun je nog eens 14% van de winst afhalen. Ook deze aftrekpost heeft dezelfde voorwaarden als voor de zelfstandigen- en startersaftrek. 

Zakelijke kosten

Naast deze aftrekposten kun je ook je zakelijke kosten gebruiken om je belastbaar inkomen zo laag mogelijk te maken. Deze aftrekposten haal je van de omzet af. De omzet is je totale opbrengt inclusief btw. Dan blijf je winst over. Bij zakelijke kosten kun je denken aan kosten die direct verband houden met je freelancen, zoals: kantoorbenodigdheden, computerapparatuur, telefoonkosten, een mobiel, en reiskosten. Zolang ze maar relevant zijn voor je werk. Let op dat je alleen zakelijke kosten mag aftrekken als ze aantoonbaar gerelateerd zijn aan je freelanceactiviteiten. Je moet er daadwerkelijk bewijs voor hebben, zoals facturen en bonnen. 

Om deze zakelijke kosten nog duidelijker uit te leggen, hebben we Renato Visentini hier een aantal vragen over gesteld. Renato zit al ruim 20 jaar in het administratie vak en is eigenaar van administratiekantoor RMV Administraties. Ook verhuurt hij zichzelf als freelancer bij mkb-bedrijven. 

Renato heeft in zijn werk dagelijks te maken met freelancers die zakelijke kosten maken om hun belastbare inkomen te verlagen. 

“De waarde van je bedrijf hangt samen met het eigen vermogen van je bedrijf. Wie meer winst maakt, moet meer belasting betalen.”

Volgens Renato zijn er een aantal zaken waar je op moet letten betreft zakelijke kosten.

1: Je hebt geen bepaalde hoeveelheid omzet nodig om kosten in aftrek te nemen

“Het is handig om zoveel mogelijk kosten op te voeren, om je belastbaar bedrag zo laag mogelijk te houden. Maar het moeten wel zakelijke kosten zijn.”

Dus of je nu net bent gestart als freelancer, of al een aantal jaar in je freelance carrière staat, iedere freelancer mag zakelijke kosten maken. Er is geen minimum of maximum omzet dat je moet behalen. 

2: Aan het bedrag van deze zakelijke kosten zit geen maximum

“Nee. De Belastingdienst geeft geen leidraad dat jij te hoge kosten mag hebben. Maar als jij ze te hoog opvoert draai je op een gegeven moment verlies. Als je omzet naar beneden gaat, moet je gaan snijden in je kosten. Dit omdat je onder aan de streep natuurlijk wel winst wilt overhouden.”

3: De Belastingdienst kijkt naar zaken zoals representatiekosten

“Representatiekosten zijn kosten zoals uiteten. Maar uiteten heeft ook een privé karakter, want iedereen moet eten. De Belastingdienst zegt dat je deze kosten in aftrek mag nemen, maar er wordt wel een percentage gecorrigeerd. En dat percentage mag je niet opvoeren als kosten en dat wordt gecorrigeerd in je aangifte inkomstenbelasting. Het is ook belangrijk dat er een zakelijk karakter aan vastzit. Op het moment dat jij iedere week gaat eten, en daar komt geen omzet uit of het is niet een zakelijke klant. Dan klopt het niet. Maar als jij iedere week gaat eten en daar komt daadwerkelijk omzet uit, is dat geen probleem.”

Hoe meer kosten, hoe lager je belastbare inkomen. Maar hoe meer kosten, hoe lager je winst. Deze wisselwerking is een soort spel voor freelancers. 

Zorgverzekeringswet (ZVW)

Naast het bedrag wat je opzij moet houden voor je aangifte inkomstenbelasting, is er ook nog de zorgverzekeringswet (ZVW). Het is een Nederlandse sociale verzekering die ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de basiszorgverzekering. Als freelancer moet je rekening houden met deze premie. Je bent als zelfstandige namelijk zelf verantwoordelijk voor het afdragen van de premie ZVW. Je bent zelfs verplicht om deze premie te betalen. 

De ZVW is een percentage van je inkomen en wordt direct ingehouden op je belastingaangifte. Je moet deze premie dan ook aangeven en betalen via je aangifte inkomstenbelasting. De premie ZVW is inkomensafhankelijk, wat betekent dat je meer premie betaalt naarmate je inkomen stijgt. 

Hoe weet je welk bedrag je hiervoor apart moet houden? De ZVW is een percentage van 5.43% en dit bereken je over je belastbare winst. De maximale belastbare winst is €66.956, dus je bent maximaal €3636 kwijt aan je ZVW. Verdien je namelijk meer dan €66.956, dan blijft het bedrag van €3636 hetzelfde. Verdien je minder dan €66.956? Dan betaal je minder ZVW. 

Let op, in 2023 is het percentage 5.43% en de maximale belastbare winst €66.956. Dit kan volgend jaar zomaar anders zijn. Voor de meest actuele informatie kun je altijd op de website van de Belastingdienst kijken. 

Wat heb je nodig voor je aangifte inkomstenbelasting?

Als het eenmaal de tijd is om je aangifte inkomstenbelasting te doen, is het fijn als je volledig bent voorbereid. De aangifte gaat dan een stuk sneller. Je hebt voor de aangifte namelijk verschillende documenten en financiële gegevens nodig. De aangifte voor de inkomstenbelasting moet voor 1 mei ingediend zijn. Red je dit niet? Dan kun je uitstel vragen bij de Belastingdienst.

Kijk eerst of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Eerder in dit hoofdstuk hebben we dit al eens besproken. Maar wanneer ben je ook alweer een ondernemer?

• als je minimaal 1225 uur per jaar in je onderneming hebt gestopt
• je minimaal 3 opdrachtgevers hebt
• je winst uit onderneming haalt

Ben jij geen ondernemer voor de inkomstenbelasting? Hier kunnen meerdere redenen voor zijn. Je werkt bijvoorbeeld parttime in loondienst en verdient daarnaast wat bij als freelancer. Of omdat je later in het jaar bent begonnen met fulltime freelancen en je daardoor nog niet het urencriterium hebt behaald. In dat geval moet je de ‘gewone’ aangifte inkomstenbelasting invullen. Let wel op dat je dan je bijverdiensten opgeeft. 

Ben jij wel ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan dien je de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers in te dienen. Er zijn drie manieren om je aangifte te doen.

1. Via de website van de Belastingdienst
2. Met een boekhoudprogramma
3. Via je boekhouder

Op welke manier je dan ook de aangifte gaat doen, je hebt dezelfde documenten nodig. Als zzp’er bestaat je aangifte inkomstenbelasting uit twee delen: privé en zakelijk. 

1 - Privé 

Persoonlijke inkomsten:

• Pensioen en AOW
• Rente-inkomsten
• Dividendinkomsten

Aftrekposten:

• Hypotheekrente
• Zorgkosten
• Studiekosten
• Gifts en donaties
• Aftrekbare lijfrentepremie
• Kosten kinderalimentatie

2 - Zakelijk

Zakelijke inkomsten:

• Winst uit onderneming

Aftrekposten:

• Uitgaven: zorg ervoor dat je alle zakelijke kosten en uitgaven hebt gedocumenteerd. Dit kunnen bonnetjes, facturen en andere bewijzen zijn die laten zien waar je geld aan hebt uitgegeven voor je bedrijf.
• Overzicht van zakelijke bankrekeningen: verstrek gegevens van je zakelijke bankrekening(en), inclusief de ontvangen betalingen en gedane uitgaven.
• Btw-aangiftes: als je btw-plichtig bent, houd dan je btw-aangiftes en -betalingen bij.
• Kilometerregistratie: als je gebruikmaakt van een auto voor zakelijke doeleinden, houd dan een nauwkeurige kilometerregistratie bij.
• Aftrekposten: identificeer welke aftrekposten voor jou van toepassing kunnen zijn. Zoals de zelfstandigen- en startersaftrek, mkb-winstvrijstelling, etc. 
• Persoonlijke gegevens: zorg ervoor dat je persoonlijke gegevens zoals je BSN en eventuele toeslagen correct bij de hand hebt.
• Voorlopige aanslagen: als je in het voorgaande jaar voorlopige aanslagen hebt ontvangen, heb je die gegevens ook nodig.

Als je alle documenten hebt verzameld is het tijd om je aangifte te doen. Hoe? We hebben een stappenplan gemaakt om het je gemakkelijker te maken. 

