Met welke wetgeving krijg je te maken bij de inhuur van freelancers?

25 februari 2022Roel van den Wildenberg

Misschien zet je als opdrachtgever al freelancers in en anders bestaat de kans dat je dat gaat doen. Het is belangrijk om je bewust te zijn van de wetten en regels die van toepassing zijn op de inhuur van een freelancer. Het heeft consequenties als je dingen over het hoofd ziet.

De belangrijkste wetgeving rondom het inhuren van freelancers

Als je een freelancer inhuurt krijg je te maken met uiteenlopende wetgeving

• De Wet DBA om schijnzelfstandigheid te voorkomen

• De regels uit de Arbowet gelden ook voor freelancers

• De Wet aanpak schijnconstructies is er voor ketenaansprakelijkheid voor loon

• Bij inhuur van een buitenlandse zzp’er krijg je te maken met Europese regels

• De AVG regelt de bescherming van de persoonsgegevens van de freelancer die je inhuurt

Schijnzelfstandigheid voorkomen

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste regelgeving waarmee je als opdrachtgever rekening moet houden.

Bij het inhuren van een freelancer is het belangrijk dat hij of zij als zelfstandige wordt beschouwd door de Belastingdienst. Als dat niet zo is dan is er sprake van schijnzelfstandigheid. De Belastingdienst beoordeelt de relatie dan als een dienstverband, waarop je als opdrachtgever loonbelasting en sociale premies moet inhouden en afdragen.

De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) ziet hierop toe, maar geeft niet altijd uitsluitsel. Maak bij twijfel gebruik van het Stappenplan Modelovereenkomst van de Belastingdienst. Met de modelovereenkomsten van de Belastingdienst leg je vast dat de relatie met de freelancer geen dienstverband is.

Het kabinet werkt aan een webmodule die duidelijkheid geeft of er sprake is van zelfstandigheid of een dienstbetrekking en of je als opdrachtgever loonheffing moet afdragen.
Er loopt een pilot waarin de webmodule vrijwillig en anoniem kan worden ingevuld. Het uiteindelijke doel is dat de webmodule zekerheid geeft.

Vorm van de inhuur

In grote lijnen zijn er 3 constructies om een freelancer in te huren

• Rechtstreeks: je sluit direct een overeenkomst met de freelancer, zonder tussenkomst van een andere partij.

• Via een intermediair: je huurt een freelancer in via een bureau en krijgt de factuur ook van het bureau.

• Via een payrollbedrijf: hierbij staat de freelancer op de loonlijst van het payrollbedrijf. Je betaalt het payrollbedrijf voor zijn diensten.

Bij de laatste 2 vormen heb je als opdrachtgever zelf niet met een freelance overeenkomst te maken. Daar speelt dus voor jou niet het risico van schijnzelfstandigheid.

Overige belangrijke regels

Naast de DBA zijn er verschillende andere regels van invloed op het werken met freelancers. Vooral moet je rekening houden met wat je moet regelen als je nieuwe freelancer inhuurt.

Arbeidsomstandigheden: Arbowet

Voor een freelancer gelden dezelfde regels voor arbeidsomstandigheden als voor werknemers. Veel freelancers doen hun werk vanuit huis of vanuit hun eigen kantoor, waar de arbeidsomstandigheden hun eigen verantwoordelijkheid zijn. Maar als een freelancer werkzaamheden in jouw bedrijf uitvoert, moet je zorgen voor een goede, gezonde en veilige werkplek. Net als voor werknemers ziet de Nederlandse Arbeidsinspectie er voor freelancers op toe dat de regels worden nageleefd.

Ketenaansprakelijkheid voor loon

Het risico van ketenaansprakelijkheid speelt bij de inhuur van een zzp'er via een uitzendbureau of payrolling. Als je voor werk een bedrijf inhuurt dat daarvoor zelf ook weer een bedrijf inhuurt ontstaat een keten. Iedere schakel in de keten kan aansprakelijk gesteld worden voor de betaling van het loon. Deze maatregel is er om schijnconstructies tegen te gaan.

Inhuur van een buitenlandse zzp’er

Bij het zoeken naar een zzp’er in het buitenland is er een verschil tussen freelancers die binnen en buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland (EER) wonen. De EER betreft alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Zwitserland is een uitzondering op de regel. Je bent als opdrachtgever vrij om zzp’ers te werven waar je wilt, maar moet wel rekening houden met meer administratieve verplichtingen als je een zelfstandige van buiten de EER in Nederland tewerkstelt. Tewerkstelling betreft werkzaamheden, waarbij de werknemer fysiek aanwezig is in Nederland. Hiervoor dien je voor freelancers die van buiten de EER komen een tewerkstellingsvergunning aan te vragen. Dit doe je bij het UWV of een Gecombineerde Vergunning Voor Verblijf en Arbeid (GVVA) bij de IND. Om een tewerkstellingsvergunning te krijgen, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• de werknemer heeft een geldige verblijfsvergunning

• je houdt je aan de arbeidsvoorwaarden

• je hebt de arbeidswetgeving nooit overtreden

Op afstand werken met zzp’ers, waarbij de zzp’er in zijn of haar land van herkomst blijft tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden, mag altijd. Let in zo'n geval wel goed op bij het doorberekenen van de btw. Als je goederen inkoopt vanuit ondernemers in het buitenland, binnen de EU dan is dit belast met 0% btw en hoef je geen btw te betalen. Bij het afnemen van diensten betaal je als klant wel btw. Als je goederen of diensten inkoopt bij bedrijven van buiten de Europese Unie, gelden verschillende regelingen. Voor het inkopen van goederen hoef je geen btw te betalen, het maakt hierbij niet uit of het een onderneming is of een particulier. Uit de administratie moet wel blijken dat het 0% tarief is toegepast. Bewaar ook vrachtbrieven etc. Voor het inkopen van goederen moet je wel aangifte doen bij de Douane. Vaak regelt een expediteur dit. Als je diensten inkoopt bij bedrijven buiten de Europese Unie hoef je geen btw te betalen, tenzij de diensten in Nederland worden toegepast.

Registratie van freelancers in het kader van de AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ziet erop toe dat je geen persoonsgegevens uitwisselt zonder toestemming van de freelancer. Bovendien moet voor de freelancer duidelijk zijn hoe je persoonsgegevens vastlegt en moet hij/zij daarop inspraak hebben.

De belangrijkste regels als je een freelancer inhuurt

Voor de inhuur van freelancers krijg je als opdrachtgever te maken met wetgeving en andere regels.

Onze belangrijkste tips

• Voorkom schijnzelfstandigheid als je een freelancer rechtstreeks inhuurt en gebruik bij twijfel de modelovereenkomsten van de Belastingdienst

• Richt een goede, gezonde en veilige werkplek in als de freelancer bij jou op het bedrijf werkt

• Geef de freelancer conform de AVG informatie over de persoonsgegevens die je vastlegt en biedt daarbij inspraak

Wil je nog meer weten over wat je moet regelen als je een freelancer inhuurt? Lees dan onze uitgebreide gids over het inhuren van de juiste freelancer.