Hoe helpt een ATS systeem bedrijven met veel freelancers
Heb je veel vacatures te vervullen en maak je als opdrachtgever veel gebruik van freelancers? Overweeg dan de aanschaf van een ATS systeem. Dat helpt je om grip te krijgen op het recruitmentproces.
Grip op recruitment van freelancers
Bij personeelswerving zijn er veel betrokkenen: mensen binnen het bedrijf en kandidaten. Zeker als je veel werkt met freelancers. Het komt nogal eens voor dat het overzicht verloren gaat en dat er fouten worden gemaakt. Het is zonde als je hierdoor de perfecte kandidaat misloopt.
Een ATS systeem helpt je om het overzicht te behouden en om kandidaten een goede ervaring te bieden. Het heeft daarvoor onder andere de volgende functionaliteiten:
-
Een databank voor kandidaten
-
Publicatie en beheer van vacatures
-
Afhandeling van sollicitaties
-
Uitnodiging en afwijzing van sollicitanten
Wat is een ATS systeem?
ATS is de afkorting van Applicant Tracking System, ook wel een kandidaat volgsysteem. Het is een softwareapplicatie voor werkgevers / opdrachtgevers om hun wervingsproces en hun kandidatenstroom te beheren. Denk hierbij aan:
-
Aanleg van een databank voor kandidaten
-
Toegang tot kandidaatprofielen
-
Publicatie en het beheer van vacatures
-
Behandeling van sollicitaties
-
Uitnodiging en afwijzing van sollicitanten
-
Rapportagemogelijkheden
-
Toegang voor alle betrokkenen, ook mobiel
-
Koppelingen, zoals met het eigen HR-systeem of het systeem voor personeelsmanagement
Welke problemen lost het ATS systeem op?
Bij sollicitaties raakt het overzicht nogal eens zoek. Afspraken worden soms vergeten. Zou de recruiter terugkoppelen aan de kandidaat of toch de manager? Of er worden fouten gemaakt. De kandidaat krijgt bijvoorbeeld het verzoek om een document te verstrekken dat hij al lang heeft opgestuurd. Dit is inefficiënt en tijdrovend en het leidt tot irritatie bij kandidaten.
De belangrijkste functie van een ATS is om het recruitment proces efficiënter, effectiever en prettiger te maken voor recruiters en voor kandidaten. Je legt alle communicatie met sollicitanten erin vast. Een kandidaat volgsysteem maakt het recruitmentproces overzichtelijker en beter te volgen door processen te automatiseren. Het werkt efficiënt en dus tijdbesparend voor de recruiter en het verlaagt de foutgevoeligheid. En het verbetert de ervaring van kandidaten, doordat het proces duidelijker is, er meer grip is op het recruitmentproces en er minder fouten voorkomen.
Voor welke bedrijven is een kandidaat volgsysteem interessant?
Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal vacatures heeft een ATS minder toegevoegde waarde.
Grotere bedrijven met veel vacatures en kandidaten, moeten veel meer info verwerken en hebben meer contactmomenten met kandidaten. Voor hun is het veel moeilijker om goed overzicht te houden en om kandidaten telkens op tijd en goed te informeren. Voor deze bedrijven is een ATS een uitkomst.
Welke voordelen biedt een ATS bij het werken met freelancers?
Werkt jouw bedrijf veel met freelancers? Dan heb je waarschijnlijk vaker contact met kandidaten. Daarnaast zul je misschien vaker freelancers inhuren die eerder voor je gewerkt hebben of waarmee je contact hebt gehad. Bovendien zul je vaker gebruik maken van freelancers die eerder voor je gewerkt hebben of waarmee je eerder contact hebt gehad.
Als een freelancer goed werk geleverd heeft dan bewaar je graag zijn of haar gegevens
in de kandidatendatabase. Een volgende keer komt die info naar boven bij een vergelijkbare positie. Je komt dan gemakkelijk weer met elkaar in contact.
En soms kom je als bedrijf in contact met een freelancer die je op dat moment niet aanneemt. Omdat je een nog betere kandidaat hebt of omdat de betreffende freelancer beter bij een andere rol past. Die wil je in de toekomst misschien wel nog eens inschakelen. Zijn of haar info sla je uiteraard op in de database van het ATS systeem.
Overzicht op je vacatures voor freelancers
Maak je als bedrijf veel gebruik van freelancers? Hoe meer freelancers, des te moeilijker het overzicht te behouden is. Een ATS geeft je overzicht in vacatures, kandidaten en contacthistorie. Bovendien vind je freelancers waarmee je in het verleden contact hebt gehad makkelijk terug. Het geeft grip op je recruitmentproces door efficiency en het zorgt voor een prettigere ervaring bij kandidaten.
Leestip: Waarom zou je als opdrachtgever gebruikmaken van een freelance platform?