Wordt payrolling de norm voor het inhuren van freelancers onder de wet DBA?

De wet DBA: wat gaat er veranderen?

In 2016 werd de wet DBA geïntroduceerd om het aantal freelancers dat eigenlijk in loondienst werkt te verkleinen. Freelancers die in zo'n verkapt dienstverband werken hebben geen aanspraak op secundaire arbeidsvoorwaarden, maar krijgen ook niet de vrijheid die zelfstandig ondernemerschap zou moeten bieden.

De nieuwe wet bleek geen succes. De regels waren te ingewikkeld en te moeilijk om te handhaven. Dus besloot de Belastingdienst een handhavingsmoratorium in te voeren. Er werd dus, kort na ingang van de wet, niet meer gehandhaafd. De datum waarop de handhaving weer zou starten werd telkens weer uitgesteld. De datum staat nu op 1 januari 2025, en deze keer lijkt de handhaving er toch echt te komen.

Hierdoor lopen organisaties die tijdelijk personeel nodig hebben meer risico op naheffingen en boetes wanneer blijkt dat er eigenlijk sprake is van een vast dienstverband. De strengere handhaving verplicht opdrachtgevers om zorgvuldiger te beoordelen of een freelancer echt zelfstandig is.

Naast de wet DBA is er ook een voorstel voor een vervangende wet: de wet VBAR. Maar ook deze stuit op kritiek in de Tweede Kamer. Lees hier meer over de wet VBAR.

Wat is payrolling?

Freelancers inhuren via een payrollconstructie houdt in dat de freelancer gedurende de opdracht in dienst voor een payrollbedrijf (of payroller) werkt. Het payrollbedrijf neemt alle administratieve taken over, zoals salarisadministratie, facturatie en het afdragen van sociale premies. Als opdrachtgever betaal je dan niet meer de freelancer, maar het payrollbedrijf.

Als je samenwerkt met een payrollbedrijf, ligt de vrijheid van het kiezen voor een geschikte freelancer en het onderhandelen over uurtarieven nog steeds bij jou. Jij neemt een freelancer aan, en deze freelancer werkt ook voor jou, maar is officieel in dienst bij de payroller. Het payrollbedrijf mag de freelancer wel langdurig, maar niet voor onbepaalde tijd in dienst nemen, wat betekent dat er een tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt aangegaan.

De wet DBA omzeilen met een payrollconstructie?

Freelancers inhuren via een payrollconstructie brengt een flink voordeel met zich mee: Het risico op problemen met schijnzelfstandigheid verdwijnt volledig. Omdat jij niet meer de officiële werkgever bent, neemt het payrollbedrijf de risico's op zich.

Voor freelancers zijn er ook voordelen. De freelancer werkt payroll (lees: in vaste dienst) en heeft dus recht op secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioen, verzekering, ziektekosten en vergoeding bij arbeidsongeschiktheid.

Het is dus niet zo gek dat organisaties steeds vaker overwegen om met payrollers samen te werken. Het lijkt een oplossing te zijn die alle zorgen over de wet DBA ontneemt.

Andere voordelen van payrolling

Naast het vermijden van de risico’s rondom de Wet DBA, biedt payrolling ook een aantal andere voordelen voor organisaties die freelancers inhuren:

• Het payrollbedrijf neemt de volledige salarisadministratie en het debiteurenbeheer uit handen, wat ervoor zorgt dat de opdrachtgever geen tijd en moeite kwijt is aan administratieve taken.
   
• Payrolling biedt evenveel flexibiliteit als het 'normaal' inhuren van freelancers. Organisaties kunnen nog steeds snel inspelen op veranderingen in de personeelsbehoefte.
   
• Freelancers zijn via een payrollconstructie verzekerd tegen aansprakelijkheid, wat betekent dat kosten voor bedrijfs- en beroepsfouten niet bij de opdrachtgever liggen.
   
• Het zorgt voor een betrouwbaar sociaal vangnet voor de freelancer, zoals ziektekosten en pensioenopbouw, zonder dat de opdrachtgever zich hier zorgen over hoeft te maken.

