Wanneer krijg je btw terug als zzp'er?

Wanneer mag je btw terugvragen als zzp'er (of eenmanszaak)?

Als zzp’er of eenmanszaak doe je elk kwartaal btw-aangifte bij de Belastingdienst. Daarbij geef je twee bedragen door: de btw die je hebt ontvangen van klanten én de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven. Die ontvangen btw moet je afdragen aan de Belastingdienst. Die betaalde btw mag je terugvragen, zolang die kosten zijn gemaakt voor zakelijke doeleinden.

De btw die je wilt terugvragen geef je op als 'voorbelasting' in je aangifte. Die voorbelasting trek je af van de btw die je moet afdragen. Het verschil daartussen is het btw-bedrag dat je uiteindelijk betaalt of terugkrijgt. Is je voorbelasting hoger dan de ontvangen btw? Dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.

Let er wel op dat je btw alleen mag aftrekken als het om zakelijke kosten gaat. Daarbij moet de btw op de factuur duidelijk apart vermeld staan en moet je de factuur of het bonnetje bewaren voor je administratie.

Welke kosten mag je als zzp’er van de btw aftrekken?

Je mag btw aftrekken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De producten of diensten zijn gekocht voor zakelijke doeleinden
   
• Je hebt er btw over betaald
   
• Je beschikt over een geldige factuur waarop de btw apart is vermeld

Zakelijke uitgaven zijn kosten die je maakt om je onderneming draaiende te houden of je werk goed uit te voeren. Denk aan een laptop, software, werkkleding of een online cursus. Ook vaste kosten zoals kantoorhuur of boekhoudsoftware vallen hieronder, zolang ze aantoonbaar bijdragen aan je bedrijfsvoering.

Sommige aankopen gebruik je deels privé en deels zakelijk, zoals een telefoonabonnement of een laptop. In dat geval mag je alleen de btw aftrekken over het zakelijke deel. Gebruik je je telefoon bijvoorbeeld voor 60% zakelijk? Dan mag je ook slechts 60% van de betaalde btw opvoeren als voorbelasting. Houd dit goed bij in je administratie. Zeker als de Belastingdienst om uitleg vraagt.

• Lees hier alles wat je moet weten over zzp belasting

Btw terugvragen als zzp’er: stap voor stap

Je doet je btw-aangifte via het beveiligde ondernemersportaal van de Belastingdienst. Daar geef je per aangifteperiode (meestal elk kwartaal) op hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je hebt betaald over zakelijke uitgaven. Volg dit stappenplan om je btw correct terug te vragen:

• Stap 1: Log in bij de Belastingdienst
  Ga naar belastingdienst.nl en log in als ondernemer via het portaal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’.
   
• Stap 2: Verzamel je administratie
  Zorg dat je alle facturen en bonnetjes bij de hand hebt waarop btw apart staat vermeld. Alleen zakelijke uitgaven tellen mee voor de teruggave. Zorg dat je de bedragen op je facturen exclusief btw worden genoteerd. De btw moet apart vermeld zijn.
   
• Stap 3: Vul je omzet en ontvangen btw in
  Geef in je aangifte aan hoeveel omzet je hebt gedraaid en hoeveel btw je daarover hebt ontvangen. Dit is bedrag moet je aan de Belastingdienst afdragen.
   
• Stap 4: Geef de betaalde btw op als voorbelasting
  Noteer vervolgens de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Dit heet ‘voorbelasting’. Deze mag je aftrekken van de af te dragen btw.
   
• Stap 5: Verstuur je aangifte en wacht op teruggaaf
  Is de voorbelasting hoger dan de ontvangen btw? Dan krijg je het verschil teruggestort. Dat gebeurt meestal binnen enkele weken na je aangifte.

Voor startende zzp’ers komt het vaak voor dat ze nog weinig omzet hebben, terwijl de zakelijke kosten (en dus de voorbelasting) al oplopen. In dat geval krijg je geld terug van de Belastingdienst.