Als zzp’er draait alles om vrijheid en onafhankelijkheid. Maar met die vrijheid komt ook een grotere verantwoordelijkheid: het beheren van je financiën. Je bent namelijk verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van je inkomsten en uitgaven. Wat hier allemaal bij komt kijken, leggen wij je graag uit in dit hoofdstuk. Na het lezen weet je de bewaarplicht van administratie en hoe jij je persoonlijke en zakelijke financiën kunt scheiden. Ook geven we praktische tips hoe je financiën beter kunt beheren. 

‘’Als je een goede administratie hebt die bijgewerkt is, kun je beslissingen maken op basis van je administratie,’’ zegt Renato. ‘’Dus je weet vooraf al wanneer er betaald gaat worden, wanneer facturen betaald worden en of er genoeg liquide middelen in het bedrijf aanwezig zijn.’’

‘’Doordat je een goede administratie hebt, kun je dus keuzes maken op basis van de cijfers,‘’ zegt Visentini. ‘’Zo kun je geen verkeerde keuzes maken. En je hebt in ieder geval grip op je eigen administratie. Dit is vooral handig om vooraf bepaalde zaken in te kunnen zien.’’

Bewaarplicht en termijn

Het bijhouden en bewaren van financiële documenten is niet alleen een goede gewoonte, maar ook een wettelijke verplichting voor zzp’ers. Als zzp’er ben je namelijk verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren (gegevens van onroerend goed zelfs tien jaar). Gedurende deze periode moeten relevante financiële documenten toegankelijk en in goede staat blijven. En met toegankelijk bedoelen we voor de Belastingdienst. Zij kunnen jou namelijk op ieder willekeurig moment om deze administratie vragen. Voldoe jij dan niet aan de wettelijke bewaarplicht? Dan is dit een strafrechtelijke overtreding. We proberen je niet bang te maken, maar benadrukken hoe belangrijk het is om je administratie te bewaren.

Welke documenten moet je bewaren? 

Zoals je nu inmiddels weet omvat administratie al het papierwerk van jouw bedrijf. Hiertoe behoren alle gegevens over jouw bedrijf die jij digitaal of op papier hebt vastgelegd. Denk aan facturen, bonnen, bankafschriften, belastingaangiften, en contracten. Jij gebruikt deze administratie onder andere als jij per kwartaal je inkomstenbelasting gaat doen. Ook gebruik je dit voor je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Het is dus de basis van je financiën. Volgens de Belastingdienst valt hier het volgende onder:

• Debiteuren- en crediteurenadministratie (overzicht van openstaande rekeningen die jij nog moet betalen, en openstaande rekeningen waarvan jij nog geld moet ontvangen)
• In- en verkoopadministratie (in- en verkoopfacturen)
• Grootboek (dit is een verzameling van alle in- en uitgaven verzameld in mappen en gecategoriseerd)

Hoe moet je deze documenten bewaren?

De Belastingdienst wil dat jij deze documenten bewaard zoals jij ze aangeleverd hebt gekregen. Heb je bepaalde documenten digitaal ontvangen? Dan bewaar je ze zeven jaar lang digitaal. Heb je ze op papier gekregen? Dan bewaar je dit zeven jaar lang in originele staat. Let op! Want inkt vervaagd snel, papier vergeeld en een ongeluk zit in een klein hoekje. Maak een kopietje van je papieren administratie. Of scan deze documenten, zodat je ze ook digitaal kunt bewaren. Hetzelfde geldt voor jouw digitale administratie. Crasht jouw laptop of verwijder jij per ongeluk alles? Zorg voor een backup! Als jij namelijk binnen de bewaartermijn van zeven jaar de administratie niet kunt laten zien, riskeer jij een flinke boete. Zelfs bij brand- en waterschade krijg je een boete. Wil jij je administratie op een andere manier bewaren? Dan moet je hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst en schriftelijke afspraken maken.

Heb jij jouw administratie uitbesteed aan een boekhouder? Ook dan blijft de bewaarplicht van kracht. Alhoewel je dan niet langer zelf verantwoordelijk bent voor het bewaren van je administratie, het blijft belangrijk om toegang te houden. Vraag dus altijd toegang tot digitale kopieën van je administratie. Alhoewel iedere boekhouder van deze bewaarplicht op de hoogte is, moet je alsnog duidelijke afspraken maken over het bewaren van documenten. Ook indien de samenwerking wordt beëindigd. Eigenlijk vooral juist dan. 

Stop jij met jouw onderneming? Dan alsnog blijft de bewaarplicht staan.

Hoe scheid ik persoonlijke en zakelijke financiën? 

Het scheiden van persoonlijke en zakelijke financiën is essentieel om chaos te voorkomen. Door deze scheiding te handhaven is het makkelijker om je financiële administratie te beheren. Zo voorkom je verwarring met als eventueel gevolg dat je fouten maakt op je belastingaangifte. En dat is niet de bedoeling. Volg onderstaande stappen om je financiële gegevens effectief te organiseren.

1 - Open een zakelijke rekening 

De eerste stap is om een aparte zakelijke rekening op te zetten. Kies een bank en open een speciale zakelijke rekening voor je inkomsten en uitgaven als zzp’er. Dit maakt het gemakkelijker om je zakelijke financiën te volgen en te beheren. Het is helemaal handig als je een bank kiest die je niet voor privé gebruikt. Dit om verwarring te voorkomen. Het is niet verplicht, maar wel handig.

2 - Gebruik aparte betaalmethoden 

Gebruik afzonderlijke creditcards en betaalpassen voor zakelijke en persoonlijke transacties. Hierbij is het dus extra handig als je voor je zakelijke rekening een andere bank hebt gekozen. Iedere bank heeft namelijk andere kleuren creditcards en betaalpassen. Zo kun je privé en zakelijk niet door elkaar halen. 

3 - Factureer vanuit je zakelijke rekening 

Stuur facturen vanuit je zakelijke rekening zodat je salaris op je zakelijke rekening terechtkomt. Zo kun jij je zakelijke transacties scheiden van je privé transacties.

4 - Stel een vast salaris in 

Als zzp’er kun je een vast salaris instellen dat je jezelf maandelijks uitbetaalt vanuit je zakelijke rekening. Dit helpt bij het beheersen van je persoonlijke uitgaven. Het zorgt ervoor dat je de financiën van je bedrijf niet mengt met je persoonlijke financiën.

5 - Houd je administratie bij 

Zorg ervoor dat je een goede administratie bijhoudt van alle inkomsten en uitgaven die verband houden met je freelance werk. Noteer elke transactie en categoriseer deze als zakelijk of persoonlijk. Dit helpt bij het opstellen van nauwkeurige financiële overzichten.

6 - Vermijd persoonlijke uitgaven van zakelijke rekeningen 

Gebruik de zakelijke rekening niet voor persoonlijke uitgaven en andersom. Het door elkaar halen van deze uitgaven kan leiden tot verwarring. Met als gevolg dat je het jezelf alleen maar moeilijker maakt om je financiën bij te houden.

7 - Automatiseer transacties 

Stel indien mogelijk automatische betalingen en overboekingen in om regelmatige zakelijke kosten te dekken. Denk aan abonnementen of bijvoorbeeld de huur van je eventuele kantoorruimte.

Tips voor het organiseren van je financiële gegevens

Een goed georganiseerde administratie is een bouwsteen van een succesvolle freelance carrière. Het helpt om een overzicht te houden over je inkomsten en uitgaven. Overzicht geeft rust en ruimte in je hoofd. En dit helpt je weer om betere zakelijke beslissingen te nemen. In dit hoofdstuk helpen wij je met een goed georganiseerde administratie. 

Inzicht inkomsten en uitgaven

Maak een duidelijk overzicht van je zakelijke inkomsten en uitgaven. Zorg ervoor dat je elke inkomstenbron vastlegt, inclusief de bedragen en datums. Maak duidelijke categorieën voor verschillende soorten uitgaven. Denk aan kantoor-, marketing-, en reiskosten, enzovoort. Dit maakt het gemakkelijker om te zien waar je geld naartoe gaat.

Gebruik boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware maakt het eenvoudig om inkomsten en uitgaven te registreren. Deze software helpt je bij het automatiseren van herhalende taken zoals het categoriseren van inkomsten en uitgaven. Bovendien maken ze overzichtelijke rapporten die je inzicht geven in je financiële gezondheid.

