Mag je langdurig samenwerken met freelancers?
Als je tevreden bent over een freelancer en je hebt meer werk voor hem of haar, waarom zou je de samenwerking dan niet voortzetten?
Hoe regel je een lange samenwerking met een freelancer?
Langdurig samenwerken met een freelancer kan prima.
Het belangrijkste is dat je een verkapt dienstverband voorkomt. Dat is het geval als de samenwerking teveel lijkt op een dienstverband. Dat risico heeft consequenties voor jou als opdrachtgever en voor de freelancer en is te voorkomen door een passende overeenkomst op te stellen en uit te voeren.
Wanneer is sprake van een freelancer?
Een freelancer werkt als zelfstandige en biedt zijn of haar diensten aan aan verschillende opdrachtgevers. Hij of zij staat ingeschreven bij de KvK en heeft een eigen btw-nummer. Overigens worden de begrippen freelancer en zzp'er (zelfstandige zonder personeel) door elkaar gebruikt.
De samenwerking tussen de freelancer en de opdrachtgever wordt geregeld in een overeenkomst van opdracht, ook wel freelance overeenkomst genoemd. Hierin maken beide partijen afspraken over werkzaamheden die de freelancer voor de opdrachtgever uitvoert.
Regels omtrent langdurige samenwerking met freelancers
Heb je een goede freelancer gevonden? Er zijn geen regels over hoe lang een samenwerking met een freelancer mag duren. Je moet wel voorkomen dat de Belastingdienst jullie samenwerking ziet als een verkapt dienstverband en de freelancer als een schijnzelfstandige. Dat kan namelijk vervelende consequenties hebben, zowel voor jou als opdrachtgever als voor de freelancer. Dit risico speelt als de opdracht lang duurt en zeker als de opdrachtnemer in die periode alleen voor jou werkt.
Verkapt dienstverband
De regelgeving hierover staat al heel lang ter discussie en is in de praktijk nog steeds niet zo duidelijk. Centraal staan de begrippen verkapt dienstverband en schijnzelfstandigheid. Door die onduidelijkheid komen zaken geregeld voor de rechter. De rechter kijkt naar hoe de samenwerking in de praktijk heeft gewerkt. Het maakt daarvoor niet uit of in de freelance overeenkomst expliciet is vermeld dat het niet om een arbeidsovereenkomst gaat.
De rechter kijkt naar 3 elementen: voor een arbeidsovereenkomst moet sprake zijn van loon, gezag en arbeid. Als aan 1 van deze voorwaarden niet is voldaan, is het geen arbeidsovereenkomst. De gezagsverhouding staat van deze 3 het meest ter discussie. De rechter bekijkt of daar in de praktijk sprake van is. Daarvoor is het van belang of de freelancer de werkzaamheden naar eigen inzicht kon uitvoeren en hij of zij zelf een vervanger kan inschakelen bij ziekte of vakantie. Zonder gezagsverhouding is er altijd sprake van een freelance overeenkomst.
Als de rechter oordeelt dat het gaat om een arbeidsovereenkomst wordt de opdrachtgever gezien als werkgever. Die moet dan bijvoorbeeld rekening houden met een vergoeding voor opzegging van de overeenkomst. Daarnaast stuurt de Belastingdienst de opdrachtgever een naheffing voor verschuldigde loonheffingen en premies.
Hoe voorkom je problemen met de Belastingdienst?
Ook al geeft een overeenkomst niet de doorslag, het is belangrijk om te starten met een overeenkomst, zoals een modelovereenkomst van de Belastingdienst. Let vooral op het praktisch ontbreken van een gezagsverhouding om de gelijkenis met een dienstverband te voorkomen.
Maak bij twijfel gebruik van het stappenplan modelovereenkomst van de Belastingdienst. In de modelovereenkomsten zijn de criteria verwerkt om een dienstverband en schijnzelfstandigheid te voorkomen.
Alternatieven
Als je bij langdurige inhuur van een freelancer in het vaarwater van de arbeidsovereenkomst dreigt te komen, dan bieden de volgende alternatieven uitkomst.
Via een intermediair
Hierbij huur je de freelancer in via een gespecialiseerd bureau dat de freelancer aan jou doorverhuurt. De freelancer factureert het bureau en het bureau factureert jou. Je verschuift het risico van schijnzelfstandigheid naar de intermediair.
Via een payrollbedrijf
Bij payrolling staat de freelancer op de loonlijst van het payrollbedrijf en voert zijn of haar werkzaamheden binnen jouw bedrijf uit. Daarvoor betaal je het payrollbedrijf een vergoeding. Meestal bestaat die per freelancer uit een basisbedrag plus een percentage van de jaarbeloning.
Dienstverband
Tot slot is er nog een alternatief. Als de freelancer ervoor open staat kun je een loondienstverband aanbieden. Dit geeft jullie allebei duidelijkheid en zekerheid.
Vermijd een verkapt dienstverband
Een goede samenwerking met een freelancer zul je graag voortzetten. Als je langere tijd samenwerkt met dezelfde freelancer, dan moet je in de gaten houden dat de samenwerking niet als een verkapt dienstverband gezien wordt. Dat heeft voor jullie allebei consequenties. Dit risico voorkom je echter door goede afspraken vooraf.
Als je twijfelt, gebruik dan een voorbeeld contract om te voorkomen dat de Belastingdienst je relatie met de freelancer kenmerkt als een verkapt dienstverband.