Zo stel je een samenwerkingsovereenkomst op als opdrachtgever
Met werknemers in loondienst ga je als bedrijf een arbeidsovereenkomst aan, voor freelancers geldt dit niet. Toch is het verstandig om jullie afspraken goed vast te leggen op papier. Dit doe je in een samenwerkingsovereenkomst. Wanneer moet je zo’n samenwerkingsovereenkomst opstellen als opdrachtgever? Hoe doe je dat? En is het verplicht?
Samenwerken met freelancers
Samenwerken met freelancers is anders dan wanneer je iemand aanneemt in loondienst. Met freelancers werk je business-to-business. Jullie zijn beiden ondernemers. Dit betekent dat de freelancer bepaalde rechten en plichten heeft die iemand in loondienst niet heeft. Dit leg je vast in een samenwerkingsovereenkomst.
Jullie bepalen in overleg waar en wanneer de freelancer voor jou aan de slag gaat en welke vergoeding hier tegenover staat. De zzp’er is zelf verantwoordelijk voor de taken die binnen zijn of haar pakket vallen.
Dit betekent enerzijds dat je minder tijd kwijt bent aan het inwerken, je huurt immers een expert in binnen een bepaald vakgebied en mag er vanuit gaan dat de freelancer over de nodige kennis en expertise beschikt. Anderzijds heeft de freelancer niet dezelfde contractuele verplichtingen als een werknemer in loondienst.
Om onduidelijkheden en eventuele conflicten op termijn te voorkomen, doe je er als opdrachtgever verstandig aan om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen.
Een samenwerkingsovereenkomst opstellen
Afspraken tussen jou als opdrachtgever en een freelancer leg je vast in een samenwerkingsovereenkomst. Dit is een contract vergelijkbaar met een arbeidsovereenkomst, maar dan toegespitst op freelancers. Zo'n overeenkomst is niet verplicht maar wel raadzaam, zeker bij opdrachten die zich uitstrekken over een langere periode. Zo kun je namelijk altijd refereren naar de afspraken die jullie hebben gemaakt.
Voor kortlopende opdrachten, zoals het afnemen van een los artikel of het inwinnen van advies, is een samenwerkingsovereenkomst opstellen niet nodig. Je bent dan onnodig veel tijd kwijt aan het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. Zorg in zo’n geval dat jullie wel schriftelijke afspraken maken. Zet bijvoorbeeld in een mail wat je van de freelancer verwacht en vraag hem of haar om dit te bevestigen.
Wat zet je in een samenwerkingsovereenkomst en wat niet?
Om ervoor te zorgen dat jullie samenwerkingsovereenkomst rechtsgeldig is, moet je een aantal zaken verplicht vermelden. We hebben een overzicht gemaakt.
-
De bedrijfsgegevens van beide partijen
-
Een korte omschrijving van de opdracht die je uitbesteed
-
Het doel van jullie samenwerking
-
De rechten en plichten van beide partijen
-
De duur van jullie samenwerking
-
De taken waarvoor de freelancer verantwoordelijk is
-
De opzegtermijn
-
De financiële vergoeding
-
Handelsbevoegdheden van beide partijen Aansprakelijkheid
-
Hoe te handelen bij conflicten
Wat je vooral niet moet doen in een freelance overeenkomst is onduidelijk formuleren of onderdelen helemaal weglaten, omdat je denkt dat het wel goed komt.
Natuurlijk is jullie samenwerking deels gebaseerd op vertrouwen, maar door afspraken op papier te zetten geven jullie elkaar het vertrouwen dat jullie op elkaar kunnen rekenen. Zie de samenwerkingsovereenkomst daarom niet als een noodzakelijk kwaad, maar als een belofte aan elkaar. Ook jij als opdrachtgever gaat hiermee de nodige verplichtingen aan.
Voorkom schijnzelfstandigheid met een freelance overeenkomst
Als opdrachtgever moet je voorkomen dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. Dit is een situatie waarin je een opdracht uitbesteed, maar de voorwaarden gelijk zijn aan die van iemand in loondienst. De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) ziet hierop toe.
Er is sprake van schijnzelfstandigheid als een freelancer niet de vrijheid heeft om zelfstandig te werken. Dit betekent dat hij of zij niet zelf kan beslissen over waar en wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd. Om die reden moet je als opdrachtgever formeel overeenkomen dat het om een samenwerking tussen 2 bedrijven gaat en niet om een werkrelatie in loondienst.
In tegenstelling tot wat sommige opdrachtgevers denken, is 1 opdrachtgever in een kalenderjaar wel genoeg om een freelancer aan te merken als zelfstandige. De Belastingdienst kijkt bij de beoordeling enkel naar de gezagsverhouding. Het is dus zaak om afspraken hierover helder te formuleren in jullie samenwerkingsovereenkomst.
Een freelance concurrentiebeding en NDA opstellen
Het concurrentiebeding en de Non-Disclosure Agreement (NDA) zijn onderdelen van een samenwerkingsovereenkomst met freelancers. Als opdrachtgever ben jij verantwoordelijk voor het opstellen van deze richtlijnen.
In het concurrentiebeding maken jullie afspraken over werken voor bedrijven die in dezelfde branche actief zijn als jij. Is de freelancer hier vrij in of gelden er bepaalde afspraken? Formuleer deze afspraken goed. ‘Niet werken voor een bedrijf in dezelfde branche’ is te algemeen. Zorg ervoor dat je benoemt welke werkzaamheden de freelancer wel en niet mag verrichten, in welke regio’s deze regels gelden en wat de consequenties zijn bij overtreding.
Een NDA heeft betrekking op de loyaliteit van de freelancer. Je legt vast welke bedrijfsinformatie vertrouwelijk is, hoe lang dit zo moet blijven en wat de boete is bij overtreding van dit reglement.
Wil je een voorbeeld van een freelance concurrentiebeding en NDA?
Samenwerkingsovereenkomst opstellen of niet?
Twijfel je over het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst? Zet voor jezelf op een rij wat de duur van je samenwerking is en of bovenstaande punten van toepassing zijn.
Werken jullie met bedrijfsgevoelige informatie en zijn bepaalde rechten en plichten belangrijk binnen jullie samenwerking? Denk aan het auteursrecht, concurrentiebeding, werken met persoonsgegevens van derden. Dan is het zeker verstandig om dit soort zaken op papier te zetten en door beide partijen te laten ondertekenen.
Ga je samenwerken met freelancers? Maak eerst deze afspraken.