Administratiedag inplannen

Reserveer vaste tijden in je agenda om je financiële gegevens bij te werken. Dit voorkomt dat je achterop raakt en zorgt ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht hebt van je financiën. Je kunt ervoor kiezen om dit wekelijks of maandelijks te doen, afhankelijk van de omvang van je activiteiten.

Bewaar je administratie op één plek 

Het is wel zo overzichtelijk om je administratie op dezelfde plek te bewaren. Papieren documenten kunnen verloren gaan of beschadigd raken. Digitaliseer daarom bonnen, facturen, contracten en andere relevante documenten. Gebruik cloud-opslag of specifieke tools voor documentbeheer om je digitale archief veilig en toegankelijk te houden. Let op: wel is het belangrijk om je originele papieren documenten te bewaren! Scan ze en bewaar ze digitaal.

Maak gebruik van financiële doelen 

Stel financiële doelen voor jezelf en je bedrijf op. Dit kan helpen om je te motiveren en je financiële administratie doelgericht te houden. Of het nu gaat om het verhogen van je winstmarges of het sparen voor investeringen. Doelen geven je een richting.

Als freelancer ben je verplicht om je administratie te doen en te bewaren. Het zelf bijhouden van je administratie geeft je inzicht in je financiën. Er zijn verschillende manieren om je eigen administratie te doen. Welke? Dat leggen wij je uit in dit hoofdstuk! Na het lezen van dit hoofdstuk ben jij zelf in staat om je eigen administratie te doen. Misschien wordt het doen van je administratie zelfs een plezier. 

Volgens Renato is het grootste belang van een goede boekhouding de Belastingdienst. ‘’Een administratie heeft een bewaarplicht van 7 jaar. Je kan dus in die 7 jaar de Belastingdienst bij jou op de stoep hebben staan, indien jij in een onderzoek terechtkomt. Dan ben je verplicht om daar aan deel te nemen. Zowel voor de belastingdienst, maar ook voor jezelf als ondernemer is het belangrijk een goede administratie te hebben. Dit vooral om de juiste keuzes te kunnen maken.’’

Hoe kun je als freelancer zelf je administratie doen?

We willen eerst benadrukken dat je als freelancer gewoon je eigen administratie mag doen. Je bent niet verplicht om dit uit te besteden aan een boekhouder. Dit mag wel, maar het hoeft niet. Het bijhouden van je administratie hoeft niet moeilijk te zijn, maar is wel belangrijk. Maar dat hoeven wij jou niet meer te vertellen. Hoe krijg en houd jij grip op je financiën? 

Het begint bij het begin. Weet wat je moet bewaren en wat de Belastingdienst van je verwacht. Onderaan dit hoofdstuk hebben wij een overzicht gemaakt van financiële documenten die jij moet bewaren. Lees deze eens goed door en bewaar de desbetreffende documenten op een handige plek. 

Plan voor jezelf een vast moment in per week of tweewekelijks om aan je administratie te werken. Dit helpt voorkomen dat je achter raakt en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is. En wat bedoelen we met deze administratie? Denk dan aan bonnetjes koppelen aan je uitgaven, facturen betalen, en ervoor zorgen dat jij wordt uitbetaald. 

Bedenk voor jezelf een systeem om al je administratie te bewaren. Papieren bonnetjes moet je namelijk ergens zorgvuldig bewaren, bijvoorbeeld in mappen. Maak duidelijke categorieën voor je uitgaven, zoals: kantoorbenodigdheden, reiskosten, en marketing. Dit vergemakkelijkt het identificeren van aftrekbare kosten. Digitale administratie moet ook ergens worden opgeslagen. Dit kan heel eenvoudig door middel van boekhoudprogramma’s. Kies een geschikt boekhoudprogramma dat aansluit bij je behoeften. Deze software kan helpen bij het organiseren van inkomsten, uitgaven, facturering, en belastingberekeningen. 

Een andere manier om je administratie bij te houden, is door middel van het bijhouden in Excel spreadsheets.

Waarom zelf je administratie doen?

Het zelf beheren van je financiële administratie als freelancer kan een grote stap zijn. Maar het biedt diverse voordelen en nadelen die het waard zijn om te overwegen. Wij zetten ze tegenover elkaar om je de verschillen te laten zien. 

Voordelen

• Je leert er ontzettend veel van als je het zelf doet
• Je bespaart de kosten van een boekhouder of accountant
• Niemand ziet jouw financiële gegevens
• Je hebt de volledige controle, je hebt zelf de touwtjes in handen

Nadelen

• Het vergt tijd en consistentie
• Foutengevoeliger
• Risico op mislopen aftrekposten
• Een boekhouder kent veel handigheidheden waarmee jij geld kunt besparen, die je niet kunt weten als je geen expert bent

Zoals je ziet heeft het doen van je eigen administratie zo zijn voor- en nadelen. De keuze is persoonlijk. Wij raden je aan om voor jezelf uit te proberen of je het prettig vindt om je eigen administratie te doen. Of wellicht vind je het niet leuk om zelf te doen, dat kan ook. Maar dan heb je het in ieder geval geprobeerd. En als je zelf je boekhouding opzet heb je ook al wat ervaring hiermee opgedaan. Zo kun je een boekhouder ook beter snappen, mocht je die inhuren.

Welke administratieve zaken moet je bijhouden?

Als freelancer krijg je te maken met verschillende financiële documenten. Hier zijn enkele van de belangrijkste financiële documenten die je als freelancer moet bijhouden.

• Facturen: facturen zijn essentieel om je inkomsten bij te houden en om te laten zien welke diensten je hebt geleverd aan je klanten.
• Bonnen en aankoopbewijzen: bewaar bonnen en aankoopbewijzen van zakelijke uitgaven, zoals: kantoorbenodigdheden, apparatuur, reiskosten, en andere zakelijke kosten. Deze bonnen zijn belangrijk voor het aftrekken van kosten bij je belastingaangifte.
• Bankafschriften: houd je bankafschriften bij om al je financiële transacties te volgen en te verifiëren.
• Contracten en overeenkomsten: bewaar kopieën van contracten en overeenkomsten met je klanten. Dit is belangrijk om de afgesproken tarieven, diensten en betalingsvoorwaarden te kunnen verifiëren.
• Belastingdocumenten: zorg ervoor dat je alle relevante belastingdocumenten hebt van klanten waarmee je zaken doet.
• Inkomstenoverzichten: houd een overzicht bij van je inkomsten gedurende het jaar. Dit kan handig zijn om je financiële groei te volgen en je belastingaangifte voor te bereiden.
• Aangifte inkomstenbelasting: bewaar kopieën van je ingediende belastingaangiften en bijbehorende documenten, zoals je belastingaangifteformulieren en eventuele ontvangen teruggaven.
• Betaalbewijzen: als je gebruikmaakt van online betalingssystemen, bewaar dan de bevestigingsmails of transactieoverzichten als bewijs van betalingen.
• Kilometerregistratie: als je zakelijke reiskosten maakt, houd dan een gedetailleerde kilometerregistratie bij, inclusief de reden van de reis.
• Afschriften van zakelijke leningen: als je leningen hebt afgesloten voor je freelancebedrijf, bewaar dan afschriften van leningsovereenkomsten en betalingen.
• Pensioen- en investeringsdocumenten: als je investeert in pensioenplannen of andere beleggingen, bewaar dan de relevante documentatie en bevestigingen.
• Jaaroverzichten en rapporten: stel jaarlijkse financiële overzichten en rapporten op om een duidelijk beeld te krijgen van je inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode.

Beste boekhoudprogramma voor freelancers

Ben jij van plan om je administratie digitaal via een boekhoudprogramma te doen? Of doe jij dit al? Het kiezen van het juiste boekhoudprogramma kan een groot impact hebben op efficiëntie. En op de nauwkeurigheid bij het beheren van je financiën. Wij hebben een overzicht gemaakt van goede boekhoudprogamma’s. Niks is goed of fout, zolang het voor jezelf maar prettig werkt. 

Waar moet je opletten als je een boekhoudprogramma uitkiest?

