Welke kosten betaal je bij het inhuren van een zzp’er?
Als opdrachtgever betaal je een zzp’er doorgaans een uurtarief of projectprijs. Afhankelijk van het vakgebied en de freelancer komen hier nog andere kosten bij. Welke kosten kom je verder tegen op een freelance factuur?
De kosten van een freelancer
Als organisatie betaal je een zzp’er niet alleen voor de tijd die hij of zij nodig heeft om het de opdracht uit te voeren. Je betaalt ook de kosten die freelancers maken om hun diensten of producten te leveren.
De kosten die je tegen komt bij een freelancer zijn materiaalkosten, reiskosten en andere onkosten. Deze worden apart vermeld op de factuur of zijn inbegrepen in het uurtarief van de zzp’er. Besluit in overleg met de zzp’er welke manier van vergoeding het best bij je organisatie past.
De kosten waar je mee te maken krijgt
Tijdens een samenwerking met een zzp’er worden verschillende kosten gemaakt. In sommige vakgebieden zijn dit er meer dan in andere. Deze kosten zijn bijvoorbeeld materiaalkosten, reiskosten en overige onkosten.
Materiaal
Materiaalkosten zijn meestal voor rekening van de opdrachtgever. Afhankelijk van wat je afspreekt zijn ze inbegrepen in het uurtarief of komen ze apart op de factuur. Bij bijvoorbeeld creatieve beroepen zoals grafische vormgeving is het gebruikelijk dat veel van de materiaalkosten al inbegrepen zijn.
Bij dienstverlenende freelancers die producten of apparatuur aanschaffen voor je bedrijf betaal je de materiaalkosten doorgaans naast het uurtarief. Huur je een ICT’er in voor het maken van een website dan betaal je als opdrachtgever bijvoorbeeld de hostingkosten en de aanschaf van een domeinnaam. Dit zijn immers producten die je anders zelf had aangeschaft.
Reiskosten
Maakt de zzp'er voor de opdracht weinig reiskosten? Dan laat je deze buiten beschouwing. Reist de zzp’er van ver dan is het goed om over de reiskostenvergoeding na te denken. Dit is een vast bedrag per dag of per kilometer.
Overige onkosten
Onder de overige onkosten vallen alle kosten die een freelancer maakt om het werk uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld zakelijke lunches of verzendkosten. Deze onkosten worden voornamelijk vergoed bij grote projecten.
Het vergoeden van de kosten van zzp'ers
Over het algemeen zijn er twee manieren waarop je als opdrachtgever de kosten van een zzp'er vergoedt. Dit doe je op declaratiebasis of met een vaste onkostenvergoeding.
Declaratiebasis
Het voordeel van onkostenvergoeding op declaratiebasis is dat je als opdrachtgever alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten betaalt. Hier staat tegenover dat het als opdrachtgever lastig vooraf is in te schatten hoe hoog de onkostenvergoeding wordt.
Bij het vergoeden van onkosten op basis van declaraties factureert de zzp’er onkosten. Hiervoor dient de freelancer een bewijs van de kosten in binnen een redelijke termijn van meestal een paar maanden.
Deze methode gebruik je bijvoorbeeld wanneer de freelancer materiaal aanschaft voor je organisatie. Ook als een freelancer veel moet reizen om het werk uit te voeren worden de kosten vaak achteraf gedeclareerd.
Laat je de zzp’er onkosten declareren? Maak hier dan duidelijke regels voor. De Belastingdienst kan later namelijk een hoge correctie rekenen voor een fout in de declaratie.
Vaste onkostenvergoeding
Om gedoe met bonnetjes te voorkomen kies je voor een vaste onkostenvergoeding. Deze keer je uit bovenop het maandelijkse loon en gaat uit van een gemiddeld bedrag aan onkosten.
Voor beide partijen is deze manier van vergoeden overzichtelijk en tijdbesparend. Als opdrachtgever betekent een vaste vergoeding wel dat de vaste lasten van het inhuren van een freelancer hoger worden.
Welke kosten vind je terug op de freelance factuur
Vergoed je de kosten van de zzp’er op declaratiebasis? Dan bevat de uiteindelijke factuur naast een uurtarief ook de gemaakte kosten per periode. Geef je de freelancer een vaste onkostenvergoeding? Dan vind je deze terug op de factuur naast het uurtarief.
In sommige gevallen houdt de freelancer in het uurtarief al rekening met alle onkosten, het materiaal en de reiskosten. In dit geval staat er op de freelance factuur alleen een uurtarief.
Vaste werknemer of freelancer
Twijfel je of je voor een grote klus liever een werknemer in dienst neemt of een freelancer inhuurt? Beide opties hebben voordelen en nadelen.
Lees meer over de verschillen tussen een werknemer in loondienst en een freelancer
Kosten zzp'er inbegrepen of apart vermeld
In de meeste gevallen betaal je aan een freelancer alleen een uurtarief of een projectprijs. Hier heeft de freelancer alle kosten in meegenomen. In overleg betaal je in sommige gevallen de materiaalkosten, reiskosten of andere onkosten naast het uurtarief.
Bespreek voordat de opdracht van start gaat met de freelancer over wat er wel en niet in het uurtarief is inbegrepen en welke kosten je als opdrachtgever los vergoedt. Zo geven de afspraken over jullie samenwerking duidelijkheid, waarmee je als opdrachtgever voorkomt dat je dubbele kosten maakt.