Nadelen van payrolling

Een perfecte oplossing voor de wet DBA is er helaas niet. Ook payrolling heeft nadelen waar organisaties rekening mee moeten houden. Het is belangrijk om ook de negatieve punten goed te overwegen voordat je op zoek gaat naar een payroller:

• Payrolling brengt extra kosten met zich mee voor de opdrachtgever, omdat het payrollbedrijf een vergoeding rekent voor de administratieve taken en het afhandelen van de sociale premies. Deze vergoeding betaal je naast het uurtarief van de freelancer. De omrekenfactor van payrollers ligt gemiddeld tussen de 1,60 en 1,80. Dat betekent dat je 60 tot 80% meer dan het afgesproken uurtarief betaalt.
   
• Freelancers die via payrolling werken, declareren vaak minder uren omdat ze voor andere opdrachten minder beschikbaar zijn. Ze komen ook niet in aanmerking voor fiscale voordelen zoals aftrekposten, wat leidt tot hogere lasten. Daarom worden niet alle freelancers meteen enthousiast van payrollconstructies. Als een opdrachtgever exclusief via payrollconstructies werkt, is er minder keuze uit geschikte freelancers.
   
• Organisaties die veel freelancers inhuren kunnen afhankelijk worden van het payrollbedrijf voor het beheer van hun grote personeelsbestand. Dit vormt een risico als de samenwerking met het payrollbedrijf om welke reden dan ook stopt.

Alternatieve oplossingen voor de wet DBA

Het grootste nadeel van de samenwerking met een payrollbedrijf zijn de hogere kosten. Dat is niet gek, want in 2020 is de wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ingevoerd. Het specifieke doel is het aantrekkelijker maken om zelf vaste werknemers in dienst te nemen. De uitkomst is dat het inschakelen van een payrollbedrijf of uitzendbureau duurder is geworden.

Maar niet getreurd! Payrolling is niet de enige manier om risico's van schijnzelfstandigheid te vermijden. Drie andere potentiële oplossingen zijn:

• Modelovereenkomsten: Maak gebruik van een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst. Met een modelovereenkomst werkt de freelancer volledig zelfstandig en is er geen risico op schijnzelfstandige dienstverbanden. De werkgever blijft wel verplicht om te controleren of de afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.
   
• Detachering: Een andere optie is een detacheringsbureau inschakelen. Detachering is vergelijkbaar met payrolling. Het grootste verschil is dat een detacheerder zelf freelancers zoekt en aanneemt. Daarnaast wordt payrolling vaak ingezet voor langdurige projecten in plaats van korte, waar vaker detacheringsbureaus bij komen kijken.
   
• Werken met echte ondernemers: Als je besluit om geen gebruik te maken van de bovengenoemde oplossingen, betekent het niet per definitie dat je freelancers eigenlijk in loondienst werken. Zolang je aan de regels voor het werken met freelancers houdt, kom je niet in de problemen. Zorg ervoor dat er geen sprake is van een gezagsverhouding.

Is payrolling de beste oplossing?

Zekerheid van compliance met de nieuwe zzp-wetgeving biedt een payrollbedrijf in ieder geval, maar daar zijn ook andere opties voor. Welke oplossing is nu de beste voor jouw organisatie?

Payrolling is vooral de beste optie voor organisaties die regelmatig samenwerken met freelancers. Voor deze organisaties is de administratieve last die bij het werkgeverschap komt kijken vaak groot. Vooral wanneer er sprake is van veel gewerkte uren. Daarom is het, ondanks de hogere kosten van een payrollbedrijf, een voordelige oplossing.

Ook voor opdrachtgevers die langdurige samenwerkingen met freelancers wensen, is payrolling een goede keuze. Voor kortere samenwerkingen, bijvoorbeeld voor projecten van een kwartaal of twee, zijn detacheringsbureaus mogelijk de betere optie.

Maar als jouw organisatie niet regelmatig met freelancers samenwerkt, dan raden wij je aan om je te richten op modelovereenkomsten. Payrolling is voornamelijk interessant voor organisaties die stabiliteit zoeken in hun samenwerkingen met een grotere hoeveelheid freelancers.

Wat de beste keuze voor jou ook is: Freelance.nl is en blijft de beste plek om freelancers te vinden. Of je nu voor payrolling, detachering of een 'normale' samenwerking kiest. Plaats vandaag nog je eerste opdracht gratis op het grootste freelance platform van Nederland.