Bij het kiezen van een boekhoudprogramma is het essentieel om rekening te houden met factoren, zoals: gebruiksgemak, functies, schaalbaarheid, en prijs. Veel van deze programma's bieden gratis proefversies. Dit geeft jou de mogelijkheid om te experimenteren voordat je je definitieve keuze maakt. Onthoud dat het juiste boekhoudprogramma je in staat stelt om je financiën beter te beheren. Zo kun jij je blijven focussen op wat echt telt: het laten groeien van je freelance onderneming.

Volgens Renato kan ieder boekhoudprogramma eigenlijk hetzelfde. Het verschil zit hem vooral in de gebruiksvriendelijkheid van het programma. 

Wij hebben een top 5 gemaakt van de meestgebruikte boekhoudprogramma’s voor (beginnende) freelancers:

Moneymonk

• Prijs: 

Bron: https://www.moneymonk.nl/pricing

• Proefversie: 30 dagen gratis
• Google review: 4.8 sterren (185 reviews)

Belangrijkste functies:

1. Behoeftevoorziening: MoneyMonk is specifiek ontworpen voor dienstverlenende zzp'ers, waardoor het programma aansluit op hun behoeften.
2. Facturatie en offertes: met MoneyMonk kun je gemakkelijk in- en verkoopfacturen opstellen en offertes maken.
3. Uren- en rittenregistratie: hiermee kun je je urenregistratie bijhouden.
4. Mobiele app: de bijbehorende app maakt het mogelijk om onderweg bonnen en facturen te uploaden en te koppelen aan je administratie.
5. Personalisatie van facturen: MoneyMonk maakt het eenvoudig om facturen te personaliseren.
6. Samenwerking met boekhouder: je kunt je boekhouder gratis toegang geven tot je administratie, zodat hij/zij direct kan meekijken en ondersteunen.

Tellow

• Prijs:

Bron: https://www.tellow.nl/prijs/

• Proefversie: basispakket is gratis
• Google review: 4.0 sterren (102 reviews)

Belangrijkste functies:

1. Gebruikersvriendelijk: Tellow staat bekend om zijn gebruiksvriendelijke interface. Zo is het ideaal voor iedere freelancer.
2. Automatische bankkoppeling: het programma biedt een automatische bankkoppeling, waardoor je transacties direct in je boekhouding worden bijgewerkt.
3. Slimme facturatie: Tellow maakt factureren eenvoudig, inclusief het opstellen en verzenden van professionele facturen. En je krijgt een melding wanneer er betaald is.
4. App: met de mobiele app heb je overal inzicht in je financiële gegevens.
5. Koppeling met Belastingdienst: Tellow biedt een directe koppeling met de Belastingdienst voor het indienen van btw-aangiftes.

SnelStart

• Prijs: 

Bron: https://www.snelstart.nl/gratis-proberen

• Proefversie: 30 dagen gratis
• Google review: 4.0 sterren (266 reviews)

Belangrijkste functies:

1. Bankkoppelingen: SnelStart heeft integraties met verschillende banken, waardoor je transacties automatisch kunt importeren en matchen met je boekhouding.
2. Online samenwerken: het programma maakt online samenwerken met je boekhouder of accountant mogelijk. Dit is erg handig voor de gezamenlijke financiële administratie.
3. Rapportages en overzichten: SnelStart biedt diverse rapportages en overzichten om inzicht te krijgen in je financiële situatie en prestaties van je bedrijf.
4. Factuurtemplates: je kunt gebruikmaken van aanpasbare factuurtemplates. Zo kun je professionele facturen maken die bij je bedrijf passen.
5. Support en ondersteuning: het biedt klantensupport en verschillende vormen van ondersteuning, zoals handleidingen en video's, om je te helpen bij het gebruik van het programma.
6. Mobiele app: met de mobiele app van SnelStart kun je ook onderweg toegang krijgen tot je financiële gegevens en taken beheren.

Moneybird

• Prijs: 

Bron: https://www.moneybird.nl/prijzen/

• Proefversie: 30 dagen gratis
• Google review: 3.9 sterren (86 reviews)

Belangrijkste functies:

1. Rapportages: bevat diverse rapportages zoals resultatenrekeningen, inkomsten- en uitgavenoverzichten, btw-overzichten en kasstroomrapportages.
2. Uren- en rittenregistratie: biedt de mogelijkheid om eenvoudig en nauwkeurig uren en ritten bij te houden. Zowel online als via de app.
3. Efficiënte facturatie: maakt het aanmaken, verzenden en automatisch verwerken van facturen snel en simpel. vooral handig voor ondernemers met veel jaarlijkse facturen.
4. Webshopintegratie: ideaal voor zzp'ers met een eigen webshop. Heeft namelijk de mogelijkheid om de webshop via API te koppelen en automatisch facturen te genereren bij bestellingen.

E-boekhouden

• Prijs: 

Bron: https://www.e-boekhouden.nl/prijzen

• Proefversie: 14 dagen gratis
• Google review: 4.2 sterren (138 reviews)

Belangrijkste functies:

1. Alles-in-één functionaliteit: het programma regelt facturatie, btw-aangiftes en urenregistratie online, waardoor je alles op één plek kunt beheren.
2. Inzichtelijk dashboard: het dashboard geeft je een snel overzicht van de kosten en opbrengsten van je bedrijf.
3. Boekhouder toevoegen: je kunt je boekhouder aan het programma toevoegen voor samenwerking.
4. Handige mobiele app: de e-Boekhouden app stelt je in staat om onderweg gegevens in te zien en bonnetjes en facturen te uploaden voor je administratie.

Wil jij nog meer informatie lezen over boekhoudprogramma’s die wij aanraden? Bekijk dan ons artikel over de beste boekhoudprogramma's voor freelancers.

Wil jij om de een of andere reden liever niet je eigen administratie doen? Dan ben je heus niet de enige. In dit hoofdstuk behandelen we alles over het uitbesteden van je administratie aan een boekhouder. Of is het een accountant? Dat verschil liggen we je uit. Ook vertellen we hoe zo’n samenwerking verloopt. Wat er van jou als zzp’er wordt verwacht, en wat mag jij van een boekhouder of accountant verwachten?

Heb je als zzp’er een boekhouder nodig?

Of je een boekhouder nodig hebt is een persoonlijke keuze. In het vorige hoofdstuk hebben we je uitgelegd hoe je zelf je boekhouding kunt doen. Het kan zijn dat je dat hebt geprobeerd en het helemaal niks vond. In dat geval raden wij je zeker aan om een boekhouder in te huren. Anders ben je alleen maar met tegenzin zelf je administratie aan het doen. Er kunnen meerdere redenen zijn om niet zelf je boekhouding te doen.

• Om tijd te besparen
• Een boekhouder is nauwkeuriger
• Een boekhouder weet alle belastingvoordelen
• Boekhouding kan complex zijn
• Het kan stressvol zijn
• Het uitbesteden geeft jou ruimte om je energie in je bedrijf te steken

Het inschakelen van een professionele boekhouder biedt tal van voordelen. Een boekhouder heeft diepgaande kennis van belastingwetgeving en financiële strategieën. Dit kan je helpen om belastingvoordelen te benutten en financiële risico's te minimaliseren. Bovendien heb je met een boekhouder meer tijd over om je te concentreren op je eigen onderneming. Dan kun je de boekhouder lekker de complexe financiële taken op zich laten nemen. Uiteindelijk verdient een boekhouder geld voor je. Dus een boekhouder zal zichzelf eigenlijk terug moeten verdienen.

‘’Bij het selecteren van een boekhouder moet je denk ik uitgaan van je gevoel. Een boekhouder heeft inzage in zowel je onderneming, maar ook je privé gegevens. En je moet gaan kijken naar reactiesnelheid van boekhouders, de inlevertijd, maar voornamelijk blijf ik bij gevoel. Je geeft namelijk wel inzage in jouw privé situatie, dat is allemaal vertrouwelijke informatie.’’ aldus Renato.

Hoe verloopt de samenwerking met een boekhouder of accountant?

Het aangaan van een samenwerking met een boekhouder of accountant kan een goede stap zijn in je freelance carrière. Maar hoe ziet zo’n samenwerking eruit, wat mag je verwachten en wat moet jij zelf doen? Wij bereiden je graag voor op deze samenwerking. Het is goed om te beseffen dat er geen goed of fout bestaat. Er is geen standaard protocol om samen te werken met je boekhouder. Het gaat erom wat jij prettig vindt en wat goed werkt voor jou. Het klinkt heel hard, maar jij betaalt je boekhouder dus geef vooral aan wat jij fijn vindt. 