Welke btw mag je terugvragen? 5 voorbeelden

Welke btw je precies mag terugvragen, en welke niet, is een veelgestelde en terechte vraag van veel zzp'ers. De vuistregel is dat je alles wat je voor je onderneming of eenmanszaak gebruikt, mag aftrekken. Maar er zijn nog weleens wat twijfelgevallen. Hier zijn 5 veelgevraagde voorbeelden van aankopen waarvan je btw mag terugvragen:

Btw terugvragen over je auto als zzp’er

Gebruik je een auto uitsluitend voor zakelijke doeleinden? Dan mag je de btw aftrekken over de aankoop of lease, onderhoud, reparaties, parkeerkosten en brandstof. Dit geldt alleen als de facturen op jouw bedrijfsnaam staan én de btw apart is vermeld. Ook bij financial lease kun je de btw in één keer terugvragen.

Gebruik je de auto zowel zakelijk als privé? Dan mag je alleen de btw terugvragen over het zakelijke deel. De Belastingdienst gaat standaard uit van 100% zakelijk gebruik, tenzij anders blijkt. Daarom moet je aan het eind van het jaar een btw-correctie voor privégebruik verwerken in je laatste aangifte.

• Lees hier meer over btw terugvragen over je auto als zzp'er

Btw terugvragen over reiskosten als zzp'er

Maak je zakelijke reizen met het openbaar vervoer, taxi of eigen auto? Dan kun je in veel gevallen btw terugvragen. Over OV-tickets, taxiritten en hotelovernachtingen mag je de betaalde btw aftrekken.

Let wel op: de btw-tarieven voor openbaar vervoer zijn 9%, niet 21%.

Rijd je met je privéauto voor een zakelijke rit? Dan mag je geen btw terugvragen over brandstof of kilometers. Je mag wel € 0,21 per kilometer rekenen als zakelijke kosten, maar deze vergoeding is vrij van btw en dus niet aftrekbaar.

• Lees hier meer over reiskosten terugvorderen

Btw terugvragen over zakelijke etentjes als zzp'er

Btw terugvragen over etentjes werkt een beetje gek. De btw over eten en drinken in horecagelegenheden mag je niet aftrekken. Deze kosten zijn namelijk uitgesloten van btw-teruggave, ook al zijn ze zakelijk. Laat je eten bezorgen of neem je iets mee en nuttig je het op kantoor? Dan mag je de btw wél terugvragen.

Btw terugvragen van zzp studiekosten

Volg je als zzp’er een cursus, training of opleiding die direct te maken heeft met je werk? Dan mag je de betaalde btw over de studiekosten aftrekken als voorbelasting. Denk aan workshops, vakgerichte opleidingen of softwaretrainingen die je inzet voor zakelijke doeleinden. Zorg dat je een factuur hebt waarop de btw apart vermeld staat.

Moet je reizen voor de opleiding? Dan vallen die kosten onder zakelijke reiskosten en kun je óók de btw op OV- of taxikosten terugvragen, mits je vervoersbewijs aan de voorwaarden voldoet.

Btw terugvragen van een laptop als zzp'er

Bij het kopen van een laptop, of andere zakelijke kosten, mag je de btw over die aankoop terugvragen zolang je de laptop gebruikt voor zakelijke doeleinden. Zorg dat de factuur op jouw (bedrijfs)naam staat en dat de btw vermeld is. De volledige btw is aftrekbaar bij 100% zakelijk gebruik.

Gebruik je de laptop ook privé, bijvoorbeeld in de avonduren? Dan mag je alleen de btw aftrekken over het zakelijke deel. Je moet dan zelf een reële inschatting maken en die verdeling kunnen onderbouwen in je administratie.

• Wil je van een andere kostenpost weten of je een gedeelte kan aftrekken? Lees dan hier alles over aftrek van zakelijke kosten

Btw uit het buitenland terugvragen bij de Belastingdienst

Koop je producten of diensten in het buitenland voor je onderneming? Dan betaal je vaak buitenlandse btw. Als je geen aangifte doet in dat land, mag je deze btw in veel gevallen terugvorderen via de Nederlandse Belastingdienst. Dit regel je met een digitaal teruggaafverzoek, meestal vóór 1 oktober van het volgende jaar.

