Wat is een dynamisch aankoopsysteem en waar gebruik je het voor?

23 juni 2022Marlouk Rodijk

Als freelancer moet je soms pitchen om nieuwe opdrachten binnen te halen. Op platformen als Freelance.nl, rechtstreeks bij een potentiële nieuwe klant of via een dynamisch aankoopsysteem (DAS). Veel overheden en semi-overheden maken gebruik van een DAS. Wat is het precies? Hoe werkt het? En hoe kun jij hier je voordeel mee doen als freelancer?

De basics van een dynamisch aankoopsysteem

Een dynamisch aankoopsysteem is een slimme digitale matchmaker voor bedrijven en professionals. Bedrijven plaatsen een opdracht en professionals kunnen hier vervolgens op pitchen. Uit het systeem komt, op basis van ingevoerde criteria, automatisch de beste kandidaat naar voren. Een grote tijd- en kostenbesparing voor opdrachtgevers dus, maar ook voor jou als freelancer. Geen voorstelrondes meer en klanten nabellen om te vragen of zij over je offerte hebben nagedacht. Het enige dat je hoeft te doen is je gegevens achterlaten, het systeem regelt de rest!

Wat is een dynamisch aankoopsysteem precies?

Een dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een digitaal systeem dat door bedrijven wordt gebruikt om externe leveringen, werken en diensten in te kopen. Het is een soort online ‘inhuurdesk’. Met name overheden en semi-overheden maken veel gebruik van een DAS. Binnen het systeem worden opdrachten uitgezet, reacties verzameld en wordt de selectieprocedure afgehandeld. Bedrijven hebben hun eigen persoonlijke software voor een dynamisch aankoopsysteem. Bekende voorbeelden van instellingen die werken met een DAS zijn: gemeenten, de Politie, de Landmacht en de NS. Omdat het bij een dynamisch aankoopsysteem gaat om het inkopen/inhuren van leveringen en diensten, wordt dit systeem alleen ingezet voor samenwerkingen met ondernemers en niet voor sollicitanten die in loondienst willen toetreden.

Hoe werkt een DAS?

Een dynamisch aankoopsysteem is volledig geautomatiseerd. Het bestaat uit 2 onderdelen

• een aankondigingsplatform waarin de opdracht wordt gepubliceerd

• een applicatie waarin aanmeldingen volledig digitaal kunnen worden doorlopen

Professionals worden vanuit het aankondigingsplatform naar de applicatie toe geleid. Hier kunnen zij zelfstandig hun gegevens invullen en insturen. Opdrachtgevers kunnen specifieke eisen invoeren, waaraan de professional moet voldoen om de klus binnen te halen. Het systeem toetst elke inschrijving op deze uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Als zzp’er kun je meestal direct zien of je aan de eisen voldoet. Er wordt vaak gevraagd of je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK) en je doorloopt soms ook een korte vragenlijst. Waar verder naar wordt gekeken zijn: je uurtarief, beschikbaarheid, opleiding, werkervaring en competenties. Dit wordt gecheckt in je cv en schriftelijke motivatie. Daarnaast stellen sommige bedrijven eisen aan je verzekeringen voor bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid. Op basis van al deze criteria ontstaat een scoren, waarmee de opdrachtgever simpel en snel kan zien wie het hoogst scoort en het best bij de opdracht past.

Leestip: Hoe krijg je meer opdrachten als freelancer?

De voordelen van een dynamisch aankoopsysteem

Het grote voordeel van een dynamisch aankoopsysteem is dat bedrijven hiermee simpel en snel de beste professional vinden. Het systeem is compleet geautomatiseerd en selecteert aan de hand van de ingegeven criteria de beste match.

Als freelancer bespaar je ook een hoop tijd met een DAS. Hiermee sla je de voorstelronde met een potentiële opdrachtgever over. En wat ook fijn is: de prijs die je afspreekt geldt specifiek voor de opdracht waarop je pitcht. Het is dus niet zo dat je jarenlang aan een bepaald uurtarief vast zit, dat op den duur niet meer marktconform is. En heeft het bedrijf aanvullende klussen? Dan worden die uitgezet binnen de DAS en geef je opnieuw een prijs, die aansluit bij je kennis en vaardigheden voor deze opdracht.

Weten hoe een goede pitch eruit ziet? Zo schrijf je de perfecte reactie op een freelance opdracht.

Nadeel van een dynamisch aankoopsysteem

Een nadeel van een dynamisch aankoopsysteem is de tijd die erin gaat zitten in de opstartfase. De toetsingscriteria moeten bijvoorbeeld worden ingevoerd en, eenmaal in gebruik, moeten ook de opdrachten er stuk voor stuk in worden gezet. Veel overheden gebruiken een gezamenlijk systeem, om tijd te besparen in de opstartfase.

Als freelancer merk je hier gelukkig niets van. Je hoeft alleen maar te pitchen en je gegevens achter te laten en hoort vervolgens vanzelf of je de klus hebt gekregen of niet. Dit scheelt behoorlijk wat tijd. Nadeel hiervan is wel dat je geen kans hebt om sfeer te proeven bij de potentiële opdrachtgever en vooraf geen feeling krijgt bij het bedrijf en het team.

Het verschil tussen een raamovereenkomst en DAS

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een leverancier en een bedrijf om een product of dienst voor een vaste looptijd, voor een vooraf afgesproken prijs en tegen afgesproken voorwaarden te leveren. Deze tariefafspraken en voorwaarden blijven gedurende de hele looptijd van kracht.

Binnen een dynamisch aankoopsysteem wordt met losse opdrachten gewerkt. De overeenkomst geldt alleen voor die specifieke opdracht. Voor elke klus wordt opnieuw een uitvraag in het systeem gezet en kunnen alle professionals reageren. Prijsafspraken zijn dus ook beperkt geldig.

DAS pas makkelijk!

Een dynamisch aankoopsysteem is een geautomatiseerd proces voor het doen van aankopen van leveringen of diensten. Handig voor opdrachtgevers én opdrachtnemers, je bespaart hiermee namelijk een hoop tijd en als zzp’er weet jij als geen ander dat tijd geld is!

Wil je zelf ook investeren in het digitaliseren van taken? Dit zijn de 3 beste e-mailmarketingtools voor freelancers.