Afspraken en verwachtingen bespreken

Net als in iedere relatie is het hebben van een goede communicatie erg belangrijk. Geef van te voren aan wat je verwachtingen zijn. Heb je geen idee wat je kunt verwachten? Laat je dan informeren door je boekhouder. Hij of zij is de expert. Spreek af hoevaak je wilt communiceren met je boekhouder en hoe je dit wilt doen. Wil je regelmatig op de hoogte worden gehouden? Of wil je er liever zo min mogelijk naar omkijken? Vraag ook wat er van jou wordt verwacht. Bijvoorbeeld wat voor documenten jij zelf moet aanleveren. 

Daarnaast moet jij je comfortabel voelen om vragen te stellen en feedback te geven. Zorg ervoor dat je weet hoe je het beste kunt communiceren en wat de verwachte reactietijden zijn. En vertrouw erop dat de boekhouder weet wat hij of zij doet. Ga niet steeds controleren en vragen of het goed gaat. Heb vertrouwen! 

Meerdere soorten samenwerkingen

Ook is het belangrijk om te bespreken wat de boekhouder allemaal uit handen neemt voor je. Je kunt er namelijk voor kiezen om alles uit te besteden. Maar mocht je liever zelf nog betrokken blijven bij je administratie, dan kun je het ook gedeeltelijk uitbesteden. Er zijn meerdere vormen van samenwerkingen. Kies het type samenwerking dat het beste bij jou past. Dit kan van meerdere factoren afhangen, zoals: je comfortniveau, kennis van financiën, beschikbare tijd, locatie, en de complexiteit van je financiële situatie. 

1 - Volledige uitbesteding

Dit is wanneer je alle financiële administratie aan je boekhouder uitbesteedt. Hij of zij neemt de volledige verantwoordelijkheid voor het bijhouden van je financiële gegevens uit handen. Ook het opstellen van rapporten en het indienen van belastingaangiftes. Jij hoeft dan helemaal niet meer naar je administratie om te kijken. Het enige wat je moet doen is je in- en verkoopfacturen opsturen en bonnen van zakelijke kosten.

Mocht je toch een beetje op de hoogte willen blijven dan kun je dit uiteraard aangeven.

2 - Gedeeltelijke uitbesteding

Bij gedeeltelijke uitbesteding werk je samen je een boekhouder waarbij je bepaalde taken en verantwoordelijkheden deelt. In deze samenwerking behoud je enige controle over je financiële administratie, terwijl de boekhouder zich richt op specifieke taken. Zoals het bijhouden van de dagelijkse transacties, het opstellen van financiële overzichten en het voorbereiden van belastingaangiftes.

3 - Ad-hoc advies

Sommige zzp’ers werken met boekhouders op ad-hoc basis. Ze doen de administratie zelf, maar raadplegen de boekhouder alleen wanneer ze advies of hulp nodig hebben bij specifieke financiële vraagstukken.

4 - Jaarlijkse controle

Ook kiezen sommige zzp’ers ervoor om slechts één keer per jaar samen te werken met hun boekhouder. Dit is meestal tijdens het belastingseizoen. De boekhouder stelt dan de jaarrekening en belastingaangiften op. De rest van het jaar doen ze zelf hun eigen administratie.

Wat zijn de kosten van het uitbesteden?

De kosten van het uitbesteden van je administratie kunnen variëren. Dit is afhankelijk van hoeveel werk de boekhouder voor je doet. En hoeveel uur hij of zij bezig is aan je administratie. Ook de complexiteit van je financiële situatie speelt een belangrijke rol. Maar de algemene tarieven liggen tussen de €70 - €250 per maand. Welke aspecten kunnen nog meer van invloed zijn op de kosten?

• Type werkzaamheden: de taken die je aan de boekhouder uitbesteedt kunnen de kosten beïnvloeden. Dit kunnen taken zijn zoals alleen belastingaangiften of ook periodieke financiële rapportages.
• Frequentie: sommige boekhouders rekenen op uurbasis, terwijl anderen maandelijkse of jaarlijkse pakketten aanbieden. Dit kan van invloed zijn op de prijs.
• Ervaring en expertise: boekhouders met meer ervaring en expertise kunnen hogere tarieven vragen vanwege de toegevoegde waarde die ze bieden.
• Regio: tarieven kunnen variëren afhankelijk van de locatie van de boekhouder en het algemene prijsniveau in die regio.
• Boekhoudsoftware: sommige boekhouders gebruiken specifieke software om efficiënter te werken. Als je met een boekhouder werkt die gebruikmaakt van dergelijke software, kunnen er extra kosten zijn.

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over tarieven en diensten voordat je een professionele partner kiest. Het kan ook de moeite waard zijn om offertes van meerdere boekhouders te vergelijken. Zo krijg je een idee van de gangbare tarieven. Onthoud dat het investeren in een boekhouder kan resulteren in een nauwkeurige financiële administratie. Dit kan op de lange termijn weer waardevol zijn voor je financiële stabiliteit en groei als zpp’er. Als het goed is levert een boekhouder je geld op. 

Overzicht professionals wie met wat kan helpen

Er zijn verschillende professionals die je kunnen helpen bij je financiële administratie. In de wereld van financiën worden de termen ‘boekhouder’ en ‘accountant’ vaak door elkaar gebruikt. En dat terwijl ze verschillende verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben. En niet om je compleet te verwarren, maar naast een boekhouder en accountant heb je ook nog een belastingadviseur.

Als zzp’er is het belangrijk om te overwegen welk type professional het beste aansluit bij je specifieke behoeften en doelstellingen. Het verschil weten tussen deze professionals kan je namelijk helpen om de juiste keuze te maken voor je financiële behoeften. 

Boekhouder

Een boekhouder is gespecialiseerd in het bijhouden van financiële gegevens, zoals: inkomsten en uitgaven, facturen en bonnen. Ze zorgen ervoor dat je financiële administratie nauwkeurig en up-to-date is. Boekhouders kunnen je helpen bij het organiseren en categoriseren van financiële documenten. Ze stellen overzichten en rapportages op. En bereiden belastingaangiftes voor. Ze zijn vooral gericht op het dagelijkse financiële beheer. Boekhouders hebben vaak een gedetailleerd inzicht in de financiële status van een bedrijf op korte termijn. Boekhouders richten zich voornamelijk op zzp’ers. 

Accountant

Een accountant heeft doorgaans een breder scala aan taken dan een boekhouder. Ze analyseren financiële gegevens en verstrekken advies op basis van de financiële situatie van een bedrijf. Accountants kunnen helpen bij het opstellen van financiële rapporten. Maar ook bij het herkennen van belastingvoordelen en het ontwikkelen van financiële strategieën. Ze zijn in staat om complexere financiële vraagstukken aan te pakken en strategische aanbevelingen te doen. Ook een accountant kan je helpen bij je belastingaangifte. Accountants richten zich vooral op grote ondernemingen.

Belastingadviseur

Een belastingadviseur is gespecialiseerd in belastingzaken en kan je helpen om te voldoen aan fiscale verplichtingen en belastingvoordelen te benutten. Ze kunnen je adviseren over belastingaangiften, aftrekposten, belastingplanning en hoe je je belastinglast kunt minimaliseren. Belastingadviseurs hebben diepgaande kennis van belastingwetten en -regelgeving. Ze kunnen je helpen om je belastingzaken efficiënt en in overeenstemming met de wet te regelen. Ook een belastingadviseur richt zich vooral op grote ondernemingen.

Hoe vind je de juiste professional?

“Bij het zoeken naar een boekhouder moet je vooral uitgaan van je gevoel,” aldus Renato Visentini. “Een boekhouder heeft inzage in zowel je onderneming, maar ook in je privé financiële gegevens. Dan wil je natuurlijk wel je boekhouder vertrouwen.” Daarnaast geeft hij aan dat je ook moet kijken naar zaken zoals reactiesnelheid en de inlevertijd van documenten. Maar hij benadrukt vooral dat je een goed gevoel bij je boekhouder moet hebben.

