Hou als freelancer rekening met deze juridische zaken

Als freelancer houd je je het liefst alleen met jouw vak bezig. Maar je bent ook ondernemer en daar horen ook andere werkzaamheden bij. Zoals juridische zaken. Rechtsvormen, contracten, aansprakelijkheid… Weet je niet waar je moet beginnen? Lees de algemene juridische informatie hieronder door en verdiep je kennis door middel van de uitgebreidere artikelen.

Welke rechtsvorm kies ik?

Voor je je bedrijf kunt inschrijven, moet je een keuze maken over de rechtsvorm van jouw bedrijf. Er zijn verschillende opties die andere rechten en plichten met zich meebrengen, voornamelijk wat betreft aansprakelijkheid en fiscaal voordeel. Kijk dus goed welke vorm het best bij jouw situatie past. De meest voorkomende rechtsvormen zijn de eenmanszaak, besloten vennootschap (BV) en vennootschap onder firma (VOF).

Eenmanszaak

Dit is de meest voor de hand liggende optie voor startende freelancers. De eenmanszaak is relatief snel en makkelijk opgericht en brengt meteen veel belastingvoordeel met zich mee. Klinkt goed, toch? Aan de andere kant ben je wel zelf aansprakelijk in het geval van schulden, claims en faillissement. Er bestaat geen scheiding tussen jouw privévermogen en je zakelijke middelen. Als er iets goed mis gaat, kun je daar dus privé ook behoorlijk last van hebben.

Besloten vennootschap

Bij een besloten vennootschap ben je in mindere mate zelf aansprakelijk. In feite is het bedrijf zijn eigen rechtspersoon en kan het zelf keuzes maken, schulden hebben en deals sluiten. De bv wordt daarin vertegenwoordigd door het bestuur, die weer verantwoording aflegt aan de aandeelhouders van het bedrijf. Omdat deze vorm een stuk formeler is dan de eenmanszaak, komt er (in tijd en geld) meer kijken bij de oprichting en de dagelijkse leiding.

Vennootschap onder firma

De VOF is vergelijkbaar met de eenmanszaak, maar dan met meerdere ondernemers. De oprichters zijn mede-eigenaren van het bedrijf en zijn dus allemaal privé-aansprakelijk. Iedere partner draagt iets bij aan het geheel, in de vorm van geld, arbeid of goederen.

Hoe kies ik een naam voor mijn bedrijf of product?

Na het kiezen van een bedrijfsvorm, is het tijd om een naam te bedenken voor je bedrijf. Ook hier komt een juridisch stukje bij kijken. Officieel zijn er twee soorten namen: een handelsnaam en een merknaam. Voor beiden geldt een andere procedure.

Handelsnaam

De handelsnaam is de naam waarmee jij je onderneming in de markt aanduidt. Je krijgt automatisch handelsnaamrechten door deze naam actief te gebruiken. Dit betekent dat je naar de rechter kunt stappen als iemand uitkomt met een handelsnaam die zo vergelijkbaar is dat het verwarring kan veroorzaken bij potentiële klanten. Deze kan dan een verbod opleggen op de naam in kwestie.

Dit betekent dus ook dat je zelf moet uitkijken dat je geen handelsnaam kiest die teveel lijkt op die van een bestaande onderneming. Daarnaast mag jouw handelsnaam geen onwaarheden suggereren. Het is bijvoorbeeld verboden om met de handelsnaam te impliceren dat er meerdere partners zijn terwijl dit niet zo is, of dat je behoort tot een beroepsgroep waarin je niet wettelijk geregistreerd staat (bijvoorbeeld dokter of advocaat). Ook mag je niet de persoonsnaam van een ander gebruiken.

Merknaam

Een merknaam is de naam van jouw product of dienst (deze kan gelijk zijn aan je handelsnaam). Om hier rechten aan te verlenen, moet je de naam eerst registreren bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE). Andere mensen of bedrijven mogen deze merknaam dan niet meer zonder toestemming gebruiken. Grote bedrijven investeren veel geld en mankracht in het opbouwen van hun merk. Het is dan ook niet onbelangrijk om deze juridisch te beschermen. Voor kleine bedrijven is dit minder relevant.

Intellectueel eigendom

Ook kun je als freelancer te maken krijgen met intellectueel eigendom. Als freelance designer mag je bijvoorbeeld niet zomaar een afbeelding van Google plukken en deze gebruiken. Je hebt hierbij twee opties: of je maakt zelf een foto of illustratie, of je koopt een rechtenvrije afbeelding op een online platform. Hetzelfde geldt voor muziek, apps, logo’s, teksten en andere creaties.

Het auteursrecht van wat je maakt ligt standaard bij jou als freelancer. Het kan zijn dat opdrachtgevers een overeenkomst willen opstellen om het intellectueel eigendom over te nemen.

Een idee beschermen

Misschien wil je ook een briljant idee vastleggen, zodat iemand anders hier niet mee vandoor kan gaan. Helaas kun je vanuit het intellectueel eigendomsrecht alleen producten beschermen die al enigszins uitgewerkt zijn. Om een idee verder uit te werken heb je vaak andere mensen (investeerders, potentiële klanten, partners etc.) nodig. Het is dus ook geen optie om het idee voor je te houden. Een non-disclosure agreement (NDA) biedt de uitweg. Hierin maak je afspraken over de vertrouwelijk informatie en voorkom je dat de andere partij met jouw idee aan de haal gaat.

Afspraken vastleggen in contracten

Hoera, je eerste klant is binnen! Nu is het belangrijk om ook hier juridische orde op zaken te stellen. Je wilt de afspraken met jouw opdrachtgever aan de voorkant goed vast te leggen, zodat de verwachtingen helder zijn en hier achteraf geen problemen over ontstaan. Dit doe je in een freelance contract.

Hoe houd ik me aan de privacy wetgeving?

Omdat organisaties steeds meer gegevens verzamelen online, is de Europese Unie in 2018 met de AVG gekomen – een verordening met als doel om de privacy van burgers te beschermen. Ook als freelancer heb je met deze verordening te maken. Je moet bijvoorbeeld toestemming vragen voordat je een mail kunt sturen.

Hoe voorkom ik schade door aansprakelijkheid?

Schade door aansprakelijkheid wil je natuurlijk het liefst voorkomen. Zeker wanneer je als eenmanszaak of VOF ook een persoonlijk risico loopt. Gelukkig zijn er tal van manieren om de aansprakelijkheid te beperken, zoals het opstellen van algemene voorwaarden en het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekeringn.

Hoe ga ik om met wanbetalers?

De meeste mensen waar je als ondernemer zaken mee doet, zijn heel goed voor rede vatbaar. Toch krijgt elke ondernemer er vroeg of laat mee te maken. De opdrachtgever die te laat betaalt. Of zelfs helemaal niet betaalt. Wat doe je dan? En zijn er mogelijkheden om het te voorkomen? In deze blog deelt freelancer Vivienne Westerwoud haar ervaring en vraagt ze incasso expert Gerard Wuite om tips.