Doe je wél btw-aangifte in een ander EU-land, maar betaal je btw in Nederland? Dan geldt dit als een buitenland aangifte en kun je juist hier in Nederland een verzoek tot btw-teruggave indienen. Je hebt daarvoor nodig:

• Een verklaring van ondernemerschap
   
• Originele facturen
   
• Invoerdocumenten

Mag je btw terugvragen als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling?

Nee, zolang je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), mag je geen btw terugvragen. Je bent dan vrijgesteld van btw-heffing: je rekent geen btw aan klanten, hoeft geen aangifte te doen én mag de btw over zakelijke uitgaven niet aftrekken. Dit geldt voor alle kosten, van laptops tot leaseauto’s.

De KOR is in 2025 soepeler geworden. Je mag op elk moment stoppen met de KOR. Je zit dus niet meer drie jaar vast. Ook opnieuw aanmelden kan sneller: na het kwartaal waarin je stopt plus het volgende kalenderjaar. Aan- en afmelden regel je voortaan eenvoudig via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Dus, wanneer krijg je btw terug als zzp'er?

Ieder kwartaal nadat je je aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting hebt gedaan. De btw die je betaalt over zakelijke inkopen vraag je terug, en die wordt verrekend met de btw die je van je klanten hebt ontvangen.

Meer weten over hoe je je belastingaangifte regelt als zzp'er? Check dan hoeveel inkomstenbelasting betaal je als zzp'er?

Hou je niet van alles regelen rond zakelijke belasting? Op Freelance.nl kom je makkelijk in contact met een zzp boekhouder, die alles voor je regelt. In de meeste gevallen bespaart een boekhouder je veel meer geld dan dat een boekhouder kost. Het plaatsen van je eerste opdracht op Freelance.nl kost je niets!

Veelgestelde vragen over btw terugvragen als zzp'er

Kan ik btw terugvragen zonder KvK?

Als je freelancet zonder KvK-registratie kun je geen btw terugvragen. De Belastingdienst ziet je dan niet als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Zonder btw-nummer kun je geen btw-aangifte doen en dus ook geen btw terugvorderen of teruggave aanvragen via de Belastingdienst.

Kan ik btw terugvragen over iets wat ik vorig jaar heb gekocht?

Ja, dat kan, zolang je de btw maar verwerkt in een aangifte over het juiste tijdvak. Je mag de btw terugvorderen in de laatste btw-aangifte van dat jaar óf via een suppletieaangifte. Zorg dat je beschikt over geldige facturen waarop de btw apart staat vermeld, en dien alles in via de Belastingdienst.

Mag ik btw terugvragen als ik nog geen omzet heb?

Ja, ook zonder omzet mag je btw terugvragen. Zolang je zakelijke uitgaven hebt gedaan en btw hebt betaald, kun je die als voorbelasting opgeven in je btw-aangifte. De Belastingdienst controleert wel strenger bij startende ondernemers, dus zorg voor duidelijke facturen en een aantoonbare intentie om omzet te gaan genereren.

Wat gebeurt er als ik per ongeluk te veel btw terugvraag?

Te veel afgetrokken btw? Dan moet je een correctie verwerken. Dat doe je via een suppletieaangifte of in je eerstvolgende btw-aangifte, afhankelijk van het bedrag. De Belastingdienst kan een naheffing opleggen, inclusief rente of een boete. Controleer daarom altijd goed hoe je de btw berekent en verwerkt.

Kan ik btw terugvragen voor kosten voor mijn kantoor aan huis?

Dat hangt af van hoe je het kantoor gebruikt. Alleen als je de ruimte écht zakelijk gebruikt en deze een zelfstandig gedeelte van je woning vormt, mag je de btw over bijv. inrichting, energie of internet deels aftrekken. Je moet wel een goede inschatting kunnen maken van wat je zakelijk gebruikt en wat het privégebruik bedraagt.

• Lees hier meer over het aftrekken van kosten aan huis