Ook geeft hij aan dat een duurdere boekhouder of accountant niet per se altijd beter hoeft te zijn. ‘’Kijk dan vooral naar de grootte van het bedrijf. Een boekhouder in een duur pand vraagt ook meer geld. Maar je mag dan ook meer kwaliteit van ze verwachten. En bijvoorbeeld een lokale boekhouder vraagt weer minder. In het algemeen kun je als zzp’er beter naar een boekhouder gaan en niet naar een accountantskantoor.’’ 

Beiden hebben hun eigen expertise en voordelen. Maar voor veel zzp'ers kan het voordeliger en praktischer zijn om met een boekhouder samen te werken. 

• Kosten: over het algemeen zijn de tarieven van boekhouders lager dan die van accountants. 
• Complexiteit: de financiële situatie van de meeste zzp'ers is vaak minder complex dan die van grotere bedrijven. 
• Dagelijkse taken: voor de meeste zzp'ers draait financiële administratie vooral om dagelijkse boekhoudkundige taken zoals facturering, kostenregistratie en belastingaangiftes. Boekhouders hebben expertise in het uitvoeren van deze taken.
• Persoonlijke aandacht: boekhouders hebben vaak meer tijd om persoonlijke aandacht te geven aan hun klanten. 
• Efficiëntie: boekhouders zijn gespecialiseerd in dagelijkse boekhoudwerkzaamheden en beschikken over de juiste tools en ervaring. Dit bespaart zzp'ers tijd en moeite.

Let op: een boekhouder is geen beschermd beroep. Dat betekent dus dat iedereen zich een boekhouder kan noemen. Doe een goed onderzoek naar een boekhouder voordat je je administratie uitbesteedt aan een boekhouder. Doe je research voordat je de samenwerking aangaat met een professional.

Omgaan met financiële uitdagingen en tegenvallers

Als zzp’er sta je voor verschillende financiële uitdagingen die je op de proef stellen. Denk aan onregelmatige inkomsten, onverwachte kosten of langdurige betalingsachterstanden. Het leven van een zzp’er kent grotendeels een onzeker bestaan. Je kunt deze uitdagingen ook als iets positiefs zien. Geen dag is namelijk hetzelfde en je krijgt alle vrijheid om je dromen waar te maken! Desondanks is het essentieel om voorbereid te zijn op deze uitdagingen en om een plan te hebben. 

1. Opbouwen van een buffer

Een noodfonds is een financiële buffer die je beschermt tegen onverwachte uitgaven of inkomstenverlies. Zorg ervoor dat je een aparte rekening hebt waar je regelmatig geld naartoe stort. Dit fonds kan je gemoedsrust bieden in tijden van financiële onzekerheid. 

2. Realistisch budget

Het opstellen van een realistisch budget is van groot belang voor zzp’er. Analyseer je inkomsten en uitgaven nauwkeurig en creëer een budget dat rekening houdt met zowel vaste als variabele kosten. Dit helpt je om je financiën onder controle te houden. Zo kun je ook beter inspelen op toekomstige financiële uitdagingen.

3. Diversificatie van inkomsten

Het hebben van meerdere inkomstenbronnen kan je beschermen tegen grote financiële tegenvallers. Overweeg om verschillende soorten opdrachten aan te nemen of om je expertise uit te breiden. Dit kan je helpen om meer stabiliteit te creëren in je inkomstenstroom.

4. Flexibele financiële planning

Freelancen gaat vaak gepaard met fluctuerende inkomsten. Pas je financiële planning aan om te kunnen omgaan met maandelijks verschillende inkomsten. Dit kan betekenen dat je bepaalde kosten uitstelt of juist naar voren haalt wanneer je meer inkomsten hebt. 

Facturatie is ook al zo’n belangrijk onderdeel van het zzp bestaan. Het is de manier waarop je wordt betaald voor je diensten. In dit hoofdstuk ontdek je hoe je een goede factuur opstelt en aan welke eisen deze moet voldoen. Maar ook vertellen we hoe je om kunt gaan met klanten die te laat betalen. Of nog erger, die zelfs helemaal niet betalen. 

Tip: plan een vast moment in je agenda waarop je facturen opstelt en verstuurd. Zo vergeet je ze nooit te versturen en krijg je op tijd betaald voor je harde werk. Je moet hier zelf achteraan. Opdrachtgevers betalen pas als jij ze een factuur stuurt.

Waar moet een factuur allemaal aan voldoen?

Een correcte factuur voldoet aan wettelijke vereisten. Deze eisen zijn voor iedere freelancer hetzelfde. Een factuur is zo’n financieel document die je nodig hebt voor als je de belastingaangifte gaat doen. Daarom moeten deze facturen voldoen aan de wettelijke eisen voor je btw-administratie. Zonder is je factuur niet rechtsgeldig. Zorg ervoor dat je factuur de volgende elementen bevat:

• Je eigen contactinformatie en dat van de klant
• Je btw-identificatienummer
• Je KVK-nummer
• Een duidelijke omschrijving van geleverde diensten of producten
• Factuurdatum en factuurnummer
• Totaalbedrag, exclusief btw (het btw-tarief en bedrag vermeld je apart op de factuur)
• Betalingsvoorwaarden en -methoden
• Eventuele referenties naar offertes of overeenkomsten

Stappenplan facturen opstellen

Werk jij met een boekhoudprogramma? Dan staan de meeste onderdelen al standaard op de factuur. Je kunt van te voren alle gegevens van je klanten invoeren. Indien je dan een factuur opstelt, hoef je alleen nog maar de juiste klant te selecteren, het aantal uren, je uurtarief, en het btw-tarief. Ook is er al een standaardsjabloon voor zo’n factuur. Deze standaardsjabloon kun je van te voren aanpassen, zodat deze helemaal in lijn ligt met je onderneming. Via het boekhoudprogramma kun jij deze facturen ook meteen versturen. Deze worden vaak in een pdf formaat verstuurd. Dit is handig, want zo kan de klant niks meer veranderen aan de factuur. 

Benieuwd hoe zo’n factuur er uitziet?

Wettelijke betalingstermijnen zzp’ers

Nu weet je wat je moet vermelden op een factuur. Waar we het nog niet over hebben gehad is de betalingstermijn. 

Een grote frustratie voor zzp’ers is het wachten op betalingen. Daarom zijn betalingstermijnen ingesteld om dit probleem aan te pakken. En om ervoor te zorgen dat freelancers op tijd worden betaald. Een betalingstermijn geeft aan hoelang een opdrachtgever de tijd heeft om te betalen. In de meeste gevallen wordt de betalingstermijn gerekend vanaf de factuurdatum. Ook vermeld je erbij wat dan de uiterste betaaldatum is. De termijnen kunnen verschillen van 14, 30, 45 tot 60 dagen. Voor freelancers is de gebruikelijke betalingstermijn vaak 14 of 30 dagen. 

Volgens Renato Visentini stem je dit per klant af. ‘’Ik zou voorstellen om zsm je geld binnen te halen en een termijn van 14 dagen af te spreken. Maar als je bij een grotere onderneming zit die een standaardtermijn heeft van 30 dagen, dan moet je daarin meegaan. Daarmee moet je wel rekening houden in je cashflow overzicht. Je moet een buffer hebben. Dat is een hele belangrijke voor de zzp’er. Het gebeurt veel dat een opdracht gestopt wordt, en er geen nieuwe opdracht aanwezig is. Daardoor moet je dus een buffer hebben om een X aantal maanden niet te kunnen werken.’’

Omgaan met late betalingen en wanbetalers

Het kan helaas gebeuren: je hebt hard gewerkt aan een opdracht, de factuur is verstuurd, maar de betaling blijft uit. Late betalingen en wanbetalers kunnen een grote last zijn voor zzp’ers. Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om hier effectief mee om te gaan. Laten we nogmaals vooropstellen hoe belangrijk het is om van te voren al duidelijk en consistent te zijn over de betaaltermijn. Vervolgens vermeld je deze afgesproken betaaltermijn op je factuur. 

Je onderneemt pas actie als de betalingstermijn echt is verstreken. Geef jij je klant een 30 dagen betalingstermijn en heb je na 29 dagen het geld nog niet? Dan is er geen reden voor nood. Je klant heeft namelijk nog een dag om te betalen. Als je de volgende keer niet zo lang wilt wachten, kun je een 14 dagen betalingstermijn hanteren. Dit is dus wel afhankelijk van wat je afspreekt met de klant. Je bent zelf niet altijd diegene die dit kan bepalen. Je klant kan namelijk ook een andere termijn hanteren. 

