Is een zzp'er goedkoper dan eigen personeel?

Zzp'er of werknemer goedkoper: in het kort

Op het eerste gezicht lijken zzp'ers duurder, vanwege het hogere uurtarief. Maar in veel situaties blijken ze juist minder te kosten. Dit komt doordat je niet met werkgeverslasten, verzekeringen en andere verborgen kosten te maken hebt.

Zzp'ers bieden flexibiliteit en specialistische kennis zonder de lijst aan verplichtingen die vaste werknemers met zich meebrengen. Vast personeel blinkt voornamelijk uit op de lange termijn, en in posities die een hoge mate van betrokkenheid bij de organisaties vereisen.

Maak onderscheid tussen uurloon en uurtarief

Veel werkgevers die nooit zzp'ers ingehuurd hebben maken de fout alleen het uurtarief van zzp'ers te vergelijken met het uurloon van vast personeel, en concluderen onterecht dat vast personeel goedkoper is.

De realiteit is dat het uurloon van een werknemer slechts een deel van de totale kosten dekt. Bij vast personeel komen er nog allerlei extra kosten bij zoals verzekeringen en pensioenbijdragen.

Daarnaast zijn er kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding, opleidingskosten, vergoeding bij ziekte, vakantiegeld en soms zelfs een dertiende maand. Tot slot zijn er indirecte kosten zoals administratiekosten, kantoorruimte en apparatuur.

Deze kosten moeten worden meegenomen bij het berekenen van de totale kosten van vast personeel. En dan kom je snel op hoge bedragen uit. Bij zzp'ers zijn alle kosten al inbegrepen in het uurtarief, wat snel een duidelijk beeld geeft van de werkelijke uitgaven.

Verborgen kosten van personeel

Je geeft voor vast personeel dus relatief veel uit aan extra kosten voor voorzieningen. Maar er is nog iets om rekening mee te houden: verantwoordelijkheid.

Zzp'ers hebben eigen verantwoordelijkheid voor hun werk. Schade van beroepsfouten wordt door de zzp'er opgepakt. Dit is niet het geval bij vast personeel. Wanneer een vaste werknemer een fout maakt die in de kosten oploopt, moet je bedrijf deze kosten op zich nemen.

Al bij al komt er toch veel kijken bij zo'n vaste werknemer. Online platform 9am.works zette de jaarlijkse kosten van een zzp'er en een vaste werknemer naast elkaar en concludeerde dat een freelancer goedkoper is.

De 3 factoren die kostenbesparing bepalen

Bij het bepalen of een zzp'er goedkoper is dan vast personeel moet je drie factoren afwegen. Hou rekening met deze factoren om ook in jouw situatie de juiste beslissing te nemen:

1. In hoeveel tijd wil je je doel bereiken?

Voor kortlopende projecten zijn zzp'ers vaak kostenefficiënter omdat je alleen betaalt voor de daadwerkelijk gewerkte uren, zonder bijkomende kosten zoals doorbetaling bij ziekte of vakantiedagen. Volgens onderzoek van UseMultiplier besparen organisaties gemiddeld 20-30% door zzp'ers in te huren voor kortetermijnprojecten.

Voor langdurige, meerjarige projecten is personeel dat in vaste loondienst werkt voordeliger. Deels omdat de kosten per uur doorgaans lager zijn, deels omdat de investering in secundaire arbeidsvoorwaarden beter rendeert over een langere periode, en deels om te voldoen aan de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie).

2. Kennis op korte termijn of training voor de lange termijn?

Zzp'ers brengen vaak specifieke kennis mee die direct inzetbaar is, waardoor geen tijd en geld hoeft te worden besteed aan training. Voor projecten die dit soort specialistische vaardigheden vereisen is een zzp'er efficiënter. Aan de andere kant bieden vaste medewerkers voordelen in situaties die meer betrokkenheid bij je organisatie vereisen, mede dankzij opleidingstrajecten.

3. Wil je snel op- en afschalen?

Zzp'ers bieden de mogelijkheid om snel op- en af te schalen, afhankelijk van de behoefte van je bedrijf. Als jij bijvoorbeeld in de zomer meer werk hebt, is het verstandig om voor deze periode freelancers in te schakelen. Die flexibiliteit voorkomt kosten voor ongebruikte arbeid en maakt het mogelijk om snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Voor bedrijven met schommelingen in hun werkvolume bieden zzp'ers de beste oplossing.

Wanneer is een zzp'er goedkoper?

Kijkend naar de drie bovengenoemde factoren, valt al snel wat op: het tijdsbestek is de doorslaggevende factor. Voor projecten die korter dan een jaar duren, is een zzp'er vaak voordeliger dan vast personeel omdat de kosten voor werving, onboarding en overhead voor een vaste werknemer al snel oplopen tot flinke bedragen​. Dit wordt nogmaals bevestigd door een onderzoek van 10x management.

Voor kortlopende projecten of tijdelijke pieken in het werkvolume voorkom je met een zzp'er een hoop bijkomende kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Daarnaast bieden zzp'ers direct inzetbare specialistische kennis, waardoor je bespaart op trainings- en opleidingskosten.

Bovendien zijn zzp'ers volledig productief tijdens hun betaalde uren, in tegenstelling tot vaste medewerkers die vaak maar vijf van de acht uren effectief werken door afleidingen en vergaderingen. Voor bedrijven met fluctuaties in hun werkvolume of tijdelijke projecten, levert een zzp'er in het algemeen een goedkopere oplossing dan vast personeel.

Wanneer is een zzp'er duurder?

Een vaste werknemer is efficiënter in situaties waarin langetermijnprojecten, consistentie of bedrijfscultuur de hoofdrol spelen. Voor langdurige projecten bieden vaste werknemers stabiliteit en continuïteit, wat cruciaal is voor de overdracht van kennis en de ontwikkeling van interne processen​​. Werknemers bouwen een diepere band op met het bedrijf, wat resulteert in een hogere loyaliteit en betere samenwerking binnen teams. Dit draagt bij aan een hogere productiviteit op de lange termijn.

Hoewel de initiële kosten voor werving en training hoger zijn, renderen deze investeringen beter over een periode van een jaar of langer. De kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en doorbetaling bij ziekte worden gecompenseerd door de toegevoegde waarde van werknemers die zich volledig inzetten voor de bedrijfsdoelen.

Conclusie

Heb je een project dat langer dan een jaar duurt en ondersteuning van een betrokken werknemer vereist? Ga dan voor vast personeel. Maar voor bijna ieder project dat korter dan één jaar duurt is een freelancer een slimmere keuze.

Is het tijdsbestek van je project nog niet duidelijk? Dan zijn de benodigde specialistische kennis, de gewenste flexibiliteit en de beoogde betrokkenheid van het personeel de doorslaggevende factoren.

Wil je meer weten over de verschillen tussen freelance en vaste dienst? Download dan onze infographic: freelancers vs. medewerker.