Is de 30 dagen betalingstermijn verstreken? Dan is er nog geen reden tot paniek. Wacht een paar dagen en neem dan persoonlijk contact op met de desbetreffende opdrachtgever. Wellicht is de factuur niet goed aangekomen. Of is de factuur niet bij de juiste persoon terechtgekomen. 

Wordt de factuur dan nog steeds niet overgemaakt, of kreeg jij geen gehoor? Stuur dan na enkele dagen een vriendelijke herinnering naar je opdrachtgever. 

Heb jij na de eerste herinnering nog geen geld ontvangen? Stuur dan een tweede herinnering. 

Indien jij na de tweede herinnering nog steeds geen geld hebt gekregen, wordt het tijd voor een serieuze aanpak. Je kunt dan namelijk een aanmaning sturen. Dit is een formele brief waarin je het volgende verwerkt.

• Betalingstermijn: herinner de klant aan de oorspronkelijke betalingstermijn die is verstreken en benadruk het belang van tijdige betaling.
• Factuurgegevens: voeg de factuurgegevens toe, zoals: het factuurnummer, de factuurdatum, en het bedrag van de openstaande factuur.
• Vervaldatum: geef een nieuwe vervaldatum voor de betaling, meestal binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld 14 dagen vanaf de datum van de aanmaning).
• Herinnering aan mogelijke gevolgen: afhankelijk van de situatie kun je de klant wijzen op mogelijke gevolgen van niet-betaling, zoals verdere incassostappen of juridische maatregelen.

Stuur deze als aangetekend op en vraag om een ontvangstbevestiging. Zo sta je juridisch sterker. Maak ook eerst een kopie van deze aanmaning voordat je hem verstuurd. Als deze aanmaning niet werkt, kun je overwegen om juridische stappen te onderneming. Denk hierbij aan een incassobureau of deurwaarder. Dit zijn partijen die jou helpen bij het innen van je geld. Dit kan een uiterste redmiddel zijn. Maar hopelijk komt het nooit zo ver. 

Als je tot hier hebt doorgelezen, ben je al goed op weg naar het beheersen van je financiële administratie. Maar we zijn er nog niet helemaal! Nu weet je de basis en strategieën om je financiële zaken op orde te krijgen. Maar het is ook belangrijk om je bewust te zijn van mogelijke struikelblokken die je tegen kunt komen.

In dit hoofdstuk zullen we ons verdiepen in enkele veelgemaakte fouten die freelancers kunnen maken bij het beheren van hun financiële administratie. Het herkennen en begrijpen van deze valkuilen is handig. Dit om te voorkomen dat je dezelfde fouten maakt. Fouten maken is (meestal) niet erg. Van fouten maken kun je alleen maar leren.

Of je nu net begint als zzp’er of al enkele jaren actief bent, je kunt altijd leren van de ervaringen van anderen. 

Fouten bij financiële administratie en de gevolgen

Waarschijnlijk maakt niemand bewust fouten bij het beheren van hun financiën. Maar helaas kunnen zelfs kleine vergissingen ernstige gevolgen hebben. Het niet correct bijhouden van je financiële administratie kan leiden tot serieuze problemen. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten en de mogelijke gevolgen.

1 - Onnauwkeurige registratie van inkomsten en uitgaven

Het niet nauwkeurig bijhouden van je financiële transacties kan leiden tot verwarring en fouten bij het opstellen van belastingaangiftes. Dit kan resulteren in boetes en verloren aftrekposten.

2 - Onvoldoende kennis van aftrekposten 

Het missen van mogelijke aftrekposten kan ervoor zorgen dat je meer belasting betaalt dan nodig is. Goed begrip van mogelijke aftrekposten kan je financiën aanzienlijk verbeteren.

3 - Negeren van btw-registratie 

Als je de btw-registratie negeert terwijl je wel btw-plichtig bent, riskeer je boetes en juridische problemen. Dit geldt ook voor als je de belasting te laat betaald.

4 - Geen noodfonds opzetten 

Het ontbreken van een noodfonds kan je kwetsbaar maken voor onverwachte uitgaven of inkomensverlies. Dit brengt je financiële stabiliteit in gevaar.

5 - Negeren van facturatie en betalingsproblemen 

Als je facturen niet tijdig verstuurt of geen beleid hebt om achterstallige betalingen aan te pakken, kan dit leiden tot een verminderde cashflow.

Renato heeft ons een praktijkvoorbeeld gegeven van een administratieve fout. ‘’Ik heb wel eens gehad dat een freelancer vergat om zijn verkoopfactuur te verstrekken. En vervolgens kwam deze persoon in een boekenonderzoek terecht. De belastingdienst doet dan een boekenonderzoek en daar krijg je vragen over.

En daar kunnen ze met twee manieren mee omgaan:

• enerzijds kunnen ze denken dat het een bewuste fout is
• anderzijds kunnen ze denken dat het geen bewuste fout is

Dan zijn er twee verschillende uitkomsten, namelijk een vervelende en de andere is minder vervelend. Gelukkig had mijn klant een minder vervelende uitkomst.’’

Tips om veelvoorkomende valkuilen te voorkomen

Gelukkig zijn er manieren om deze fouten te voorkomen en je financiële administratie op het goede spoor te houden. Als freelancer kun je met een goed georganiseerde aanpak en bewustzijn van mogelijke problemen je financiële administratie op een efficiënte en effectieve manier beheren. Met deze praktische tips kun je eventuele valkuilen vermijden. 

1. Houd regelmatig bij
2. Scheid zakelijke en persoonlijke financiën
3. Ken je aftrekposten
4. Stel doelen en een budget op
5. Houd je aan fiscale verplichtingen
6. Werk samen met professionals

Een van de eerste en belangrijkste stap is om regelmatig je inkomsten en uitgaven bij te houden. Door dit consistent te doen, voorkom je dat je achterloopt op je financiën. Zo behoud je een duidelijk overzicht van je financiële gezondheid. Het bijhouden van je financiën stelt je in staat om tijdig bij te sturen en potentiële problemen te identificeren. Voordat ze groter worden.

Als tweede stap is het essentieel te begrijpen welke kosten je als aftrekposten kunt opgeven. Dit kan je belastingvoordelen maximaliseren en ervoor zorgen dat je niet meer belasting betaalt dan nodig is. Neem de tijd om je in deze aftrekposten te verdiepen en te weten welke kosten je kunt opnemen om je belastbaar inkomen te verlagen. Of laat je adviseren door een boekhouder.

Ten derde is het van belang om financiële doelen voor jezelf op te stellen. En maak een budget om deze doelen te bereiken. Een duidelijk budget helpt je om je uitgaven onder controle te houden en verstandige financiële keuzes te maken.

De vierde stap is dat je ervoor moet zorgen dat je facturatie op schema is. Dit betekent dat je je facturen op tijd verstuurt en opvolging doet als betalingen achterstallig zijn. Een gestroomlijnd facturatieproces draagt bij aan een gezonde cashflow en voorkomt mogelijke financiële problemen.

Als laatste stap, overweeg samen te werken met professionals zoals een boekhouder. Zijn of haar expertise kan je helpen om financiële valkuilen te vermijden en je financiën op orde te houden. Samenwerken met professionals biedt waardevolle inzichten en advies om je financiële situatie te optimaliseren.

Als zzp’er kun je vanaf iedere plek je (digitale) diensten verlenen aan opdrachtgevers. Dit betekent dat je niet beperkt bent tot een fysieke locatie. Tenzij de functie die jij beoefent dit niet toelaat. Maar in het algemeen kunnen zzp’ers vanaf iedere plek met een internetverbinding hun expertise inzetten. De wereld is je werkterrein. Dit betekent dat je te maken kunt krijgen met internationale opdrachtgevers en betalingen. 

Maar bij betalingen krijg je automatisch te maken met zaken zoals de belasting. Daar komen dan ook internationale belastingregels bij om de hoek kijken. En als je met opdrachtgevers buiten de EU werkt krijg je zelfs met andere valuta te maken. 

Hoe regel je de belasting en je administratie als je werkt met een internationale opdrachtgever?

Werken met een buitenlandse opdrachtgever

Wanneer je als freelancer opdrachten aanneemt van buitenlandse opdrachtgevers, opent dit deuren naar nieuwe kansen. Het biedt de mogelijkheid om je expertise wereldwijd te benutten en je diensten aan een gevarieerd publiek aan te bieden. Maar het brengt ook fiscale en administratieve verantwoordelijkheden met zich mee. Er zijn nog best wat belangrijke aspecten om te overwegen wanneer je als freelancer met buitenlandse opdrachtgevers wilt werken.

Een van de eerste aspecten die je moet overwegen is de culturele diversiteit. Elk land heeft zijn eigen normen, waarden, en etiquetteregels. Wat in jouw cultuur als vanzelfsprekend wordt beschouwd, kan in een andere cultuur anders worden geïnterpreteerd. Het is goed om je bewust te zijn van deze culturele nuances. Dit om respectvol en professioneel te kunnen communiceren en samenwerken.

Een ander aandachtspunt is de factor tijdzones. Werken met klanten uit verschillende landen betekent dat je te maken hebt met verschillende tijdzones. Dit kan invloed hebben op de timing van communicatie, vergaderingen en deadlines. Stel dat jij een Amerikaanse klant hebt. Dan moet je meetings al in de middag inplannen (Nederlandse tijd). Er is namelijk een tijdverschil van ongeveer 6-10 uur met Amerika. Heb jij dus iets met spoed nodig? Dan zul je eerst moeten wachten tot het daar ochtend wordt.

Het kiezen van de juiste communicatiemiddelen is een goed punt. Zodat je zeker weet dat berichten duidelijk worden overgebracht en begrepen. Online meetings, e-mails en sms’jes kunnen uitstekende communicatiemiddelen zijn om constant contact te onderhouden. Ondanks de fysieke afstand.

Daarnaast kent elk land zijn eigen regels en voorschriften met betrekking tot belastingen en wettelijke verplichtingen. Het is verstandig om te onderzoeken wat dit voor jou kan betekenen. Je wilt namelijk niet voor onaangename verrassingen komen te staan.

Overweeg of er taalbarrières zijn. Het gebruik van een gemeenschappelijke taal kan communicatie vergemakkelijken. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een professionele vertaler in te schakelen. Dan weet je zeker dat de boodschap helder en onveranderd wordt overgebracht.

Daarnaast hebben verschillende landen verschillende zakelijke en culturele normen. Het begrijpen van deze normen kan helpen om succesvolle professionele relaties op te bouwen en misverstanden te voorkomen.

Belastingverdragen en dubbele belasting vermijden

Een van de grootste uitdagingen voor internationale zzp’ers is het vermijden van dubbele belasting. Gelukkig hebben veel landen belastingverdragen die dit helpen voorkomen. Belastingverdragen zorgen ervoor dat je geen dubbele belastingheffing betaald. Dubbele belastingheffing is wanneer je voor dezelfde inkomsten in twee verschillende landen wordt belast. Met als gevolg een dubbele belastinglast. Het belastingverdrag is een overeenkomst tussen twee landen waarin staat welk land het recht heeft om belasting te heffen. 

Wil jij checken met welke landen Nederland een belastingverdrag heeft afgesloten? Check dit dan bij de Belastingdienst. De inhoud hiervan verschilt per verdrag. In de meeste belastingverdragen wordt het heffingsrecht over inkomsten uit arbeid toegewezen aan het land waar de zzp’er fysiek aanwezig is en de diensten verricht. Dit betekent dat inkomsten uit freelance werk meestal worden belast in het land waar de zzp’ers daadwerkelijk werkt. Ongeacht het land waar de opdrachtgever zich bevindt. Dus stel je staat ingeschreven in Nederland en hebt een opdrachtgever in Amerika, dan word je belast in Nederland. 

‘’Als je als zzp’er internationale werkzaamheden doet, heb je een intracommunautaire dienst. Dan wordt de btw wel berekend in de aangifte IB, maar dit kan je direct als voorheffing nemen. Dit betekent dat je onder aan de streep geen btw betaald’’ aldus Renato.

Juridische en administratieve overwegingen

Naast de belastingverdragen kunnen er nog juridische en administratieve overwegingen zijn waar je rekening mee moet houden. 

• Politieke structuur: voordat je internationaal freelancewerk gaat doen, check eerst hoe de politieke situatie is in het land. Is de regering bijvoorbeeld corrupt? Of heerst er een conflict binnen het land? Of erger zelfs, een oorlog? Bedenk dan voor jezelf of je de samenwerking wel aan wilt gaan.
• Contracten en overeenkomsten: contracten en overeenkomsten moeten duidelijk de voorwaarden van de samenwerking, betalingen, intellectuele eigendom en andere relevante aspecten beschrijven. In ieder land verschilt weer aan welke eisen deze moeten voldoen. Op de website van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland kun je meer informatie vinden.
• Juridische geschillen: in het geval van geschillen of conflicten met internationale opdrachtgevers, moet je begrijpen welke juridische stappen je kunt ondernemen. En ook welke rechtsmacht van toepassing is. Dit kan variëren afhankelijk van de locatie van de opdrachtgever en de gekozen jurisdictie in je contract. Op de website van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland kun je meer informatie vinden.
• Valuta en betalingen: internationale transacties brengen valutarisico's met zich mee. Het is belangrijk om na te gaan hoe je betalingen kunt ontvangen. Maar ook hoe je omrekeningskosten kunt minimaliseren. Valuta is constant in beweging. De ene keer kan het gunstig voor je uitpakken en een andere keer juist niet. Spreek met je opdrachtgever af welke valutakoers jullie aanhouden. 
• Privacy en gegevensbescherming: het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens van internationale klanten moet voldoen aan privacy- en gegevensbeschermingswetten. Dit geldt voor zowel je eigen land als het land van je opdrachtgever.

Dat was hem dan! Onze gids over financiële administratie. Fantastisch dat je helemaal tot het einde hebt gelezen. We hopen dat je een stuk wijzer bent geworden. En met (nog) meer enthousiasme je financiële administratie gaat uitwerken. 

We hebben de belangrijkste aspecten van financiële administratie behandeld die je als freelancer moet begrijpen en beheersen. We hebben ontdekt dat een solide financiële administratie essentieel is voor het succes van elke freelancer. Ongeacht de ervaring. Van het begrijpen van basisbegrippen, zoals: inkomsten, uitgaven, omzet en winst. Tot het beheersen van belastingen, boekhouding en juridische overwegingen voor internationale freelancers.

Wat zijn de belangrijkste learnings die je uit deze gids kunt halen?

1. Bewustzijn: het begrijpen van de basisprincipes van financiële administratie is cruciaal. Organiseer je financiële gegevens nauwkeurig en zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt van je inkomsten en uitgaven. Ook weet je nu waarom het zo belangrijk is.
2. Belastingen begrijpen: ken de belastingregels die van toepassing zijn op jouw situatie als freelancer. Begrijp hoe inkomstenbelasting en omzetbelasting werken en welke aftrekposten je kunt benutten.
3. Zelf doen of uitbesteden: overweeg of je je financiële administratie zelf wilt doen of wilt uitbesteden aan een professional. Weet de voor- en nadelen van beide opties.
4. Samenwerken met professionals: kies je ervoor om met een boekhouder samen te werken? Weet dan hoe je deze professional het beste kunt betrekken bij je financiële strategie.
5. Facturatie en betalingen: leer hoe je facturen opstelt. Maar ook hoe je aan de wettelijke vereisten voldoet en omgaat met betalingsproblemen.
6. Omgaan met uitdagingen: financiële tegenvallers kunnen zich voordoen. Het is belangrijk om voorbereid te zijn op onverwachte situaties en een financieel vangnet te hebben.
7. Internationale overwegingen: als je internationaal werkt, begrijp dan de belastingverdragen en juridische aspecten die van invloed kunnen zijn op je financiële situatie.

Geïnspireerd geraakt om aan de slag te gaan? Top. Ontdek ook onze andere artikelen en gidsen die je kunnen helpen bij het succesvol beheren van je freelance onderneming. Deze staan vol met praktische tips en inzichten om je freelance avontuur verder voort te zetten. 

Wil je nog meer voordelen van Freelance.nl ervaren? Meld je dan vandaag nog aan op ons platform en ontdek hoe wij jou kunnen ondersteunen bij het vinden van nieuwe zzp opdrachten.